Hastalıkta ve sağlıkta süreçler robotlara emanet olacak!
Küresel koronavirüs salgını, iş sürekliliğini farklı ele almayı da gerekli kıldı. Sürekliliğin bir bölümünün robotlarda olması bu yönüyle önem kazandı.
BTvizyon Dijital’in ilk etkinliği 9 Nisan Perşembe saat 10:00’da “Robotik Süreç Otomasyonu 2020” başlığında düzenlendi. Bilişim Zirvesi Etkinlik Şirketi Genel Müdürü Neslihan Aksun, bir kabus gibi tüm dünyanın üstüne çöken korona ile herkesin evlere kapandığını belirterek sözlerine başladı. Ne zaman biteceği bilinmeyen bu süreçte işleri yapma gerekliliğine de dikkat çeken Neslihan Aksun, “Bunun için teknolojinin bize sunduğu imkanları sonuna kadar kullanıyoruz” dedi. Koronavirüs etkisiyle iş alışkanlıklarının değiştiğine işaret eden Neslihan Aksun, “Yeni iş modellerini hayata geçiriyoruz. Hep beraber geleceği öne çektik” vurgusunu yaptı. BTvizyon Dijital’de ilk adımı RPA ile attıklarını söyleyen Aksun, “Çünkü işletmelerde rutin iş süreçlerinin insan kaynağı üzerinden gerçekleştirilmesi kurumsal verimlilik kaybın neden oluyor. Çalışanlarının daha nitelikli işlere yönelmesi, kurumların daha fazla katma değer sağlayabilmeleri için ‘robotik süreç otomasyonu’, yani RPA şirketlere önemli katkılar sağlıyor. Özellikle koronavirüs döneminde dijital dönüşümün önemli araçlarından biri haline geldi RPA” dedi.
“Roboteam-Türkiye Finans Robotik Süreç Otomasyonu” hakkında bilgileri paylaşmak adına dijital etkinliğin ilk konuşmacısı Türkiye Finans Katılım Bankası Bilgi Sistemleri ve Operasyon Genel Müdür Yardımcısı Fahri Öbek oldu. Türkiye Finans’ın robotik süreç otomasyonu yolculuğunun 2018 Temmuz’unda başladığını belirten Fahri Öbek, bu program ile tekrarlayan, kural bazlı, farklı sistemler üzerinde devam eden, manuel ve zaman alan süreçlerin otomatize edilmesi, uzman insan kaynağının değeri yüksek işlere odaklanması, müşterilere sunulan hizmetlerin hızının ve kalitesinin artırılması hedefine işaret etti. Bu program ‘yatırım kararı öncesi’, ‘implementasyon süreci’ ve ‘implementasyon sonrası değişim yönetişimi’ olarak 3 aşamada yapılan çalışmalar ile Türkiye Finans’ta sürdürülüyor. Süreçleri ve yapılan çalışmaları ise Fahri Öbek şöyle anlattı:
Değişim yönetimi kurumsal kültür halini aldı
“Uzun zamandır yazılımlarımızın testleri için bir takım robot uygulamalar kullanıyoruz. Şu anda kullandığımız RPA da bunun daha gelişmiş, iş süreçlerine uygulanabilir hali. Temelde bilgisayar kodlu bir yazılım ve tekrarlayan kural tabanlı işlemlerin otomasyonunu sağlıyor. Kullanıcı hareketini robota öğreterek bunu taklit etmesini sağlıyor, bunu diğer fonksiyonel uygulamalarla birlikte çalıştırabiliyoruz. Bir diğer konu da yüksek BT maliyeti. Tüm bunların otomasyonunu yapmanın bir maliyeti var. Belli başlıkları robota aktarmak bizim için daha hızlı kazanım ve fizibilitesi iyi sonuçlar getiriyor. Bu konuda yatırım kararı öncesinde kurumsal mimari ve Ar-Ge ekibimiz en doğru platformu seçmek üzere çalışma yaptı. İkinci baktığımız konu da bu yatırımın geri dönüşünün ne zaman olacağıydı. Biz 1 yıl içinde geri dönüş hedefledik ve agresif bir hedef koyduk. Süreç mükemmelliği ve yönetişim ekibiyle bu konuda süreç belirlemeleri için çalıştık. Yani, yatırımı yapmadan önce hangi süreçlerle nasıl bir geri dönüş olacağının hesabını yaparak yatırım kararını verdik. İmplementasyon, yani uygulama sırasında yaklaşımımız şöyle oldu: Sektörde ‘incremental’, yani ‘adım adım’ eklemeler yapılarak gidilen yaklaşımlar yapılmış çoğunlukla. Biz ise 1 yıl içinde yatırımın geri dönüşü hedeflediğimiz için daha toplu bir çalışmayı hedefledik ve ‘big bang’ modeline gittik. BT ekiplerinden 8 kişilik bir ekip, iş birimlerinden de 100’e yakın temsilci, 250 saatlik analiz çalışması ile 170 potansiyel RPA kullanım alanı belirledi. Bazı iş birimlerimiz çok istekliydi, ama özellikle getirisi yüksek olan birkaç konuda iş birimlerinden robotun bu işi yapamayacağı, birçok sorun çıkacağı şeklinde geri bildirimler aldık. Böylece gönüllü olan birimlerle çalışmaya başladık ve istekli olmayan birimleri zorlamadık. Elde ettiğimiz başarılı sonuçlar da zaten olması gerektiği gibi diğer birimlerin ilgisini beraberinde getirdi. Herkes gördü ki, biz burada insan sayısını azaltmayı değil, onların zamanlarını daha kaliteli ve verimli işlerde geçirmeye yönlendirmeyi hedefliyoruz. Böylece önemli bir ortak çalışma kültürü oluştu, 250 saatlik çalışmamızda dikkat etmediğimiz başka iş süreçleri de karşımıza çıktı. İmplementasyon sonrası ve değişim yönetimi başlığında çalışmalar bu yönüyle kurumun tamamını içeren önemli bir işbirliği kültürü ve değişim yönetimi yapılanmasının geliştirilmesine imkan verdi. Birimlerin iş sahipliği arttı, yeni iş geliştirme fikirleri paylaşıldı. Mevcut robot süreçlerinin iyileştirilmesi adına çalışmalar hep devam ediyor.”
Gelinen noktada Fahri Öbek, 2019 yılında program dahilinde 48 sürecin otomasyonunun ve 161 bin saatlik işgücü tasarrufunun sağlandığını vurguladı. “Bu yaptığımız çalışmalarla 3 ayrı ödül aldık” diyen Öbek, “Hedefimiz; şu ana kadar yaptığımız verimlilik kazandıran işlerin dışına çıkıp, gelir artırıcı işlere odaklanmak. 10 robotumuz var ve bunları ihtiyaçlar paralelinde dinamik olarak artırabiliyoruz. Verimlilikten ziyade, ürün satışı ve geliri de ölçmeye başlayacağız bu yıl” vurgusu ile sunumunu tamamladı.
Robotlar daha da akıllanacak
“Robotik Süreçler” başlıklı sunumuyla EY Türkiye Dijital Strateji ve Dönüşüm Müdürü Mert Özgür söz aldı. Korona zamanında RPA, faydaları ve fırsatlarını ele almak istediğini belirten Mert Özgür, RPA yapısını dijitalleşme adına önemli bir kas olarak tanımladı. Türkiye’de farklı şirketlere bu konuda destek olmaya odaklandıklarını belirten Mert Özgür, RPA faydalarını hızlanan operasyonlar, çevik şirket ve analitik yetkinlik olarak gösterdi. “Korona sürecinde herkes, işgücünün sağlığına ve ortak iletişimin tutarlılığına odaklanmış durumda” diyen Mert Özgür, bu yorumunu şöyle detaylandırdı:
“Sınırlar kapatıldı ve tedarik zinciri ciddi etkilendi. Bu nedenle alternatif kaynakları aramak gerekiyor. Müşteri talepleri değişiyor ve dijital kanallardan iletişim kuruyorlar. Hukuki sözleşmelerin mücbir sebepler yüzünden feshi söz konusu oluyor ve bunları hızlı okuyabilmek bir insan gücü ile olmaz. Bu da mali yönetim ve strateji değişimi ile raporlamaya yöneltiyor bizi. Zorluk kalemler seçiliyor ve bunları robotlarla eşleştirince, hata oranı azaltma, operasyonda bir önceki seviye ile aynı tutma ihtiyacı öne çıkıyor. Müşteri talepleri ile bunların farklı kanallarda yapılması söz konusu. İşçi sağlığı olarak belli soruları yanıtlayabilecek, koronadan korunmaya yönelik beklentileri takip etmek, hatırlatma ve bilgilendirmeler yapabilmek için 7/24 yanıt alınabilen chatbot’lara da ulaşabilmek mümkün oluyor. Hukuki olarak sözleşmelerin incelenmesi ciddi ve hiç kolay olmayan bir iş. Bunu OCR sistemleri ile robotlaştırma imkanları var. Finans yönetiminde rutin raporlamalar için rapor mekanizmalarını otomatize etme imkanı var. Küresel ticaret ve tedarik zincirinde mutabakat süreçlerinde hataları azaltmak ve kritik ticarette minimum etkiyi sağlayacak RPA yeni kapılar açar, mevcutta da iş sürdürülebilirliği sağlar. Burada yatırımın geri dönüyü 1 yıldan kısa. Geleceğin işgücü ve tedarik zincirinin pilotunu yapıyoruz. Birçok alanda RPA fırsat sağlayacak. RPA ilk etapta rutin işleri alarak başladı, ama artık ilerliyor ve yapay zeka bunu sağlıyor. Birçok teknolojinin bir araya gelmesi ile robotlar daha da akıllanacak. Bizim göremediğimiz fayda ve değer önerilerini görebilecekler. Robotlar yavaş yavaş akıllanıyor ve uygulamalar, bunları edinmek için uygulama pazaryerleri var. Bu uygulamaları geliştirmek mümkün. Bunlar sürekli yenileniyor ve kendi kültürümüze adapte oluyor. Yakında bunları göreceğiz.”
Her sektörde hızlı yayılım
“Robotik Süreç Otomasyonu Paneli”, BTvizyon Dijital’in ilk etkinliğinde yetkin isimleri buluşturdu. Panelin moderasyonunu Kurumsal Dönüşüm Platformu Koordinatörü M. Göker Sarp üstlenirken, panelistler ise eSystems Genel Müdürü Gökhan Karahan, Novacore Genel Müdürü Ayhan Atabaş ve Robusta Kurucu Ortağı Murat Dayanıklı oldu. Korona öncesi raporlarda dijital dönüşüm sürecinin hızlı ilerlemediği eleştirilerini hatırlatarak söze başlayan Göker Sarp, “Bu dönemde ise RPA birçok sektörde öne çıkıyor ve sağladığı avantajlarla, dijital dönüşümü hızlandırma gücü var” yorumunu yaptı. Ayhan Atabaş, RPA yapısını şöyle tanımladı:
“Bu bir yazılım ve diğer tüm yazılımlar insanların kullanımı için geliştirilirken, burada insanların kullandığı yazılımları kullanmak için geliştirilen robot yazılımlar söz konusu. Beyaz yakalıların yaptığı işleri üstlenen bir yapı ve her türlü ortamdan insanlar bilgisayarlarında ne işler yapıyorsa bunları yapabilen sistemlerden bahsediyoruz. İnsanın yapığının bir adım ötesini yapan, ama insan gibi içerikle de çalışabilen gelişmiş yazılımlar bunlar. Değişik sistemlerde yaptığımız işlemlerin doğru ve hızlı yapılmasını, ek işgücünü sağlıyorlar. Entegrasyonu olmayan sistemler arasında iki sistemin veri alışverişi yapmasını sağlayan ara uygulama gibi çalışabiliyor. Açık istihbarat dediğimiz bilgilere erişip, derleyip ilgili sistemlere ve kişilere bunları iletmesi söz konusu bazı robotların. Verinin taşınması veya buluşturmak, bunları aktarmak adına robotlar kullanılıyor. Sektör bağımsız, ama sigorta, telekom gibi alanlarda bu ilgi ön planda. Bunlar insan gücünün yoğun kullanıldığı ve teknoloji yatırımına açık sektörler. Ama her sektörde şirketler içinde hızlı yayıldığını da görüyoruz. Finans ve telekom sonrası sanayiye de bu eğilim geçecektir.”
Bot yazan bot’lar öne çıkacak
RPA yapısının geleceğini ise Gökhan Karahan anlattı. RPA firmalarının yeni ortaya çıkmadığını, 2000’li yıllarda bunların kurulduğunu belirten Gökhan Karahan, yeni popülarite ışığında şu beklentileri dile getirdi:
“İlk kognitif ürünümüz 2010’lu yıllarda sunuldu. Hızlı bir popülerleşme var ve bu sektörün şirketleri artıyor. Bot yazma süresi kısaldı, bunun maliyeti azaldı, yatırım geri dönüşü hızlandı ve bu da popülariteyi beraberinde getirdi. Müşterilerden olumlu geri dönüşler de ürün vaadini gerçekleştiren çözümlere yönelik kendini gösterdi. Finans sektörü yıllardır benzer yapıları kullanırdı, ama bunlar RPA ile merkezi ve kontrol altına alınan sistemler haline geldi. Sektörel fonların da ilgisi ile RPA firmaları büyük yatırımlar aldı. Bu fonlar daha gelişmiş ürünler için harcandı ve bilişsel AI konusunda önemli yenilikler kendini gösteriyor. Gelecek dediğimizde bulut çözümü olmayan BT firması yoktur. Her şey buluta kayıyor. Gerçek bulut tabanlı ürünümüzün lansmanını yaptık ve bu önemli bir geçiş oldu. RPA artık ayrı bir uygulama olmayacak, mevcut kullanıcıların kullandığı uygulamaların eklentisi gibi olacak. Bot’lar bot yazıyor artık. Kurumsal direnç veya önceliği belirlemek zor olabiliyor. Ama artık buna gerek kalmadı. Kullanıcıya bir e-posta gönder ve link açılsın, kullanıcı işini yapmaya devam etsin. Bot yazan bot’lar daha da öne çıkacak. Ayrıca insan-bot işbirliği dediğimiz yapı var. Bot’lar insan ve diğer bot’larla iletişime geçecek. Bu da RPA alanını ve kullanıldığı yerleri artıracak.”
Kalıcı bir değişim sürecindeyiz
İş sürekliliğinin bu dönemde artan önemine karşılık, müşterilerin RPA ile ne gibi kazanımlar elde edebileceğini anlatan Murat Dayanıklı’ya göre, bir kırılma döneminden geçiyoruz ve artık bir şeyler kalıcı olarak değişecek. Bunu, “Uzaktan çalışma modeli e-ticaretin artışı kalıcı hale gelecek” sözleri ile örnekleyen Murat Dayanıklı, şöyle devam etti:
“Teknolojiye hazır olan firmalar bu dönemde ayrıştı. Bu teknolojileri daha etkili kullanacak firmalarımız. Fiziksel ofislerin olmadığı bir dünyada uzaktan çalışma için bir ortam hazırlanması gibi bazı zorluklar olur, ama bunu birlikte aşacağız. Firmalar süreçlerini sadece kendi bazlarında düşünmeyecek. Çünkü tedarik zincirinin de düzgün olması gerek. Tüm süreçlere ekosistem olarak bakacağız. Şirketler süreçlerini inceleyip, verimsiz olanları ayıklayacak ve kalanları da mümkün olduğu kadar otomatik hale getirmeye çalışacaklar. Mevcut müşterileri korumak, onları memnun edebilmek de çok önemli olacak. Teknolojiyi daha etkin kullanarak bu yapılacak. Zor, ama satışın durmadığı bir dönemdeyiz ve sektörün ihtiyaçlarına yanıt vermek için hızlı hareket edebilmek gerekecek. Pazardaki talebe göre ihtiyaçları belirleyebilmek önemli olacak. Bugün 1 bot’tan yarın10 bot’a çıkmak ihtiyacınıza bağlı olacak. Hataların azaltılması ve talebe yanıt verilebilmesi müşteri memnuniyetini de artıracak.”
