İçerik, ‘doğru’ yönetebildiğiniz sürece fırsatlar sunar!
İnsan-süreç-bilgi bağının yönetiminde beş dönemden geçildi. Kağıt çağı, mikrografik çağı, 1960’lardan başlayarak BT yönetiminde güç kazanan ERP çağı, 1990’lardan itibaren doküman yönetimi ve iş akışı çağı ve son olarak, 2000’li yıllarla birlikte kurumsal içerik yönetimi çağı. Kurumsal içerik yönetimi yeni bir konsept değil, ama teknolojik gelişim ile yönetim pratikleri de dönüşüyor, gelişiyor, doküman yoğunluğu ve iş kritiklik seviyeleri burada belirleyici oluyor. The Association for Intelligent Information Management (AIIM) tarafından hazırlanan “Content Management 2020:Thinking Beyond ECM” araştırmasına göre, her ölçekte şirketin altıncı dönemdeki çabası ise mobil, analitik, bulut ve bütünleşik teknolojiler arasında doğru dengeyi bulmak. Bu dönüşümün paydaşlarından olan çözüm sağlayıcılar içinde de kazananı bu başlıklarda yetkinlikleri belirleyecek.
Başarı hikayeleri bekleniyor
Tüm bu belirttiklerimiz, içerik yönetiminde 2020 trendlerini de belirleyecek. Örneğin; gizlilik ve güvenlik başlığında yeni yaklaşımlar, hazır ve nazır genibant gücü, inovasyonda aşağıdan yukarı yönlü işleyişin öne çıkması, sanal ve dağıtık iş yükleri, buna karşılık bağlantı yetkinliği ve analitik becerileri olan insan kaynağının eksikliği, ülkelerin bulut odaklı yasal düzenlemelerinin artması gündeme gelecek. Şirketler yeni stratejilerle yeni sistemler kurgulamaları gerektiğinin farkında, ama içinde bulunduğumuz dönemde bu tarz radikal bir değişime adım atmak da kolay değil. Bu noktada 2020 ECM beklentilerine baktığımızda, ilgili araştırmada da dikkat çekildiği üzere, tüm bildiklerimizi unutmamız gerekiyor. Her yerde, her şeyde içerik olacak, ama ‘içerik yönetimi’ artık görünmeyecek, standart bir refleks halini alacak. İnsanların, süreçlerin ve bilginin kesişiminin yönetimi her zaman önemli oldu. ama teknolojiler ve bizlerin iş süreçleri tepeden tırnağa değişti ve bu da iş dünyasını bir belirsizlikle karşı karşıya bırakıyor. Tüm bu zorluklara karşı şirketlerin derdi, takip edebilecekleri başarı hikayeleri gibi görünüyor. Mobil, analitik, bulut ve tümleşik teknolojilerin devleştiği bu süreçte yeni teknolojilere uyum yetkinliği kurumsal bazda galip gelenleri ve içerik yönetiminde gerçek faydayı ortaya koyacak.
Görüntülü içerik AR ile zenginleşiyor
Geleneksel içerik yönetimi geri planda kalırken, iletişimden eğlenceye birçok başlıkta görsellerin içerikteki yeri önem kazanacak. Çünkü iş veya eğlence fark etmeksizin, herkesin tercihi dinamik veya etkileşimli görsellerle bezeli içerik. Bu görselleri bizzat kişilerin yaratabilmesi için de birçok platform var. Yani bir kişi kendi AR filtrelerini yaratabilir. Bu nedenle özellikle pazarlama aktivitelerinde dinamik, markalı görseller içeriği de zenginleştirecek. Video nasıl güçlü bir platform olduğunu hep gösteriyor. YouTube’un vazgeçilmezliği, dinamik görseler ve AR ile zenginleştirilen video içerikler ve görsel anlatımlar 2020’de de gücünü pekiştirecek. Bireysel hayatta tüketilen içeriğin de ağırlıklı olarak video halini alması, iş hayatında da içerik ağırlığı ve bunun yönetiminin video ekseninde gelişmesini sağlayacak.
2019 yılından devam edeceği acık olan bir içerik modeli, 2020’de de güçlü olacak: Amaçlı ve anlamlı içerik. İşte bu nedenle en kaliteli içeriğe yönelik talep daha da gelişecek. Bunun bir sonucu olarak hedef tüketicinin ihtiyaçlarını standart araştırmalar yerine tek bir anahtar kelimeden anlamak önem kazanacak. İçerik yönetimi de daha iyi, doğru ve verilerle, daha derin keşif noktalarını göz önüne alacak. İçerik yönetimi konseptinde doğru verinin önemi artarken, araştırma yetkinliğinin artması, farklı kanalladan içeriğin temin edilebilmesi önem kazanıyor. Markalı görseller, özellikle infografikler de bu yapıda önemini artıracak.
Geçtiğimiz birkaç yıl boyunca çalışanların ve tüketicilerin bilgi ihtiyacına yanıt vermek markaların satış stratejilerinde de ön plandaydı. Taraflarla karşılıklı güven oluşturmak, gerekli anlarda rehberlik, bilgi paylaşımı desteklerini sunabilmek çok önemli. Bu gereklilik, birçok farklı yapıda içerik geliştirme ve içerik yönetimi yetkinliği ile fayda sağlayacak. Araştırma yapmak, güncel araştırmalara ulaşmak, tüketiciyi ve çalışanı tanımak adına düzenli aralıklarla bu taraflara doğru soruları sormak ise içerik yönetiminde daha da derine inebilmek demek. İçeriğin ve yönetiminin geleceği doğru araştırmalarla doğru önceliklendirme, regülasyonları takip ve bunlara uyum önem kazanacak. İçerik yönetiminde bu öncelikler de satıştan pazarlamaya tüm kurumsal süreçlere dokunacak.
CaaS daha da öne çıkacak
İçerik yönetiminde videonun payı giderek artıyor. Kurumsal dijital stratejinin de önemli bir parçası halini alan videoyu doğru sistemle kurumda konumlandırmak ise asıl önemli konu. İçerik yönetiminde de yapay zekanın rolü giderek artıyor, gelişiyor. Bu noktada otomasyon yapısı da içerik yönetiminde iki taraflı mekanizmaya işlerlik verecek. Hizmet olarak içerik (CaaS) çözümleri de yeni içerik yönetim dünyasında tekilleştirilmiş bir çekirdekten içerikleri planlama, yaratma, yayınlama ve kişiselleştirme imkanı sunuyor. Farklı içerik yönetim sistemlerini tekilleştiren ve bulut tabanlı bir mimari olan CaaS, iş ortamında tüm çalışanlara içeriğinize erişim imkanı veriyor. Konu içerikte bütünleştirme olunca, API yapılarını da doğru kullanabilmek önem kazanıyor. API’ler farklı yazılım başlıklarını birbirine bağlayarak, kurumsal inovasyon ve farklı platformlara erişim imkanı sunuyor.
Yazılım yetkinliği güç sağlıyor
İçerik yönetiminde gelişim, kaçınılmaz olarak baskı cihazlarında da etkisini gösterecek. Değişen müşteri tercihleri, artan hareketlilik, yasal düzenlemeler ve teknolojik değişim baskı endüstrisini de yeniden şekillendiriyor. Sektörde konsolidasyon, inovasyon eşliğinde ilerliyor. Baskı cihazlarında son 10 yıla kadar büyük değişimler olmazdı. Ama artık yeni teknolojilerin, farklı uygulamaların, güvenlik unsurlarının rehberliğinde rekabet de yeniden şekilleniyor. Akıllı bağlantılı çok işlevli yazıcıların (MFP’ler) yükselişi ışığında sektörün büyük oyuncuları yazılım yeterliliklerini derinleştirmek zorunda kalacaklar. Baskı üreticileri de donanımdan ziyade yazılım yetkinliği ve pazara sunma hızı ile kendilerini farklılaştırmaya odaklanmalı. Her ölçekte şirket kağıt tabanlı süreçlerin dijitalleşmesini hızlandırmaya çalıştıkça, yazılım uzmanlığı da baskı endüstrisi için en önemli farklılaştırıcı olacak. Yazılım eksenindeki yeniliklerle, üreticilerin siber güvenlik ve veri gizliliği gibi yeni önceliklere odaklanmak için süreçlerini uyumlu hale getirmeleri gerekirken, dijital iş akışı ve baskı için artırılmış gerçeklik (AR) gibi alanlarda da adım atmaları gerekiyor. Bu gereklilik yeni teknoloji ortaklıkları ortaya çıkacak. Ağa bağlı yazıcılar ve MFP’ler giderek bağlı dünyanın bir parçası haline geldikçe, baskı üreticilerinin mobilite ekosistemlerine dahil olması da bir zorunluluk olacak. Baskı cihazlarının siber güvenliği için makine öğrenme modelleri yeni bir farklılaştırıcı olacak. Sektörün önde gelen tedarikçileri, baskı cihazlarını daha yetkin kılmak için makine öğrenimine daha fazla yatırım yapacak.
‘Kağıtsız olan’ işlevsel ve sağlıklı olacak!
Bilimsel araştırmalara göre, koronavirüsün kâğıt gibi ortamlarda 4 ila 5 gün arasında aktif kalabileceği öngörülmekte. Yani elden ele dolaşan kâğıttan uzak durmak sağlık için tercih sebebi. “Birimden birime, masadan masaya, elden ele dolaşan kağıtlar birçok virüs ve bakterinin de taşınmasına ve yayılmasına yol açmakta” örneğini paylaşan CBKSoft Genel Müdür Yardımcısı Alpaslan Coşkun’un dikkat çektiği gibi, evrak ile sıklıkla temas eden tüm ofis çalışanları, memurlar, arşivciler, satın almacılar, muhasebeciler, hukukçular, öğrenci işleri görevlileri daha yüksek risk altında.
Son haftalarda iş süreçlerinin evden takip edilmesi için e-posta, Skype ve WhatsApp gibi uygulamalar online yazışmalar ve toplantılar için yoğun kullanılıyor. “Bunlar faydalı olsalar da tek başlarına yeterli olmayacak” hatırlatmasını yapan Alpaslan Coşkun, bu nedenle asıl ihtiyacı ‘uçtan uca kesintisiz otomasyon sunan bir içerik yönetim sisteminin hayata geçirilmesi’ olarak gösterdi. Alpaslan Coşkun, şu bilgileri paylaştı:
“Ofisten bağımsız olarak iş süreçlerinin yönetilmesine imkan veren enVision ile hem kurum içi ve kurumu dışı yazışmalarınızı dileğiniz zaman dilediğiniz yerden dijital platforma taşıyarak fiziksel teması ve riski minimize ederken, iş süreçlerini takip edilebilir hale getirip ciddi tasarruf sağlamakta. İş süreçlerinin evden takip edilmesi için en ideal çözüm uçtan uca kesintisiz bir otomasyon sunan bir elektronik belge ve süreç yönetim sisteminin hayata geçirilmesi. Firma olarak geliştirdiğimiz enVision İçerik Yönetim Sistemi gibi sistemler; elektronik belgelerinizi oluşturmanız, paraflamanız ve imzalamanız, elektronik arşivinizden aradığınız bir belgeyi saniyeler içinde bulmanızı mümkün kılar. Bu salgın sonrasında gerek dünyada gerekse ülkemizde dijitalleşme, dijital dönüşüm, kağıtsız ofis ve en yeşil ofis konularının çok daha önem kazanacağını düşünüyoruz. Bu kaçınılmaz bir süreç olacak. Kendi alanımızda, yani içerik yönetimi, elektronik belge ve süreç yönetim sistemlerinin daha yaygın bir şekilde kullanılacağını düşünüyoruz.”
Baskıda tüm süreçler bulutta!
Baskı çözümleri gelişen teknoloji ve beklentiler ile beraber son yıllarda ciddi bir evrim geçirdi. Pazardaki dijitalleşme; güvenlik beklentilerinin artması ile veri güvenliği içerik yönetimi ve KVKK gibi mevzuatlara uyumlu olma gerekliği, baskı dünyasında da olmaz ise olmazlardan biri haline geldi. Bu durum da cihazların sadece baskı alan cihazlardan çıkarak veri giriş ve işleme ekipmanlarına doğru evrilmesine sebep oldu. Bu noktada, “Güvenlik ve içerik yönetimi en yüksek önem seviyesine sahip” vurgusunu yapan Epson Türkiye MPS Satış Uzmanı Bora Şar’ın dikkat çektiği gibi, üretilen içeriklerin ve kullanıcı bilgilerinin doğru saklanması, imhası, güvenliği, KVKK’nın da devreye girmesi ile beraber kanuni bir zorunluluk halini aldı. Bu içeriklerin doğru algılanıp diğer sistemler ile güvenli şekilde paylaşılması da Bora Şar’a göre, pazarın ve teknolojinin bize getirmiş olduğu zorunluluklar haline geldi. İçerik yönetimi çözümlerinde beklentilerini “Klasik yöntem olan, ‘baskı kuyruğuna baskı işi gönderme’ işlemi yavaş yavaş önemini yitirmeye başlayacak” sözleri ile özetleyen Bora Şar, bu yorumunu şöyle detaylandırdı:
“Bu operasyon belli pazar beklentilerini ve gerekliliklerini karşılamak anlamında sürdürülecek. Mevcut durumda da olan ve ilerlemeye devam eden akıllı baskı kuyrukları giderek önemini arttıracak. Bu kuyruklar, bilgisayarın anlayacağı dili yazıcının anlayacağı dile çeviren tercümanlar olmanın yanında, aldıkları verinin içeriğini de kontrol edecek ve bu içerikleri doğru hale çevirerek, sistemler arasında çift taraflı bir veri iş akışı oluşturacak. Günümüzde faturalama işlemleri ya da internet sitelerinden yapılan alışverişler bunun en somut örnekleri.”
Koronavirüs süreci ve sonrasında kurumsal hayatı bekleyen sonuçları öngörmenin çok zor olduğuna dikkat çeken Bora Şar’a göre, öncelikle bu sürecin sonucunda evden çalışma konsepti özellikle ülkemizde daha önce hiç görmediğimiz oranlarda artacak. Bu da üretilen verinin, cihazların ve servis ihtiyaçlarının ev ofis ortamında da tıpkı normal ofislerde olduğu gibi karşılanması gerekliğini doğuracak. “Tüketici baskılama ürünleri alanındaki gücümüzü teknolojik altyapımız ile birleştirmeyi hedefliyoruz” bilgisini veren Bora Şar, kurumsal beklentilerini şöyle anlattı: “Öngörülerin doğru çıkması sonucunda, Epson’un dünyanın en büyük baskı bulutu yönetim firması haline dönüşmesini öngörebiliriz. Belki de çok yakın bir gelecekte; evde kullandığınız yazıcınızın, Epson baskı teknolojileri ile sarf malzeme, arıza, güvenlik ve içerik yönetimi anlamında tek bir bulut üzerinden yönetildiğini göreceksiniz.”
Gelişen ihtiyaçlar, çözümleri de yeniliyor
Kurumsal baskı ihtiyaçları artık bir belgenin kağıda yazdırılması anlayışından ‘doküman yönetimi’ kavramına evrilmiş durumda. Müşteriler kaliteli baskıları uygun maliyetlerle almaya çalışırken, bu ihtiyaçlarının toplam bir hizmet olarak yönetilmesini tercih ediyorlar. Böylelikle kontratlı baskı hizmetleri daha çok talep görüyor. HP Türkiye Baskı Sistemleri Kategori Müdürü Derya Özbek’in belirttiği gibi, müşteriler sadece bir cihaz satın alması yapmıyor, sarf malzemelerinin, cihaz servis ve bakımlarının da kontratla yönetildiği bir hizmet anlaşması tercih ediyorlar. Baskı tarafında son yıllarda öne çıkan bir önemli kurumsal ihtiyaç da güvenlik. Çünkü Derya Özbek’e göre, güvenlik önlemi olmayan bir yazıcı, kurumların bütün sistemlerine erişilmesi gibi bir güvenlik açığı yaratabiliyor. “Son yıllarda yazıcılar üzerinden gerçekleştirilen siber saldırıların örneklerinin bütün dünyada örneklenmesiyle bu konu önemli hale geldi. Cihazlar, cihazlarla gelen yazılımlar ve cihazlara kurulabilen ek yazılımlar bu açıkları önlemek üzerine sürekli geliştiriliyor” detayını paylaşan Derya Özbek, geleceğe dair beklentilerini şöyle anlattı:
“Renkli baskının, kontratlı çözümlerin, mobilite taleplerinin arttığı bir dönem bekliyoruz. Sürdürülebilirlik için enerji tasarruflarını destekleyen doküman yönetimi çalışmalarının da artmasını bekliyoruz. Kullanıcılar ofislere bağlı kalmadan da dokümanlarını güvenli şekilde yönetebilmeli. Koronavirüs sürecinde birçok kurum evden çalışma yöntemine geçiş yaptı. Bu süreçte de baskı ihtiyacı devam ediyor. Yine imzalanması gereken evraklar, arşivlenmesi gereken dokümanlar ve fiziksel gönderimi istenen dokümanlar oluyor. Evden çalışma sürecinde bu baskı ihtiyacının olduğu kullanıcılar, evde kullanımı uygun ama baskı maliyetlerini düşük tutan ürünleri tercih ettiler. Örneğin; hem mürekkep hem lazer tanklı yazıcılar en çok tercih edilen modeller oldu. Dolayısıyla, evde kullanılabilir yazıcı talebinde artış oldu ve süreç uzadıkça artış devam edecektir. Evinde yazıcısı olmayan kullanıcılar ise baskı ihtiyaçları için ofise gitmek yerine yakınlarında bulunan bir HP yazıcısından HP’nin Smart App uygulaması ile bir PC bağlantısı olmadan akıllı telefonundaki dokümanlarına erişerek güvenli bir şekilde baskı alabiliyor, kopyalama ve tarama yapabiliyor. Çevresel değerlere yönelik farkındalık paralelinde portföyümüz, enerji tasarrufunu düşürebilecek teknolojiler sunuyor, hem cihazların hem sarf malzemelerin üretiminde geri dönüştürülmüş plastik kullanarak sürdürülebilirliği destekliyor.”
