Her ölçekte şirkette kademeli gelişen ilgi
Belge yönetiminde başarının önemli bir unsuru kurumsal bilginin rekabetçi değerine inanmak. Birikim Otomasyon Sistemleri Satış Müdürü Elif Durgan, bu yapıda kurum arşivinin değerine dikkat çekti. Kurum içi ya da kurum dışı evrakların içindeki bilgilerin nasıl saklandığı, bunlara nasıl ve ne kadar çabuk erişildiği ve tekrar kullanılıp kullanılamadığı ise arşivin ne kadar değerli olduğunu belirleyen unsurlar. Durgan’a göre, son 10 yıl içerisinde özellikle kurumsal şirketler dokümanlarının ne kadar değerli olduğunun farkına vardılar. Bazı şirketler de, fiziksel arşivlerinin başına gelen yangın, sel, evrakların bulunamaması gibi olaylar sonucunda dokümanlarının değerini daha iyi anladılar. Bu yapı karşısında Durgan, Türkiye’nin son yıllarda doküman yönetimi ve belge otomasyon pazarının büyüme eğilimine girdiği kanısında. Mitasan Büro Makinaları Teknik Destek Müdürü Nezih Muti, müşteri taleplerinin kendilerini sevindirdiğini belirtirken, şu değişime de dikkat çekti:
“Geçmişte MFP bir ürün önerilen müşterilerimiz, böyle bir ürün almakta tereddüt ederken, günümüzde müşteriler hep daha fazlasını istiyor. Bu da yeni ürünleri zaman geçirmeden pazara sunmamızı sağlıyor.”
Kamunun adımları ve yeni teknolojiler
Sentim Arşiv ve Doküman Yönetimi Satış Müdürü Serkan Kuralkan, 2000’li yılların başlangıcında kamu kuruluşlarının birçoğunun sayısal arşivleme sistemlerini kurma yönünde çalışmalara başladığına işaret etti. 2010 yılı itibari ile birçok kamu kuruluşu arşivsel nitelikteki belgelerini elektronik ortama aktarmaya başladı ve Kuralkan’a göre, 2015’e kadar büyük ve küçük ölçekli kamu kuruluşlarının tamamı arşivsel değerdeki belgelerini elektronik doküman yönetim sistemleri içerisine aktarmaya devam edecek. Konu ‘özel sektör’ olarak değerlendirildiğinde de, Sentim Arşiv Projeler Müdürü Engin Kılıçarslan’a göre, büyük ve orta ölçekli işletmelerin birçoğu elektronik doküman yönetim sistemlerinde olmasa da, arşivlerini sayısal ortama aktararak iş süreçlerini daha hızlı hale getirdi.
Yeni teknolojiler de şirketlerin rekabet güçlerini devamlı değişken hale getiriyor ve rekabette öne çıkmanın en önemli şartı da teknolojiyi yetkin kullanabilmek, iş yapma biçimlerini bütünüyle ve sürekli iyileştirebilmek halini alıyor. Bimser Çözüm Genel Müdürü Sedat Babalık’ın da dikkat çektiği gibi, yaşadığımız bilgi çağında, kâğıtsız ofis, takım çalışması, bilgi paylaşımı, mobil iş yapma, internet/intranet gibi yeni teknolojik araçlar ve çalışma kavramları şirketlerde, “Doküman Yönetimi ve Süreç Otomasyon” sistemleri ihtiyacını gündeme taşıyor. Ama iş süreçlerinin büyük bir kısmını ERP paketleri veya kendi geliştirdikleri yazılımlarla elektronik ortama taşıyan birçok şirket, Babalık’a göre, kağıt üzerinde iş yapmaktan halen kurtulamadı. Bunun farkında olan birçok şirket ise, tüm iş süreçlerini elektronik ortama taşımak ve kağıttan kurtulmak için süreç otomasyon ve doküman yönetimi platformuna ihtiyaçları olduğunun bilincinde ve Babalık da, bu ihtiyaçları karşılamanın kendileri için önemine dikkat çekti.
Farkındalık adım adım gelişiyor
HP Kıdemli Satış Yöneticisi Fatma Gültekin Mıdık’ın verdiği bilgiye göre, kurumların yüzde 70’i bilgi yönetiminde tek merkezden otomatik olarak yönetilen tam kapsamlı bir çözüm istiyor. İşletmelerin yüzde 68’i ise sayısal içerik patlamasıyla artan veri yükünün BT sistemlerini daha da karmaşıklaştırarak depolamada sıkıntı yarattığını ve maliyetleri artırdığını düşünüyor. “Üstelik kuruluşların yüzde 59’u bilgi yönetimi süreç ve sistemlerinde maliyetleri düşürme baskısı altında olduklarını belirtiyor; ancak bunların büyük kısmının bilgi yönetimi için etkili, kapsamlı, bütünleşik ve en iyi uygulamalara dayalı endüstri standardı bir yönetim politikası bulunmuyor” eleştirisini yapan Mıdık, bu bağlamda şirketlerin yüzde 73’ünün veri koruma amacına yönelik olarak kurum çapında genel geçer ve resmi bilgi yönetimi kuralları uygulamadığı sonucunu ortaya koydu. “Bilgi yönetimine veri sınıflandırma ile bütünleştirmenin ötesinde bir eğitim, arayüz ve erişim konusu olarak bakmak gerek” diyen Mıdık, bu açıdan bilgi yönetiminin, basılı belgelerin sayısal ortama aktarılmasında ve veri merkezi dönüşümünde de önemli bir rol üstlendiğine işaret etti.
Bimsa Çözüm Yöneticisi Barış Büyüktanır ise, şirketlerin bilgi ve doküman yönetimine ‘verimliliği artırmaya bakışları’ ışığında yaklaştı. Şirketler için önemli olanın ERP, CRM sistemi gibi yapısal verilerini uygun şekilde kullanıp, verimliliği bu yolla artırmak olduğuna dikkat çeken Büyüktanır, şu analizi yaptı:
“Bunu yaparken dokümanlar, fiziksel olarak kullanılan kağıt bazlı süreçler de her departman bazında ve çoğu durumda ilişkilendirilmemiş olarak ilerliyordu. Bu verilerin, toplam hacmin yüzde 80’ini oluşturduğu düşünülürse, aslında fark yaratacak kısımdaki çalışmaların henüz başlamamış olduğunu söyleyebiliriz. Durum itibariyle şirketlerde birtakım doküman yönetim sistemleri var veya şirketler yeni doküman yönetim sistemleri kurmak istiyorlar, fakat farklılık yaratacak asıl nokta bu dokümanlarla halihazırda oluşturulmuş ve kontrol altındaki verilerin bütünleştirilmesinin kolaylıkla sağlanması olacak. Doküman ve yapısal bilgi arasında oluşturulacak sinerjiyi öngören ve bu beklentiyi satın alan şirketler, bilgi yarışına bir adım önde başlayacaklar.”
Iron Mountain Türkiye Başkan Yardımcısı Dumrul Alçıcı’ya göre, genelde kurumsal niteliğe sahip kuruluşlar nezdinde bilgi ve belge yönetimine yönelik değerlendirmelerin ve bu konuya verilen önemin bilinç olarak yerleştiği görülüyor. Ama madalyonun diğer tarafında, birçok şirketin; belgelerinin hasar görmesi, kaybı ya da bulamama gibi sorunlara bağlı olarak konuyu gündemlerine taşıdıkları gerçeğine işaret eden Alçıcı, yine de konunun teknik ve hukuki boyutlarına bağlı olarak, bu bilincin yavaş da olsa yayılma yönünde hız kazandığını gözlemlediklerini vurguladı. Reisswolf Türkiye Güvenli İmha Direktörü Deniz Eraydın ise, bu konuda farkındalığın çok az olduğu görüşünde. Kişisel bilgi işleyen çoğu şirket ya da kurumun imha süreçleri ile ilgili yazılı bir politikası olmadığını, bilgi güvenliği gözetilerek bunun uygulanmadığını söyleyen Eraydın’a göre, ‘bilgi güvenliğine’ olan ihtiyaç ve yaptırımlar arttıkça, bu alanda şirketlerden de artan bir ilgi öne çıkacak.
Xerox Türkiye Hizmetler ve Stratejik Müşteriler Operasyonu Direktörü Gülçin Uysal, şirketlerin bu konudaki bilincinin her geçen gün arttığını, büyük şirketlerin yanı sıra küçük ve orta ölçekli şirketlerde ve kamu kurumlarında da doküman ve bilgi yönetimi sistemlerine yöneliş olduğunu ifade etti. Turkcell Global Bilgi İç Denetim ve Bilgi Güvenliği Müdürü Temel Tokgöz’e göre de, birkaç yıl öncesine kadar şirketler sahip oldukları bilgiyi korumak adına yeterli farkındalık düzeyine sahip değillerdi ve bu yönde hiçbir tedbir almıyorlardı. Oysa artık büyük şirketler, özellikle de ISO 9001 veya ISO 27001 gibi bir kalite belgesine sahiplerse, bilgi güvenliğinin önemini kavramaya ve yeterli olmasa da bazı temel tedbirleri almaya başladılar. Tokgöz, iş süreçlerini hızlandırması, kâğıt tasarrufu sağlaması ve gerekli iş gücünü azaltması gibi sebeplerle de doküman yönetim sistemlerine ilginin arttığı kanısında.
Günümüzde kurumsal bilgi ve belge yönetimi, sadece mevcut bilginin saklanmasını değil, bilginin çalışanlar ve diğer iş paydaşları tarafından paylaşımı ve çoğaltılması çerçevesinde kurumsal içerik yönetimi yaklaşımı gerektiriyor. Çünkü kurumsal belgeler; sadece müşteri, tedarikçi, iş ortağı gibi paydaşların kendilerini ilgilendiren bilgiye hızlı ve etkin erişimlerini kapsamıyor. Bir tarafta da, sektörler bazında yasal zorunluluk açısından belli sürelerle saklanması gereken belgeler söz konusu. Bilkom Yazılım Ürün Yöneticisi Mert Saka’ya göre, Adobe bu noktada etkin bir belge yönetimi için kurumlara geleceğe dönük bir vizyon sunuyor. Ama bugün çok az sayıda BT departmanı çalışanının PDF’in kurumsal katma değeri hakkında bilgi sahibi olduğu eleştirisini yapan Saka, şöyle devam etti:
“Ayrıca doküman yönetimini sadece ‘yazılı’ belgelerden ibaret bir kavram olarak düşünmemek gerek. Belge taramaları için OCR yazılımları ve hatta çeşitli mimari çizim görüntüleyici yazılımları sisteme kurmak; farklı formatlar için kodekler ve sayısal görüntüleme yazılımlarını sisteme yüklemek, özellikle BT ekiplerinin zamanlarını alan işler. Oysa sadece Acrobat X kullanarak tüm bu süreçleri elemek ve en doğru çözümü bulmak mümkün.”
E-imza ve yeni TTK etkisi
Şirket bilgisinin en değerli varlıklarının başında geldiğini bilen ve kurumsallaşmaya önem veren şirketler, bilgi ve doküman yönetimine daha fazla ilgi göstererek bu konuya ciddi yatırım yapıyor. E-Güven Genel Müdürü Can Orhun, ıslak imzayla aynı hukuki geçerliliğe sahip elektronik imzanın yaygınlaşmasıyla sayısal ortamda belgelerini güvenli şekilde saklayan ve paylaşan, bu sayede de hem iş yükünü azaltan hem de para ve zamandan tasarruf yapan şirketlerin sayısının oldukça arttığı kanısında. Ancak Orhun’a göre, bu konuda yaygın bir bilincin oturduğunu söylemek yine de zor. Genelde bir bilinç yükselmesinden söz edebilmek için Orhun, devletin bu konuda bilinçlendirme çalışmaları yürüterek şirketlere e-imza ve e-imzaya bütünleşik uygulamaların önemini anlatması gerektiği kanısında.
Nuance Türkiye -Servodata Genel Müdürü Cem H. Bektaş da, devlet tarafında birçok kurumun sayısal arşiv ve doküman yönetim sistemlerine ilgi gösterdiğine dikkat çekti ama eklemeden geçmedi: “Ancak özel sektörün maalesef bu konuda henüz çok eksikleri var. Geçiş uzun olsa da, öngörümüz; doküman yönetim sistemlerine bütünleşmesinin önümüzdeki birkaç yılı kapsayacağı.”
Kağıtsız ofis için uçtan uca takip
Biznet Bilişim Genel Müdür Yardımcısı ve Baş Danışmanı Haluk Aydın’a göre ise, kamu alanında özellikle doküman yönetimi konusunda izlenen politikaların etkisini göz ardı etmemek gerek. Büyük şirketler de bu ilgiyi paylaşıyor. Ama Aydın’a göre, pratik uygulamalara bakıldığında, farklı tablolar ortaya çıkabiliyor. Örneğin TS 13298 gibi standartlaştırma çabalarına karşın, hala standart uygulamalar ile karşılaşmak zor. Geçtiğimiz yıl Kalkınma Bakanlığı tarafından gerçekleştirilen e-yazışma projesi bu alandaki önemli adımlardan biri, ama özellikle güvenlik tarafı Aydın’a göre çok ihmal ediliyor. Oysa elektronik ortama alınan bilgi ve dokümanlara yetkisiz erişim riski, eğer gereken önlemler alınmazsa artabiliyor. Aydın, burada Wikileaks skandalını hatırlatmadan geçmedi. İnnova İş Çözümleri Yöneticisi Feyza Narlı da şu yorumu yaptı:
“İnternetin yaygınlaşması, e-posta uygulamalarının mektuba veya faksa göre tercih edilir hale gelmesiyle başlayan kağıtsız ofis ve e-belge deneyimleri, zamanla yerini gelişmiş elektronik belge, süreç ve arşiv yönetimi uygulamalarına bıraktı. Türkiye’de bu konudaki farkındalık her geçen gün artmakta. Özellikle kamuda geçtiğimiz yıllarda yayınlanan Türk Standartları Enstitüsü TS13298 Elektronik Belge Yönetimi Standardı ve Başbakanlık’ın kamuda bu standarda uygun elektronik belge yönetimi konusundaki genelgeleri, elektronik belge yönetimi kavramlarının bilinirliğini artırdı, bu konudaki proje yatırımlarını hızlandırdı. Yine Türk Ticaret Kanunu’nda (TTK) yapılan düzenlemelerle şirketlerin elektronik ortamda etkinliğinin artırılması yönünde elektronik imza (5070 Sayılı Elektronik İmza Kanunu ile tanımlanan) ile yapılacak işlemler tanımlandı. Bu düzenlemelerle giderek daha çok kurum ve kuruluş elektronik belge yönetim sistemleri kullanmaya başladı.”
Microsoft Türkiye İş Üretkenliği Çözümlerinden Sorumlu Ürün Yöneticisi Atalay Aktaş ise kağıtsız ofis ve e-belge kavramlarının özellikle Yeni Ticaret Kanunu’nun (TTK) getirdikleri ile önümüzdeki günlerde daha çok gündeme geleceğine dikkat çekti. Türkiye’de iş yapma şeklini baştan inşa edecek olan kanun, Aktaş’a göre, tüm ticari işlemlerin sayısal ortamda yapılmasına olanak sağlayarak, e-belgeleri geçerli kılıp kâğıtsız ofislerin de önünü açacak. İşte bu noktada doküman yönetimi kurumlar için hayati öneme sahip bir rol üstlenecek. Detayları Aktaş şöyle paylaştı:
“Günümüzde kurumların ürettikleri içerik miktarının hızına ve çokluğuna yetişmek mümkün olmuyor. Bu içeriklerin bir kısmı şirket için her ne kadar değerli ve geleceğe yön verebilecek bilgilerden oluşuyor olsa da, ortalama olarak yüzde 80’i genel olarak yönetilemeyen ortamlarda saklanıyor. Bu yönetilemeyen ortamlardan kastımız, ya şirket çalışanlarının kişisel bilgisayarları ya da paylaşılan klasörler. Merkezi yönetimin eksikliği nedeniyle de şirket için değerli sayılabilecek bilgiler ya tam anlamıyla toplanamıyor ya da şirketlerden ayrılan çalışanlar şirket için değerli kurumsal bilgileri de beraberinde götürebiliyorlar. İçerik ve doküman yönetiminin kritik faydaları bu noktada devreye giriyor.”
“BULUT BİLİŞİMİN ETKİSİ OLACAK”
KETS Kurumsal Satış Yöneticisi Zeynep Küpoğlu, 1987 yılından beri bilgi ve doküman yönetimi konularına yoğunlaştıkları için gerek dağıtıcısı oldukları gerekse kendi geliştirdikleri uygulamalarla ihtiyaçlara yanıt verdiklerini belirtti. Küpoğlu, şöyle devam etti:
“Gerek kurumsal şirketler gerekse KOBİ’ler bilgi ve doküman kaybının zaman ve nakit kaybı olduğunu fark ettiği için bu konuya ilgi gün geçtikçe artıyor. Bazen bireysel kullanıcılar bile kendi şahsi kullanımları için çözümlerimize yönelebiliyorlar. Ama bu konu ile ilgili en önemli adım devletten gelen yaptırımlar oldu. E-devlete geçilmesi ile kamu kuruluşlarının ve yasal denetime tabi olan şirketlerin elektronik ortamda bilgi ve belge sunumu kabul edilebilir, hatta zorunlu hale geldi. ‘Vakit nakittir’ sözü, bu yatırımlardan kazancı en iyi açıklayan deyim. Kurum ve kuruluşların müşterilerinin istediği bir bilgi veya belgeye birkaç dakika içinde ulaşması müşteriyi memnun ettiği gibi, hızlı ve doğru erişim ile başka bir ihtiyacı olan müşteriye de kısa zamanda müdahale şansı verir. Orta ve uzun vadede bulut bilişim hizmetleri ile büyüyerek, her ölçekteki kurum ve kuruluşun bu konuya yatırım yapmasını bekliyoruz.”
Bütünleşik sistemlere doğru
Aksis Genel Müdürü Burak Müjdeci, yaptıkları etkinlikler sonrasında, bilgi ve doküman yönetimi çözümleri hakkında daha fazla bilgi edinildiğine dikkat çekti ve şirketlerin de bu yatırımlara öncelik vermeye başladığına işaret etti. Bilgi ve doküman yönetim sistemlerinin süreç yönetimi çözümleri ile bütünleşik hale getirilip, etkin ve vazgeçilmez bir altyapı haline geldiğini söyleyen Müjdeci, “Bu sistemler üzerinde saklanan veriler üzerinden analizler yapılarak elde edilen yeni veriler ile bunların kurumun karar destek sistemlerinde kullanılması artmakta” eklemesini yaptı.
Kamunun eğilimi itici güç oluyor
Turcom Yazılım Satış Müdürü Serkan Esen, özellikle e-devlet geçişi süresince, devletin aldığı kararlarla kamu kurumlarında bilgi ve doküman yönetimi konularında büyük bir dönüşüm yaşandığına dikkat çekti. Esen şöyle devam etti:
“Kamu kurumlarındaki bu dönüşüm hem vatandaşlara hem de özel kurumlara hızla sirayet ediyor. Bir de yönetmekte olduğu doküman sayısı her gün artan kurumlar da kendisini bu konu ile başbaşa buluyor. Bir sistem kullanmadan işin içinden çıkmak mümkün değil çünkü.”
“MALİYET KONTROLÜ FARK YARATIR”
Ceyoniq Teknoloji Satış ve Dağıtım Kanalları Müdürü Ali Asker Cevik, bilgi ve doküman yönetimi alanında çok kapsamlı çözümler sunduklarını belirtti. SAP, Microsoft Dynamics, Infoma için ürettikleri sertifikalı çözümlere dikkat çeken Cevik, tüm sektörlere seslenen Archive Appliance çözümlerine ek olarak, sayısal dosyalama hizmeti, emlak sektörü için yönetim, sigorta sektörü için özel çözümler, e-arşivleme, Microsoft SharePoint, Computer Aided Design için özel üretilmiş arşivleme çözümlerini hatırlattı. Bilgi ve doküman yönetim yatırımlarının şirketlere en önemli faydasının bilgilere hızlı erişim ve iş süreçlerinin hızlandırılması olduğunu vurgulayan Cevik, sözlerini şöyle bitirdi:
“Yalın bir kontrol mekanizmasının oluşturulmasına ek olarak, geliştirilmiş belge güvenliği ve belge kaybının en asgari düzeyde tutulması söz konusu. Artan iş maliyetine paralel, iş ve zaman maliyetlerinin kontrol edilebilir olması bu yatırımlarda öne çıkarken, e-posta sistemlerinde performans ve kapasite sorununa çözümler de bu yapılarda sunuluyor.”
Bütünleşik yapı farkı
Navigator İş ve Bilgi Yönetim Hizmetleri İş Uygulamaları Yöneticisi Melike Ayköse’ye göre, şirketler genellikle kullandıkları sistem ya da çözümlerin birbirinden bağımsız olmasını talep etmiyorlar. Bu sebeple bilgi ve doküman yönetim sisteminin de kurumun kullandığı diğer sistemlerle bütünleşik çalışması, iş süreçlerinde sürekliliğin sağlanmasının önemli bir unsuru. Ayköse, şu bilgileri verdi:
“Şirketler; bünyelerinde yer alan birbirleri ile bütünleşik çalışan sistemler sayesinde, iş akışlarında bütünselliğin sağlanması ile sunulan hizmet kalitesinin de olumlu etkileneceğinin bilincindeler. Bankacılık, gıda, sağlık, telekomünikasyon ve enerji sektörüne yönelik gerçekleştirdiğimiz tüm projelerde; müşterilerimiz üzerinde çalıştıkları dokümanları kontrollü olarak iş süreçlerinde yönettiklerinde elde ettikleri kazanımlarının, sundukları hizmet kalitesini de etkilediğini belirttiler.”
