Gelişmekte olan ülkelerde kavramı oturtmak daha zor

Doküman tabanlı teknolojiler ile çözümler geliştirmenin ciddi bir bilgi birikimi gerektirdiğine vurgu yapan Akfa – Birikim Ürün Grup Müdürü Cenk Yurduseven, gelişmekte olan ülkelerde doküman yönetimini oturtmanın nispeten daha zor olduğu tespitinde bulunuyor. Yurduseven şöyle devam ediyor: “Türkiye’deki duruma bakacak olursak Türkiye DYS pazarının AB’den farklı olduğunu söyleyebiliriz. Bizde DYS kültürü henüz oturmuş değil. Ayrıca Türkiye’de DYS pazarı karma bir pazar. Dünyadaki trendin aksine fiziksel arşiv kökenli DYS yazılımları pazarda mevcut. Biz bu yazılımları pazar piramidinin tabanını genişleten çözümler olarak değerlendiriyoruz. Piramidin bu yeni oluşan tabanını kullanarak DYS ihtiyacını karşılayan işletmeler, piramidin üst tarafına çıkmaya başladıkça kullandıkları yazılımlar ihtiyaçları karşılamamaya başlıyor, işte bu durumda bu şirketler bizden yeni çözümler almaya başlıyorlar.
DYS’nin kurum ve kuruluşlara sağladığı katma değerin oldukça fazla olduğunu söyleyen Yurduseven, “Bu sistemin sağladığı yüksek verimlilik, sistemin kendini çok kısa bir sürede amorti etmesini sağlıyor. Kurumsal verimlilik açısından DYS’nin katma değerini kısa bir şekilde özetleyecek olursak, bu sistemin sağladığı en önemli katma değer kurumsal hafızanın sürdürülebilirliğini sağlaması. Fiziksel arşivlerin elektronik ortama aktarılmasıyla yangın, sel ve deprem gibi doğal afetlerde kurumsal hafızanın tek bir tuşla geri kazanılması sağlanabilmekte. Sistemin bir diğer avantajı fiziksel yer açısından sağladığı avantaj, özellikle pahalı ofis katlarının olduğu yerlerde fiziksel arşivlerini saklayan kurumlar yüksek kira giderleri ödemekteler. Bunun yerine arşivlerini taratarak elektronik ortamdan ulaşabilir, evraklarını daha ucuz kira gideri olan depolarda saklayarak hem paradan hem de zamandan kazanabilirler”.
Yurduseven’in bu konuda verdiği çarpıcı rakamlar da var: “Gartner’in yaptığı bir araştırma ortaya koyuyor ki, insanlar günlük çalışma zamanlarının yüzde 20’sini sadece evrak işleriyle uğraşarak geçiriyorlar. Bu süreyi azaltmanın tek yolu doküman yönetim sistemlerinin kurumlara yaygınlaştırılmasıdır. Sistemin sağladığı diğer avantajlar arasında kullanım temizliği ve kolaylığı, karbon ayak izini azaltması, aranılan belgeyi en kısa ve ucuz yoldan ve istenilen mekandan temin edilmesinin sağlanması olarak sayabiliriz.”
“Elektronik ortamdaki dokümanların, e-postaların, ses ve video dosyalarının yoğunluğu ve yönetimindeki çeşitli problemler nedeniyle kamu ve özel sektördeki birçok kurum, kendi yapılarına uygun çözümler arayışı içine girdiler” diyen Arşivist & Dizayn Bilgi Teknolojileri Müdürü Hakan Kaçar, kısa ve orta vadede doküman ve içerik yönetim sistemleri pazarının, özellikle kamu kurumlarında verimliliğin artırılması amacıyla yaygınlaşacağı düşüncesinden hareketle çok hızlı bir gelişme göstereceğine inandıklarını belirtiyor. Kaçar, “Özel sektörde faaliyet gösteren kuruluşların esnek bir yapıya dönüşmesi ve kurum iş süreçlerinin anında değerlendirilebilmesi için bu uygulamalara yöneleceğini düşünmekteyiz” diyerek görüşlerini özetliyor.
Bicom Türkiye Kanal Müdürü Serdar Yücel, geçtiğimiz yıllarda başlayan bir momentumla Türkiye’de özellikle kamuda mevcut dokümanların dijitalleştirilmesi ve yönetilmesi konusunda önemli adımlar atılmakta olduğunu gördüğünü ifade ediyor. Yücel, “İçinde bulunduğumuz doküman ve içerik yönetimi pazarında, sektör, son bir kaç yıldır gelişimin devam ettiriyor. Bunda kurumların, elektronik ortamda daha etkin ve düşük maliyetli evrak yönetebilme taleplerinin hayata geçiyor olmasının en önemli faktör olduğunu söyleyebiliriz” diyor.
Xerox Türkiye Ofis Grubu Pazarlama Müdürü Erhan Aslantürk de konu hakkındaki vizyonunu şu sözlerle paylaşıyor: “Geçmişte sadece maliyet tasarrufu getirebilecek daha basit işler için kullanılan doküman ve içerik yönetim sistemleri, bugün artık operasyonel verimliliği artıracak ve şirketin stratejik süreçlerine etki edecek, daha fazla katma değerli hizmetleri de içermeye başladı. Günümüzde birçok kurumda kağıt bazlı iletişimin en aza indirilmesi, çalışanların ve müşterilerin dokümanların en son sürümlerine ulaşabilmesi, dokümanların güvenliğinin sağlanması ve tüm bunların en maliyet etkin şekilde yapılabilmesi gibi konular önem kazanmaktadır.”