Gerçekçi bir dönüşüm olmalı
Görüntüleme teknolojileri şirketi Canon, yedi önemli pazarda 1.709 BT karar vericinin (ITDM) katılımıyla bir araştırma gerçekleştirdi. Araştırmaya göre, birçok işletmenin dijital yapılanmasında ciddi boşlukların olduğu görülürken, her dört BT karar vericiden (ITDM) sadece biri denetim öncesinde şirketine çok güveniyor.
Liderlerin üçte birinden fazlası (%36) çalışanların kişisel veri gizliliği gibi kurallara her zaman uymadığından şüphelendiklerini veya bunun farkında olduklarını söylerken, her beş ITDM’den biri (%17) geçen yıl bir çalışanın hatası nedeniyle yanlışlıkla bir ihlal gerçekleştiğini belirtiyor. Bu durum şirket içinde bir gerginlik yaratıyor ve yarısından fazlası BT güvenliğinin gündelik mesailerinin önemli bir kısmını kapladığını bildiriyor.
Nitekim, özellikle BT güvenliği ve uyumluluğu ile ilgili risklerin azaltılması BT liderleri için öncelik olmaya devam ediyor. ITDM’lerin yüzde 60’ı güvenliği en büyük üç zorluk arasında gösterirken, dörtte birinden fazlası (%28) bunu birinci sıraya yerleştiriyor.
Dijital alanda ilerleme ihtiyacı
ITDM’ler dijital olgunluklarından emin görünüyor; yüzde 78’i kuruluşlarının dijital süreçler açısından zaten olgun olduğuna inanıyor. Bu da zaten dijitalleştirilmiş ve otomatikleştirilmiş süreçler yürüttükleri anlamına gelmesine rağmen daha kapsamlı bir araştırma farklı bir tablo çiziyor.
• Kuruluşların, denetim amaçlı belge izleme, erişme, paylaşma ve silme konusunda 2022 seviyesine benzer bir konumda olduğu görülüyor.
• Belgelere otomatik erişim hakları (en yaygın özellik) kuruluşların yalnızca yüzde 53’ünde bulunuyor. Bu da bilgi ve belge süreçlerinin yönetimi için otomasyonun henüz hala tam olarak benimsenmediği anlamına geliyor.
• Yüzde 28’i standart şirket belgelerini hala her seferinde elle doldurmak zorunda kalıyor ve çalışanların yüzde 26’sı veri yığınları nedeniyle hatalar veya tutarsızlıklar yaşıyor.
• Her 10 liderden biri son iki yıl içinde proje uygulamasından vazgeçti. Uygulama sürecinde karşılaşılan zorluklar arasında uyumluluk sorunları (%28), gecikmeler (%27) ve yeni teknolojiyle ilgili çözülemeyen hatalar (%21) yer alıyor.
Dijitalin bir işletmeye sağlayabileceği faydalar açık olsa da bu potansiyel kazanımlar tam olarak gerçekleştirilemiyor. Otomasyonu uygulamaya geçirenlerin neredeyse tamamı (%99), daha verimli çalışmanın (%37), çalışan deneyimini iyileştirmenin (%35) ve müşteri deneyimini güçlendirmenin (%34) uyumluluğun çok ötesinde bir değer olduğunu belirtiyor.
Bilgi yönetiminin verimliliği artırdığı kabul edilse de birçok ITDM mevcut belge yönetimi çözümlerini tam olarak uygulamaya geçirmiyor. Dijital ilerlemedeki bu eksiklik, BT ekiplerinin potansiyelini engelliyor ve sağlanabilecek değer önünde bir bariyer oluşturuyor.
Akıllı Bilgi Yönetimi Derneği (AIIM) Başkanı ve CEO’su Tori Miller Liu, “Dijital öncelikli bir dünyada modern iş yerlerine oldukça kaliteli ve rahatça erişilebilir bilgi veya yapılandırılmamış verilerin yön vermesi gerekiyor. Bununla birlikte kuruluşlar, hibrit ortamlarda giderek artan hacimlerdeki yapılandırılmamış bilgiyi yönetmekte zorlanıyor. Bunun çözümü ise etkili bilgi yönetimi oluyor. Kuruluşlara gelişmiş görünürlük ve kontrol, daha iyi uyumun yanı sıra mevcut bilgilerden yeni fırsatlar ortaya çıkarmalarını sağlıyor” dedi.
Bilgi yönetimi çözümleri çeşitleniyor
Canon, hizmetler ve çözümler alanındaki 30 yılı aşkın deneyimini kullanarak kuruluşlarındaki süreçleri ve bilgi akışlarını modernleştirmelerinde işletmeleri desteklemek için tasarladığı Bilgi Yönetimi Çözümleri (IMS) teklifini geliştiriyor. Canon’un IMS’si, kuruluşlara iş süreçlerini dijitalleştirme ve olağanüstü ölçüde otomatikleştirmede yardımcı olacak teknoloji, hizmet ve danışmanlık sunuyor.
Canon Europe Dijital Baskı ve Çözümler Pazarlama ve İnovasyon Başkan Yardımcısı Marc Bory, “Gelişen teknolojiler şu anda bilginin hem dijital hem de kağıt formatlarda dolaşıma girdiği hibrit iş yerlerinde yapılabilecekleri şekillendirirken, yönetilmesi gereken yeni beklentileri de beraberinde getiriyor. Bilgi bu bağlamda kritik bir rol üstleniyor çünkü işletmelerin bu yeni fırsatlara ne kadar iyi uyum sağlayabileceğini ve yanıt üretebileceğini belirliyor. Ancak araştırmamız, verilerin yönetilmesi ve korunmasına ilişkin endişelerin yanı sıra belge süreci yönetimindeki verimsizliğin, işletmenin genel değerini artırmak için BT ekiplerinin ellerindeki bilgilerin sunabileceği tüm potansiyelden yararlanmasını nasıl engellediğini gösteriyor. Bu durum da kuruluşların teknolojinin gücünden faydalanarak iş değeri elde etmelerine yardımcı olmaları için BT ekiplerine giderek daha fazla başvurmasına yol açıyor” dedi.
