Her bir adımın kontrolü, kurumsal rotayı inşa ediyor
Süreç madenciliği farklı birimlerin bir araya gelerek birlikte çalışmasını gerektiren bir konu. Bu süreçte iş ekipleriyle yakın bir şekilde çalışılması önemli.
Süreç yönetimi departmanlarının işi metodolojik taraftan desteklemesi de şart. BT’nin görevi ise teknoloji sahipliği, doğru veriye erişimin sağlanması noktasında destek olmak. Bilişim Zirvesi Dijital’in “Veri Analitiği ve Süreç Madenciliği” dijital buluşması 14 Ocak 2021 tarihinde Software AG ve Consulta işbirliğinde düzenlendi. Software AG Orta Doğu ve Türkiye İş Dönüşüm Direktörü Cezmi Eroğlu ve Consulta Dijital Analitik Direktörü Erkan Yaprak süreç madenciliğini detayları ile ele alırken, sağladığı kurumsal faydalara da odaklandı. Software AG ile uzun yıllara dayanan işbirliğine dikkat çekerek sözlerine başlayan Erkan Yaprak, süreç madenciliğinden esas faydayı elde etmenin önemine dikkat çekti. Buna göre, süreç madenciliğinden esas fayda noktası süreçlerin performanslarının verimli bir şekilde analiz edilerek iş sonuçlarına yansıtılmasını kolaylaştırmak. Performansı iyileştirmeye çalışılan nokta ise genelde onu ölçmek oluyor. “Ancak ölçtükten sonra aksiyon aldığımız yer genellikle orası olmuyor. O sonucu doğuran sebeplere müdahale etmek gerekiyor” bilgisini paylaşan Erkan Yaprak, bu başlıkta yaşanan gelişmelerle amacın; süreç performansını minimum eforla maksimum hale getirmek olduğunu vurguladı. Bu da süreç bilgisi ile buluşturulan, bir yazılım çözümüyle mümkün olan bir dijital yetkinlik. Ama Erkan Yaprak’ın dikkat çektiği gibi, bu da tek başına yeterli değil ve sürecin performansının artması için süreç bilgisi de gerekli oluyor. “Bu noktada bir değer önerimiz var” bilgisini veren Erkan Yaprak, şöyle devam etti:
Süreçler uçtan uca değerlendiriliyor
“Sonuç oluşturan çok fazla süreç tipi var. Süreçlere; “uçtan uca süreçler” mantığıyla yaklaşıyoruz. Siparişten sevkiyata, satın alınmadan ödemeye, işe alımdan kişinin oryantasyonuna dek olan süreçler, uçtan uca süreçlerin performansı işletmenin genel performansını etkiliyor. Süreç madenciliği de bu noktaya oturuyor. Software AG ve Consult olarak RPA çözümleri de olan danışmanlık ekipleri, çözüm sağlayıcılarıyız. Araştırmak istediğimiz konularda süreç madenciliği RPA’yi destekleyen, RPA’nin faydasını daha da öne çıkarıyor. RPA genelde bir ya da birkaç aktivitenin odağındayken, süreç madenciliği genel, daha kapsayıcı bir iyileştirme önerisi sunuyor. Süreçlerin veri bazlı uyarı mekanizmaları iletmesi “canlı analitik” konusu. Bu konuda da Software AG ve Consulta olarak çözümlerimiz var. Buradaki değer önerisi; süreç verilerinin canlı akış itibariyle dinlenmesi sonunda analitiğinin yapılması. Burada görsel bir analitik ya da yönlendirici analitikten bahsediyoruz.”
Süreç madenciliği ile en fazla farkındalık yaratmak istedikleri konuyu ‘iş zekası’ olarak gösteren Erkan Yaprak, süreç madenciliğinin bu noktada ayrıştığına işaret etti. Buna göre, iş zekasında sonuçları raporluyoruz. Süreç madenciliğinde ise o sonuçlara sebep olan aktivitelerin performanslarını, sonuca olan etkileriyle yan yana koyarak analiz edebiliyoruz. Süreç madenciliği; süreçlerin dijital ortamdaki izlerinden yola çıkarak bu izlerin sonuçlara olan etkilerini görmeyi mümkün kılıyor. Bu noktada süreç modellemeden de ayrışıyor. Çünkü süreçler; olduğu ya da olması gerektiği gibi modelleniyor. Süreç madenciliğinde ise modellenmiş süreçlerden farklı olarak, sürecin gerçekte nasıl aktığına dair objektif, veriye dayanan bir akış çizmek ve bunu modellenmiş süreçlerle kıyaslamak çok daha kolay ve mümkün hale geliyor.
Kaynakları doğru harcama yöntemi
Süreç madenciliği çok farklı alanlarda kullanılıyor. Cezmi Eroğlu’nun “Müşteriler ne amaçla süreç madenciliği yapmak istiyorlar?” sorusuna Erkan Yaprak’ın yanıtı şöyle oldu:
“Buna üç başlık altında cevap verebilirim. Bir tanesi; sürecin gerçeğine ulaşmak. En büyük kazanım hedeflerinden bir tanesi, şeffaflık da diyebileceğimiz bu alanda oluyor. Süreç madenciliği, bir şeyleri halleden, çözen bir enstrüman değil. Esasında sorular doğuran, sonrasında iyileştirmeler silsilesine ihtiyaç duyan, kaynak harcatan bir şey. Fakat harcanacak kaynağın nasıl daha isabetli bir şekilde harcanacağı, nerede iyileştirmeler yapılacağı ile alakalı atılması gereken ilk adım; süreç madenciliği. İkinci olarak; süreç modelleme çalışmaları yapıyoruz. Sürecin nasıl akması gerektiğine dair sektör tecrübesi, danışmanlık bilgi birikimi, benchmark’lara bakılarak bazı akışlar tasarlanabiliyor ve süreç lansmanı yapılabiliyor. Süreçlerin prosedürleri yazılıyor, talimatları, eğitimleri veriliyor, oryantasyonu el kitaplarına giriyor; fakat gerçek dünyada süreç hiçbir zaman tek bir hat üzerinden akmıyor. Ancak tasarlarken öyle olduğunu varsayıyoruz. Üçüncü olarak; süreç varyasyonlarında hangisinin benim istediğim hali ve toplam varyasyonlardan kaçının benim istediğim gibi aktığı noktalarda süreç denetimlerine bağlayabiliyoruz. Süreç denetimleri, sürecin olması gerektiği gibi akıp akmadığının kontrolüdür. Elimizde böyle bir referans olmadan ancak sondaj denetimler yapabiliyoruz. Ancak alarm veren ya da kaynak israfı ile ilgili çok ciddi göstergeler varsa, onlara yönelik denetimler yapabiliyoruz. Uçtan uca bir süreç performansı üzerinden ve sürecin olması gerektiği haline ilişkin objektif bir resme sahip olmadan süreç denetimi yapmak da zor hale geliyor.”
Süreç detayları tespit ediliyor
Bu yanıtı veren Erkan Yaprak’ın ardından söz alan Cezmi Eroğlu, süreç yönetim platformu ARIS hakkında bilgiler paylaştı. Tüm süreç madenciliği yaklaşımlarında ilk adım; süreci keşfetmek. Elimizde sürecin akışı ile ilgili bir veri var ve bunu anlamlı bir süreç haline getirmek gerekiyor. “İlk yaptığımız iş; ARIS yardımıyla veri kaynaklarına bağlanmak. Buradaki veri kaynakları farklı sistemler olabiliyor. Satış portföyünden CRM sistemine, oradan ayrı bir finansal varsa oraya giden, arka planda birbirinden farklı, bağımsız sistemlerde uçtan uca süreçler çalışabiliyorlar” diyen Cezmi Eroğlu, ekledi: “İlk etapta yaklaşımımız, veriyi alıp, bunu ‘süreç anlamlı’ bir hale getirmek.” Süreç çevrim süreci gibi sürecin hacmine ilişkin verilerden süreç performans metriklerini tanımlayıp, bunları ölçebilir hale getirmek de işin en temel kısmı. İkinci kısımda; sürecin içerisindeki farklı akışlar her zaman bizim istediğimiz akışlar olmayabiliyor. “Sürecin izlediği yollardan bizim istediklerimiz ve istemediklerimizi tespit etmek isteriz” açıklamasını ekleyen Cezmi Eroğlu, şöyle devam etti:
Süreç, IoT ile dönüşüyor
“Bunun sonrasında özellikle aradığımız şey; buradaki bazı case’leri tespit etmek olacak. Süreçlerin uzun olması ihtimalinde sorulacak soru “Neden?” olacak. Bir kök neden aranacak. Bu noktada farklı analiz yöntemleri kullanılabilir. Kendi tecrübeme dayanarak belirli şeylere bakabilirim. Burada çok fazla sayıda olan faktörün her birini kontrol etmek çok efektif olmayacaktır. O yüzden bu noktada ARIS ile yapay zeka temelli kök neden analizi de saptayabiliyoruz. Son olarak; bu noktada farklı roller için farklı görselleştirme seçenekleri sunuyoruz. Satın almadan ödemeye doğru giden veri üzerinden hazırlanmış bir örneğe değinmek isterim. Eskiden bunlar Excel gibi masaüstü uygulamalarına benzeyen araçlardı. Zaman içerisinde tamamen web üzerinden herkesin kolaylıkla erişebileceği, kullanabileceği ürünler haline geldi. ARIS süreç madenciliği de süreç içerisinde yer alan herkesin, süreç sahipleri tarafından erişilebilmesi, kullanılabilmesi için arayüzü geliştirilen bir ürün. Sürecin ortalama kaç gün içerisinde gerçekleştiği, sürecin kaçının aktifte gerçekleştiği, her bir süreç için kaç tane aktivite olduğu, ortalama çevrimiçi süre gibi veriler var. Burası süreç zekasına da benzeyen çok klasik kısım. Süreç madenciliği ile farklılaşan kısım; benim doğrudan gerçekleşen süreci görüntülediğim kısım. Veriyi alıp sisteme yükledikten sonra sistem otomatik olarak verdiğim veriden sürecin nasıl aktığını, her bir yolun kaç kez izlendiğini, her bir aktivitenin kaç kez gerçekleşip benim verdiğim hedef süreyle uyumlu olarak gerçekleştiğini görebileceğim bir ortam sunuyor. Aktivitede harcadığım süreyi, kaç kişinin çalıştığını ve harcanan maliyeti biliyorsam hangi aktivitenin pahalı kaynaklar tarafından yapıldığını ve hangisinin uzun sürdüğünü görebiliyorum. Ortalamaların yanı sıra her bir işlemin teker teker nasıl aktığını süreç madenciliği ile görüntüleyebiliyorum. Örneğin; tek bir satın alma siparişinde, tek bir işlemin nasıl gerçekleştiği, hangi yolu izlediği, her bir aktivitede harcadığı süre görüntülenebiliyor. Dijitalleşme çok hız kazandığı için neredeyse tüm süreçler otomasyona alınmış durumda. Geldiğimiz noktada “Digital Twin” ile, süreç yönetimini bir adım ileriye taşımak söz konusu. Süreçlerin nasıl çalıştığını gerçek veri üzerinden okumak gerekiyor. Süreç yönetimini uzun süredir uygulayan şirketlerde bu olgunluk, şu anda süreçlerin veri bazlı izlenmesi adımına geldi. IoT ile birlikte daha önce hayal edemediğimiz kadar veri toplamaya başladık. Bunlar süreç madenciliği için temel olabilecek veriler. RPA de organizasyona iyileştirmeler noktasında fayda sağlıyor. RPA projelerinde nereden başlayıp hangi süreçlerden devam edileceği kritik bir soru. Hangi süreçlerin öncelikli olduğu sorularına süreç madenciliği yanıt veriyor.”
