İlle bir sorun beklemeyin, yönetim planınızı hazırlayın
Şirketin eski yeni tüm çalışanlarını, kurumsal strateji çerçevesinde düzenli olarak felaket kurtarma ve iş sürekliliği bilgileri ile donatmak şart. Bu yatırımı bir kez yapıp felaketi beklemek yerine, düzenli güncellemeleri de gözden kaçırmamak gerek.
Kurumsal farkındalığın her düzeyde yaratılması, felaket kurtarma ve iş sürekliliğinin etkinliği için kritik önemde. Yeni bir proje ya da hizmet tanımlandığında, felaket kurtarma, iş sürekliliği için de otomatik olarak pay ayrılmalı. Bu, kurumsal bir refleks halini almalı. İK yönetimi bunun şirket politikaları içinde kapsandığından emin olmalı. Hatta BT, yönetimle ve İK’yla birlikte çalışarak bu konu üzerinde hizmet lisans anlaşması yaratmalı. Farklı bölümler birlikte çalışırsa, makul bir felaket kurtarma ve iş sürekliliği planı oluşturulabilir ve doğru kaynaklar buna ayrılabilir. Veeam Güney EMEA Bölgesi Başkan Yardımcısı Olivier Robinne’in dikkat çektiği gibi, iş sürekliliği ve felaket kurtarma, devamlılığı olan bir proje olmalı. Altyapıda ne zaman bir şey değişse, planların da yeni duruma uyum sağlaması önemli. “BT profesyonelleri devamlı olarak pazarı daha iyisi, daha hesaplısı ve kullanımı kolay olanları takip etmeli. Böylece işletmelerin herhangi bir kesintiden sağlam bir şekilde çıkmalarını sağlamalı. Yönetim de bunun stratejik önemini kavramalı ve BT organizasyonunun bunu öncelikli konu olarak benimsemesini sağlamalı” önerisini yapan Robinne, bu yapının şirketlere kattığı özelliklere de dikkat çekti. Örneğin iş sürekliliği ile yavaş, geçmişten kalan yedekleme çözümleri arasındaki boşlukları doldurabilen uygulamalar; hızlı yedeklemeye yönelik metotların yanı sıra, yapıyı test etmeye yardım edecek, sanal laboratuvarlar kurmayı sağlayacak ve daha birçok şeye imkan verecek çoklu tamir seçenekleri, araçlar ve yeni metotlar sunuyor. Ayrıca yatırımın fonksiyonelliğini artırmaya, toplam sahip olma maliyetini azaltmaya ve kullanım kolaylığı getirmeye de yardım ediyor.
Birimsel değil, bütünsel bir plan gerek
İş sürekliliği ve felaket yönetiminin farkında olan kurumların, bu altyapıları yönetecek birimleri önceden hazırlaması önemli. Bunu eğer hizmet olarak alacaklarsa, o zaman bu hizmeti alacakları şirketlerdeki kadronun nicelik ve niteliğinin iyi analiz edilmesi şart.
Datacore Satış Destek Mühendisi Kadir Bakaç’ın da dikkat çektiği gibi, kurumların 6 ayda bir ya da en az yılda bir kere iş sürekliliği merkezi veya Felaket Yönetim Merkezi’nden, hizmet verip veremeyeceklerini test etmeleri gerek. Kurum çalışanlarının bu senaryoda karşılarına çıkabilecek problemlere karşı önceden hazırlıklı olmalarının da sağlanması önemli. SurGATE Labs CTO’su İsmail Yenigül’ün de belirttiği gibi, öncelikle iş sürekliliği planı teknik bir plandan çok, bir yönetim planı. İK da kriz durumunu kimin yöneteceği ve bu yönetimin nasıl yapılacağı hususlarını belirlemeli.
Eğitim şart!
“Maalesef ülkemizde, genelde felaketlerin yaşanmasından sonra bu konuda önlemler daha çabuk alınıyor” eleştirisini yapan Double-Take Türkiye Ürün Yöneticisi Ayşenur Ketenci’nin belirttiği gibi, teknolojik altyapıların iş sürekliliği konusunda, BT departmanlarının gerekli önlemleri alması gerek. “Bu artık normal iş akışının bir parçası haline gelmeli” önerisini yapan Ketenci, bu başlıklarda eğitimin her zaman alınması ve değişimi geç kalmadan takip etmek gerektiği kanısında. Burada zamanlama; kurumların büyüklüğü ve risk seviyesi ile doğru orantılı olarak belirlenmeli. Ketenci, son dönemde öne çıkan uygulamaların başında simülasyon çalışmalarını vurguladı ve “Kurumlarda felaket anlarının simülasyonu yapılarak, alınacak önlemlerin aksamaması sağlanmalı. Özellikle büyük ölçekli birçok şirkette bu konuda gerekli çalışmalar gerçekleştiriyor” dedi.
İş sürekliliği ve felaket yönetimi sistemlerinde kurumsal farkındalık için işletmeler, faaliyet gösterdikleri alanlara ve kendi iş süreçlerinin kurtarılması ihtiyaçlarına göre bir planlama yapmalı. Hatta bu çözümler sadece BT ile sınırlanmamalı. Konu, bu alanda eğitim olunca, IBM Bulut ve Yönetilen Hizmetler İş Geliştirme Yöneticisi Ali Gündüz vurgulamadan geçmedi: “İş sürekliliği konusunda şirketlerin her yeni işe giren personeli eğitmesi bir zorunluluk haline gelmeli. Yeni personelin şirket içerisindeki konumu ve sorumluluğu gereği iş sürekliliği planının neresinde yer alacağı, yaşanacak felaketin türüne göre rolünün ne olacağı belirlenmeli. Eğitim ve BT yapısında güncelleme “belirli aralıklarla yapılan bir iş” olmaktan çıkıp, yaşayan bir süreç haline gelmeli.”
Bulut yapısı da tercih ediliyor
Gündüz’e göre, Türkiye’de şirketler, iş sürekliliği çözümlerini yönetmek için bir ‘İş Sürekliliği Yönetim yazılımı’ kullanmaya yöneliyorlar. Çünkü bu yazılımlar konuyu tüm organizasyon açısından değerlendirerek, BT dışındaki felaket senaryolarını da dikkate alabiliyor, sürecin otomasyonunu sağlayabiliyor. Diğer yandan, küçük ve orta ölçekteki şirketler düşük maliyetli iş sürekliliği çözümü için bulut altyapılarından faydalanıyor.
Şirketlerin kullandıkları bilgi teknolojisi altyapıları sıklıkla değişebiliyor. Mevcut altyapıya, yeni bir sistem eklendiğinde ya da çıkartıldığında, bu sistemin mevcut planın hangi kısmını etkilediği kontrol edilmeli ve gerekiyorsa plan yeni duruma göre güncellenmeli. Bu hatırlatmayı yapan KoçSistem Veri Merkezi Yönetilen Hizmetler Grup Yöneticisi Murat Saraçoğlu’na göre, aksi takdirde, bir kesinti ya da felaket durumunda kullanılmakta olan plan işlemez bir durumda kalabilir ya da bazı sistemlerin çalışırlığında sıkıntı yaşanabilir.
SÜREKLİLİK ARZ EDEN BİR ANLAYIŞ GEREK
“İş sürekliliği kültürünün oluşması için birçok çalışma yürütüyoruz” diyen Microsoft Türkiye Bulut ve İş Platformu Ürün Yöneticisi Gökben Utkun’un da belirttiği gibi, iş sürekliliği, kurumlara sundukları servis ve hizmetlerin aksamadan devam etmesi açısından önemli. Kurumlar pazar ve müşteri kaybı, marka imajının zedelenmesi ve mali zarar gibi büyük riskler yaşamamaları için iş sürekliliği planlarına sahip olmalı ve bunları doğru yapılandırmalı. Utkun şu eklemeyi yaptı: “Kendileri için kritik olan tüm riskleri uygun araç ve metotlarla ölçmeli, gerçekçi ve uygulanabilir stratejiler ile iş sürekliliği planlarını geliştirmeli ve bunları sürekli test etmeli. İş sürekliliği sadece felaket anlarında değil, kurumlarda günlük süreçlerin iyileştirilmesine de katkı sağlar. Dolayısıyla iş sürekliliğine dair planların belli aralıklarla yapılacak güncellemelerden öte, süreklilik arz eden bir anlayışla ele alınması gerek.”
TASARRUF VE GÜVEN BİRARADA
Günümüz BT yapıları çok dinamik yapılara sahip. İlgili personelin mümkün olduğunca sık eğitimlerle güncel tutulması, düzenli olarak felaket senaryolarının test edilmesi ve BT güncellemelerine istinaden, felaket senaryosu ve altyapısındaki güncellemelerin de çabuklukla yapılması önem taşıyor. Sadecehosting / Telecity Group Satış ve Pazarlama Direktörü Aydın Işık, şu yorumu paylaştı:
“Felaket senaryoları konusunda yazılım ve donanım üreticileri son yıllarda bir hayli yol kat etti. Bu sayede felaket çözümleri daha uygulanabilir ve alternatifli hale geldi. Ayrıca veri merkezi katmanında bizim gibi küresel ölçekte hizmet veren şirketlerin bulunması sonucu, veri merkezlerindeki güçlü ve yedekli altyapılardan faydalanılması mümkün oluyor ve şirketlere teknik anlamda avantajlar sunuluyor. Veri merkezi kullanımının altyapıya yapılması gereken yatırımlardan tasarruf sağlaması, şirketler için farklı boyutta bir avantaj da sağlıyor ve güven hissi yaratıyor.
TATBİKATLAR DÜZENLİ YAPILMALI
Kurumsal farkındalık için iş sürekliliği ve felaket yönetimi eğitimlerinin işe yeni başlayanlara oryantasyon aşamasında verilmesi gerek. Turkcell Global Bilgi Yönetim Sistemleri ve İç Denetim Müdürü Mehmet Çıkrıkçı, buna örnek olarak acil çıkışların ve toplanma alanlarının yeni çalışanlara öğretilmesi, tahliye tatbikatlarının düzenli aralıklarla ve üst yönetimin hem desteği hem de katılımı ile yapılmasını gösterdi. İlk işe girişte verilen eğitimlerin, en azından her sene tekrar edilmesi de Çıkrıkçı’ya göre bir gereklilik. Bunun yanı sıra, küçük hatırlatmalar, posterler, mesajlarla farkındalık seviyesi pekiştirilmeli. Çıkrıkçı şu eklemeyi yaptı: “Yeni uygulamalardan biri, iş sürekliliği yönetimi konusunda 2012 yılında yayınlanan ISO 22301 standardı. Gerekli denetimlerden başarıyla geçerek ISO 22301 belgesi almaya hak kazanan şirketler, müşterileri gözünde daha fazla tercih edilir hale geldiklerinden rekabette avantaj sağlamakta. Biz de geçen yıl bu sertifikayı alan dünyadaki ilk çağrı merkezi olduk.”
