Fatura süreçleri hız ve kontrollü yapı ile farklılaşıyor
e-Fatura uygulamasının hayata geçmesi; hem her ölçekte kurumda ölçülebilirlik hem de kamu gelirlerinde artış ve kamunun kontrol yapısının güçlenmesi anlamına geliyor. Kâğıt ve zaman tasarrufu gibi avantajlar da cabası. Bu konuda ‘banka-dışı’ bir yapı olarak hayata geçen eFinans, hem kurumları bilgilendiriyor, hem bütünleştiricilere eşit mesafede durarak bu konuda farkındalığın gelişmesini sağlıyor. eFinans Genel Müdürü Sadi Abalı ve eFinans Genel Müdür Yardımcısı Okan Murat Dönmez’e göre bu yapı, e-dönüşüm adına bugüne kadar atılan ve atılacak birçok adımda tamamlayıcı rol üstlenecek.
n eFinans hakkında bilgi verir misiniz?
Sadi Abalı: Paranın geçtiği her yerde fatura da var. Yeni bir kanal açıldığında içinde olmak istedik. Finansbank hızlı hareket etti bu konuda. Pazarın gereklerine göre hareket edebilecek bir oluşum için ayrı bir şirket oluşturuldu. Bu alanda Türkiye’de tekiz. e-fatura işi yapan banka bağlantılı tek şirketiz.
Okan Murat Dönmez: Bir BDDK tebliği de bu adımımızda bizi doğruladı. Finansbank-Cybersoft görüşmelerinde bu işe böyle baktık, yani bu işi ayrı bir şirket olarak yapmamız gerekliydi. 2013 Temmuz’unda çıkan BDDK tebliği de ‘bu bir bankacılık hizmetidir, banka müşterilerine bu hizmeti verebilir’ dedi. Sınır böylece çizildi ve attığımız adımın doğru olduğunu gördük. Sonra BDDK’ya başvurup şirket olarak bunu yapmak istediğimizi ilettik. Finansbank ve Cybersoft ortaklığı olan bir şirket olarak, herkese hizmet veriyoruz, farklı sektörlerden müşterilerimiz var. Sektörel olarak dikkat edilmesi gereken noktalar var ve bunlar şu anda pek ön planda değil, insanlar farkına varmıyor. Herkes fatura gönderip almaya odaklanmışken, bunlar da ortaya çıktıkça biz de pozitif etkileneceğiz.
n Kurumların farkındalık seviyesini nasıl değerlendiriyorsunuz?
Sadi Abalı: Müşterilerle konuştukça eksiklikleri görüyoruz. Müşteri, ERP’den faturayı üretiyor ve alıyor. Ama aslında faturalarının yüzde 80’i başka bir uygulama tarafından üretiliyor. O konuda hiçbir şey yapmamış ve ‘e-faturaya geçtim’ diyor. Oysa faturaların e-fatura ile ilgisi yok ve uygulamanın başlamasına, Nisan ayına az kaldı. Bizim müşterimiz olmayan şirketlere gittiğimizde bunu görüyoruz. Özel bütünleştiricilerin müşterinin işini anlaması ve onlara yol göstermesi önemli. Cybersoft bu konuda deneyimli. Ayrıca sadece fatura değil şirketlerin süreçlerini, fatura akışının ticaretine daha fazla yardımcı olabilecek uygulamaları da sunmanın gerektiğine inanıyoruz. Finansbank ve Cybersoft vizyonunun bütünleşmesi ile eFinans doğdu zaten. Matbu fatura süreçleri ne olacak, e-fatura ile bunu nasıl birleştirebiliriz, bunun üzerinde çalışıyoruz. 2014 yılında çıkartacağımız ekler bunun etrafında oluşacak. Çünkü matbu ve e-faturada ‘tek fatura’ olması lazım.
n Şirketler sizinle nasıl bağlantı kuruyor?
Okan Murat Dönmez: Çağrı merkezimiz var, fokus grup müşteriler var, onları arıyor, kendimizi anlatıyoruz. ERP’lerle de tek tek görüşüyoruz. Onların müşterilerine bu hizmeti sunmaya çalışıyoruz. Büyük kurumsal şirketlere gidip bunların bayi ve tedarikçilerine önermelerde bulunuyoruz. E-posta gönderimi yapıyoruz. Yaklaşık 150 tane Cybersoft’un daha sonra eFinans’la yaptığı ‘yerinde e-fatura’ kurulumu var ki bunlar da kurumsal şirketler. Onlarla, bayi tedarikçi ağı için de görüşüyoruz.
Sadi Abalı: 25-30 farklı şehirde seminerler düzenledik. Sanayi ve ticaret odaları, işbirliği yaptığımız bazı şirketlerle çalışmalar yapıyoruz. Yeni iller de olacak. Bu seminerlerin çok aydınlatıcı olduğunu görüyoruz. Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) de bilgilendirme çabasında ve sektör şirketleri ile işbirliğini destekliyor.
n Şirketlerde varolan yapılarla bütünleştirme nasıl yapılabiliyor?
Okan Murat Dönmez: Hemen hemen bütün özel bütünleştiriciler şunu anlatıyor: GİB tebliği şu, e-faturaya şöyle geçilir, biz sizi bu yapıya geçiririz. Biz de şunu anlatıyoruz: Evet tebliğ bu, e-faturaya böyle geçilir, ama bunları da bilin ve unutmayın, ileride bunlara ihtiyacınız olacak, biz bunları da yapıyoruz. Ayrıca odak noktamız e-faturanın bankacılıkta kullanılabilir olması. Bunun için çalışıyoruz.
Sadi Abalı: Bu konuda gözden kaçan konulardan biri şirketlerin kullandığı muhasebe paketleri, ticari paketler, ERP’lerle olan bütünleştirme. Orada aslında çok fazla bilgi kirliliği var. ERP’den yazıcıya matbu fatura nasıl kolayca gönderiliyorsa, özel bütünleştiriciye de gönderilebilmeli ve aynı kolaylıkla alınabilmeli. Biz bunu sağlıyoruz ve şu anda 25 tane ERP şirketi ve fatura üreten yazılımla bütünleştirmemizi tamamladık. Belli başlı yoğun kullanılan paketler ya da otelcilik sektörüne hizmet veren, yüksek fatura adetli ve karmaşık yapıları olan yazılımlarla, enerji sektörüne, gıda dağıtım sektörüne yönelik kullanılan yazılımlarla iki taraflı tam bütünleştirmemiz var. Tüm pazarı yatay olarak kapsıyoruz. Ölçek de fark etmiyor. Bir şirkette ayda 3 fatura da 10 bin fatura da olabilir.
n eFinans’ta nasıl yer alınabiliyor?
Sadi Abalı: Bazen şirketler bize geliyorlar, bazen bizim işbirliğimiz olan ERP şirketlerine gidiyor ve onlar üzerinden de bize gelebiliyorlar. Bazı ERP şirketleri kendileri de ‘özel bütünleştirici’ oldukları için kendilerine saklıyorlar. Son kullanıcının lehine olmayan şu anda birçok unsur var. Nisan ayına erteleme bu konuda bazı faydalar sağladı. Ama bir konsolidasyon da zamanla olacak, bazı şirketler ‘bu iş çok kârlı değilmiş’ diyecek, bazı özel bütünleştiriciler pazardan çıkmanın yolunu arayacak. Müşteriler yer değiştirmeyi sürdürecek.
Okan Murat Dönmez: ISO sertifikası zor ve sistem altyapısının karşılıklı konuşması, sertifikasyon sürecindeki testlerin başarılı geçmesi gerek ve ek yapılacak yatırımların neler olduğu böylece ortaya çıkacak. Bu hizmeti vermek ve devamlılığını sağlamak ayrı bir iş. Özel bütünleştiricilerin sertifikalandırılması gerek. Ama bu iş çok ciddiye alınmıyor. Şirketin arkasında ciddi bir marka, bu markanın destek ve işletim kültürünün güçlü olması önemli.
n Uygulamaya başka neler eklenecek?
Sadi Abalıoğlu: e-fatura uygulaması başladı ve yaklaşık 20 bin şirket şu anda e-fatura’ya geçti. Bunun, kapsam tanım değişiklikleriyle 50 bin- 80 bin şeklinde büyümesini bekliyoruz 2014 ve 2015’te. e- faturaya geçen şirketlerin, iş ortaklarını, paydaşlarını bilgilendirmesiyle genişleme olacak. Şirket tam çevrimiçi iki taraflı bütünleştirme yaparsa hem maliyet düşüyor hem bilginin doğruluğu garanti ediliyor. Direkt muhasebe sistemine bilgi akıyor. e-fatura yayılacak, e-defter tebliği zaten çıktı, ki bu da çözümlerimizden biri. e-defterde çok müşterimiz var. Kağıttan, baskı maliyetlerinden, arşivden tasarruf sağlıyor. E-arşiv de 2015’te gelebilir. Nakit yönetimini kolaylaştıran e-faturanın ticari hayatı hızlandıran yapısı da var. Matbu faturanın üretilip gönderilip kaybolmadan ilgili birime gelmesi günler alıyor. Sürekli bekleyen kağıt ve basılı yapı var. Oysa burada fatura anında muhasebenin önüne düşüyor. Elektronik ve hızlı olması ‘kontrollü olmak’ demek.
