İK süreçlerinde çalışanlara ve startup’lara destek öne çıkıyor
İK fonksiyonlarında tüm süreçlere çalışanı da dahil ederek self-servis bir İK deneyimi yaratmayı hedefleyen Teamso, start-up’ların da yol arkadaşı konumunda olmayı hedefliyor. Teamso, işletmelerde çalışanların tüm süreçlerini dijitalleştirerek, İK süreçlerini içeren harcama, demirbaş, özlük ve çalışan yönetimi, vardiya takibi, rapor ve puantaj sistemi gibi konularda firmalara hız ve verimlilik kazandırıyor. Ayrıca, uzaktan çalışanların takibi ve şirket içi entegrasyonunu kolaylaştırarak iş süreçlerini optimize ediyor. Teamso İş Geliştirme Müdürü Ece Akkerman, terzi usulü hizmet sunarak İK süreçlerini tek platform üzerinden yönetme imkanı sağladıklarını belirtti. Kişiye özel hizmet sağladıklarını vurgulayan Ece Akkerman, startup’lar için 500 dolarlık özel bir destek paketi sunduklarının da altını çizdi. Özlük-sigorta-izin-demirbaş-performans takibi gibi konularda dijital İK profesyoneli rolünü üstlendiklerini ifade eden Ece Akkerman, tüm iş ortaklarının sayısını 2024 sonunda bin kişiye çıkarmayı, üç yıl içinde de yurtdışında 10 farklı ülkede hizmet vermeyi planladıklarını söyledi ve sorularımızı yanıtladı:
İK süreçlerinde ne gibi kağıt süreçleri vardı ve Teamso olarak, var olan çözümlerden farklı ne gibi yenilikleri hayata geçirdiniz?
Şu anda İK süreçlerinin manuel olarak yürütüldüğü organizasyonlarda her çalışanın bir fiziki özlük dosyası mevcuttur. Bu dosyanın içinde çalışanın özlük bilgileri, ikametgâh, adli sicil kaydı, diplomalarının yanı sıra kullandığı tüm izinlere dair imzalı-onaylı izin formları, demirbaş tutanakları, herhangi bir uyarı, disiplin suçu varsa bunlara dair belgeler, ödül belgeleri gibi matbu evraklar bulunmakta. Zaman zaman bir dosyanın yetmeyip, aynı çalışana ait ikinci bir dosya açıldığı durumlar da yaşanmakta.
Tüm bu dosyaları fiziki olarak güncel, eksiksiz tutmanın insan kaynakları çalışanlarına yarattığı iş yükü, dosyaları fiziksel olarak saklamanın mekan ve muhteviyat maliyeti, sürdürülebilirlik ilkesine tamamen zıt olacak şekilde kağıt tüketimi ve kağıt maliyeti sorunlarına karşı Teamso, tüm bu sıraladığımız maddeleri tamamen pozitife dönüştürecek bir altyapı. Çalışanların tüm bilgilerini içerek özlük dosyalarının dijital olarak oluşturulup saklanmasına, tüm izin süreçlerinin herhangi bir ekstra iş yükü oluşturmadan sürdürülmesine, demirbaş atama ve takip süreçlerinin yönetilmesine, yapılan tüm harcamaların takip-onay-ödeme süreçlerinin çözülmesine, mesai-puantaj hesaplamalarının yapılmasına olanak sağlarken, alınmak istenen tüm raporların birkaç saniye içerisinde hazırlanıp alınmasını da mümkün kılar.
En önemli farklılıklarımızdan biri de zaman damgası sistemi kullanmamız. İmza gerektiren işlemlerde zaman damgası kullanımı mevcut. Veri güvenliğini maksimum seviyede tutarak çözüm ortağı olduğumuz organizasyonların verilerinin güvenliğini her zaman üst düzeyde tutuyoruz. Tüm verileri 3 farklı sunucumuzda şifreleyerek saklıyor ve çözüm sağladığımız tüm kuruluşların veri güvenliğini sağlamış oluyoruz. Hem çalışanlar hem de İK profesyonellerinin kullanımı etkili bir şekilde gerçekleştirildiğinde operasyonel verimliliğini yükselttiği seviye ile çalışan deneyimi ve çalışan memnuniyetinin de yüksek oranlara çıkarılmasına yardımcı oluyoruz.
Hangi İK süreçlerini dijitalleştiriyorsunuz? Sektöre, şirket ölçeğine bağlı olarak dijitalleştirilen süreçlerde değişim oluyor mu?
Özlük, izin, rapor, harcama, demirbaş-araç, puantaj, vardiya, mesai ve toplantı modüllerimiz aktif olarak çözüm ortağı olduğumuz organizasyonların kullanımında. Ortak payda olarak özlük yönetimi çalışan sayısından bağımsız olarak İK süreçlerini dijitalleştirdiğimiz tüm organizasyonların en büyük yardımcıları oluyor.
Kullanımlar sektöre ve şirket ölçeğine bağlı olarak da değişim gösterebiliyor. Örnek vermek gerekirse, mavi yakalı çalışanların yüksek olduğu sanayi, üretim, hizmet sektörü gibi sektörlerde vardiya ve mesai çözümlerimiz büyük kolaylık yaratıyor. Süreçlerin daha otomatik, daha basit ve hatasız olarak yürütülmesine olanak sağlıyor.
Kurumsallaşmış, çalışan sayısı yüksek organizasyonlarda izin modülü çok sayıda çalışanın izin takibini ve yönetimini büyük ölçüde kolaylaştırıyor. Demirbaş ve araç modülü de aynı şekilde çok sayıda ve çok çeşitlilikte olan demirbaş ve araçların atamalarını, onarım-bakım takvimlerini, taleplerini organize etmede İK profesyonellerine yol arkadaşlığı yapıyor. Çalışan sayısı 10 ve altında olan organizasyonlarda ise temel anlamda Teamso, bir İK çalışanı görevi görerek, tüm süreçleri yönetmede beceri gösteriyor.
Gerek İK ekipleri gerek şirket yönetimi gerekse çalışanlar bu yapıyı nasıl değerlendiriyor? Başka ne gibi yenilikleri bekliyorlar?
Teamso’nun en temel fonksiyonlarından biri, İK fonksiyonlarında tüm süreçlere çalışanı da dahil ederek self-servis bir İK deneyimi yaratması. Özlük Dosyası örneğini ele almak gerekirse, çalışan tüm bilgilerini Teamso’ya kendisi yükleyerek, aslında kendi özlük dosyasını kendisi oluşturmuş oluyor. İK tarafı da yüklenen tüm belgeleri kontrol ederek, herhangi bir geribildirimi veya tekrar yükleme talebi varsa, bunu yine Teamso üzerinden iletebiliyor. Tüm belgeler eksiksiz ve istenildiği gibi olduğu anda da çalışanının özlük dosyası oluşmuş oluyor.
Farklı bir süreçten örnek vermek gerekirse; çalışan herhangi bir izin-demirbaş-harcama talebi olduğunda, bunu Teamso üzerinden ileterek süreci başlatıyor. Gerekli incelemeler ve onay süreçleri tamamlandığında talep karşılanmış oluyor.
Gerek şirket yönetimi gerek İK profesyonelleri gerekse organizasyon çalışanları olarak, yani aslında süreçlerin her bir parçasındaki müşterilerimizden aldığımız geribildirimler hep Teamso’nun işlerini ne kadar kolaylaştırdığı ve eskiden manuel olarak karmaşık ve içinden çıkılmaz olarak gördükleri bazı süreçlerin, dijitalleşme ile ne kadar kolay ve konforlu ilerlediği yönünde oluyor. Her bir kullanıcının sürecin içine dahil olarak yürüttükleri sistemlerin de çalışan bağlılığını arttırdığı konusunda geribildirimler alıyoruz.
Teamso’ya dahil etmek için üzerinde aktif olarak çalıştığımız iki konu var. İK profesyonelleri ile istişarelerimizde en çok ihtiyaç duydukları konulardan biri Performans Yönetimi, bir diğeri de Kariyer Geliştirme modülü. Bu iki konu başlığı ile ilgili çalışmalarımız çok ilerledi. Stabil ve sorunsuz çalışan, tüm süreçleri kapsayan modeller üzerinde çalışıyoruz. Bunların ardından da Çalışan Memnuniyeti, Aday Takip Sistemi ve Eğitim modüllerimizi eklemeyi hedefliyoruz.
Raporlama ve analiz başlığında ne gibi yenilikler gündeminizde?
Raporlama tarafında Teamso, içinde yüklü olan her türlü veri ile ilgili gerek metrikleri önceden hazırlanış gerekse de anlık kişiselleştirilmiş raporları saniyeler içerisinde hazırlayıp teslim edebiliyor. Rapor analiz modülü ile ilgili yazılım ekiplerimiz sürekli güncellemeler yaparak modülü her zaman geliştiriyorlar. Üzerinde çalıştığımız Kariyer Geliştirme ve Performans modüllerini de Raporlama modülümüzle entegre ederek raporlama konusunda uçtan uca bir süreç hedefliyoruz.
2024 yılı ve orta vadeli hedef ve stratejilerinizi paylaşır mısınız?
Hedeflerimiz; iş ortağı sayımızı hızla arttırmak, yılın ikinci yarısında ise globa hedeflerimize doğru atılımlar yapmaya başlamak. Performans Yönetimi ve Kariyer Geliştirme modüllerimizi canlıya alıp kullanıcılarımızla buluşturmak, ardından Çalışan Memnuniyeti, Aday Takip Sistemi ve Eğitim modüllerimizin çalışmalarını hızlandırıp sonuçlandırmak istiyoruz. Bunları yaparken stratejimiz her zaman sadece Türkiye özelinde değil, global hedeflerle hareket etmek. Kurumsal ve çalışan sayısı yüksek olan müşterilerimizin süreçlerini dijitalleştirirken, bugün yoluna yeni başlamış, KOBİ veya çalışan sayısı 10 ve altında olan ekiplerin, start-up’ların en önemli yol arkadaşı konumunda olmayı hedefliyoruz.
2023’te bazı Girişimcilik etkinliklerine ve İnsan Kaynakları zirvelerine sponsorluk destekleri sağladık. 2024 yılında bu tip işbirliklerinin sayısını arttırarak sektörde yaşanan sorunları ve profesyonellerin beklentilerini daha iyi anlamak ve çözümlerimizi daha çok organizasyona sunabilmek adına durmadan çalışıyoruz. Aynı zamanda teknoloji etkinliklerinde de yer alarak gelişen teknolojileri ve yeni trendleri yakından takibimizi sürdürmek istiyoruz.
Girişimcilik merkezleri ve kuluçka merkezleri ile işbirliklerimiz de olacak. Yeni girişimcilerle de hedeflediğimiz “yol arkadaşlığı” konumumuzu pekiştirmek hedefindeyiz.
