İş hayatı için dijital disiplin!

E-Dönüşüm, sanayi toplumundan bilgi toplumuna geçtiğimiz bu süreçte bilişim ve iletişim teknolojilerinin yardımıyla, bunların sunduğu yeni olanaklar ve yeni modellerle toplumda yaşanan değişimleri ve bu değişim için yapılan çalışmaları anlatmaktadır. E-Dönüşüm ile hayatımıza sıkı bir disiplin ve bununla birlikte gelecek olan kontrol mekanizması ile KOBİ’ler dahil tüm yöneticiler aslında işletmelerinde tam olarak ne olup bittiğini görebileceklerdir.
E-Dönüşümün ilk adımlarından biri olan e-fatura süreci ile işletmeler, etkin, hızlı ve güvenilir bir şekilde fatura alıp verebilmekte, hem de kağıt vb. sarf malzeme tüketimi azaltılarak faturalandırma maliyetleri düşmektedir. Ardından e-defter ve e-arşivin hayatımıza girmesi ile birlikte KOBİ’ler dahil tüm işletmelerde önemli bir bütçe olduğu bilinen sarf malzeme tüketimine katkısı olacaktır. İşgücü ve zaman tasarrufu, onaylama maliyetleri ve zamanında tasarruf, arşivleme harcamaları tasarrufu gibi durumları ortadan kaldırarak elektronik ortamda işlem yapılmasına olanak sağlayacak. İşnet Satış, Pazarlama ve Müşteri İlişkileri Direktörü Aytül Sepetçi, konuyla ilgili şu bilgileri paylaştı: “2015 yılı başında kamuoyuna açıklanan Kayıt Dışı Ekonomiyle Mücadele Stratejisi Eylem Planı kapsamında e-fatura ve e-arşiv gibi hizmetlerin turizm, sağlık ve e-ticaret sektörlerine yaygınlaştırılması eylemleri göze çarpmakta. Vergi usül Kanunu 454 No’lu tebliğ ile birlikte 2014 veya müteakip hesap dönemleri brüt satış hasılatı 10 milyon TL ve üzeri olan mükellefler de kapsama dahil olmuşlardır.
E-Dönüşüm ile ilgili uygulamalarda şirketlerin ve kamu kurumlarının kendini, ihtiyaçlarını ve hedeflerini göz önüne alarak, buna uygun bir yapı oluşturması önemlidir. KOBİ'ler e-dönüşüm projelerine yatırım yaparken öncelikle bu konuda kendisine doğru bir çözüm sağlayıcı bilişim şirketi bulmalıdır. E-dönüşüm çözümlerini sağlayan şirketin, ​sadece teknoloji çözümü üreten değil, aynı zamanda bu teknolojik yapıları ve çözümleri bütünleştirebilen ve bir iş süreci çözümü olarak müşterilerine sunan yapıda olmasına dikkat edilmelidir.
Verinin güvenli bir şekilde saklanması, yönetilmesi ve istenildiği an istenildiği yerden erişilebilmesi, KOBİ'lerin de önem verdiği konulardan biridir. Bu nedenle güçlü, güvenli bir yedekleme sistemi ile iş sürekliliğini sağlayacak bir mimari çözüm tercih edilmelidir. KOBİ'ler iş süreçlerini, önceliklerini, kritik verilerini vb. iyi tespit edip kendisine en uygun e-dönüşüm projesini belirlemelidir.”
KOBİ’lerin bilişim ihtiyaçlarının büyüklüklerine ve yaptıkları işlere göre değiştiğini kaydeden Aytül Sepetçi, açıklamalarını şöyle sürdürdü: “Bilişim teknolojilerinde olmazsa olmaz temel yatırım başlıkları arasında donanım ve yazılım çözümleri gelmektedir. Donanım tarafında öncelikli olarak iletişim (haberleşme, internet, network, mobil sistemler vb) teknolojileri, sunucu ve mobil bilgisayar sistemleri, yedekleme ve güvenlik sistemleri, baskı sistemleri yatırımları gelmektedir.
Yazılım ve hizmet tarafında ise finansal sistemler ve kurumsal kaynak planlama, veritabanı, müşteri takibi, sektörel uygulamalar, e-ticaret uygulamaları gibi çözümler öncelikli gündeme gelmektedir. Son yıllarda büyük ölçekli donanım ve yazılım yatırımı yapmak yerine bilişim hizmetleri kiralama yöntemi olan bulut bilişim çözümleri de KOBİ'lerin imdadına yetişmektedir. E-dönüşüm sürecinde KOBİ'lerin yatırım yapmak zorunda olduğu uygulamaların başında yasal düzenlemeyi sağlayacak e-fatura, e-defter ve e-arşiv sistemlerini sayabilmekteyiz. Söz konusu uygulamalar e-dönüşüm projelerine hızla uyum sağlayarak zaman, hız ve maliyet tasarrufu kazandırıyor. Üstelik tüm bu hizmetler KOBİ'ler için bulut bilişim çözümleri olarak da sunulmaktadır.”
Dijitalleşme ile birlikte KOBİ'ler pazarda çok daha proaktif olma şansı elde edebilmektedir. Öncelikle sosyal mecralar, markaşalmak isteyen KOBİ'ler için hem bir tanıtım, reklam platformu hem de tüketicileri, rakiplerini, dış dünyayı anlık olarak takip ettikleri ortamlar olarak öne çıkmaktadır.
KOBİ'ler için kendi internet sitesine sahip olmak da çok kritik görülmektedir. Sitenin kolay kullanılabilir ve müşterinin işine yarayacak bilgileri barındırması, mobil platformlardan da erişilebilir olmasına dikkat edilmelidir. Müşterilerle internet, mobil ve sosyal mecralardan iletişim kurmak, onlara yeni ürün, indirim ve kampanya bilgilerini iletmek KOBİ'leri dijital dünyada öne çıkaran önemli bir unsurdur.
 
Kamu ve özel kuruluş tam uyum içinde olmalı
E-Fatura, e-defter, e-arşiv çözümlerine geçişin ana amacını; tam otomasyona geçiş ve işlerin daha hızlı yapılması, vergi mevzuatının yenilenmesi, elektronik ticaretin vergisel anlamda izlenebilmesi, vergi gelirlerinin artırılması, vergileme maliyetlerinin düşürülmesi, vergileme sürecinin şeffaflaşması ve nihayetinde de kayıt dışı ekonominin önüne geçilmesini sağlamak olarak özetlenebilir.
Bu noktadan hareketle hem kamu kurumlarının hem de özel sektör kuruluşlarının tam uyum içerisinde e-dönüşüm sürecini tamamlamaları önemli bir noktadır.
Gelir İdaresi Başkanlığı'nın yeni düzenlemesiyle özel sektörde mevcut 20 bin mükellefe ek olarak 10 milyon TL ve üzerinde cirosu bulunan 30 bin mükellefin de 2016 yılı itibarıyla e-fatura, e-defter, e-arşiv uygulamasına geçmesi zorunlu hale geldi. Hedef, 2016 yılında 44 bin e-fatura mükellefine ulaşmaktır.
Bununla birlikte; kabul edilen Tebliğ'de kamu kuruluşları için şöyle bir madde bulunuyor: ''10/12/2003 tarihli ve 5018 sayılı Kamu Malî Yönetimi ve Kontrol Kanununa ekli cetvellerde yer alan idare, kurum ve kuruluşlar ile iktisadi kamu kuruluşlarının bu Tebliğ kapsamında elektronik fatura uygulamasına geçme ve elektronik defter tutma zorunluluğu bulunmamaktadır.''
E-Dönüşüm sürecinde her iki alanda da uyum zorunluluğunun uygulanması, geçişin başarıyla tamamlanabilmesi için gereklidir.
 
Topyekun bir zihniyet dönüşümü
E-Dönüşüm yolculuğu tüm şirketlerde hatta ülkede sadece teknoloji yatırımı olarak algılanmanın çok ötesinde bir metodoloji, standartlar bütünü, yasal düzenlemeler, iş süreçlerinin dönüşümü, insan kaynaklarının dönüşümü, sosyal dönüşüm kısacası topyekun bir kültür ve zihniyet dönüşümünü ifade etmektedir. Sistem entegratörleri bu e-dönüşüm ve dijitalleşme sürecinde şirketlere bir teknoloji sağlayıcı olarak değil dijital dönüşüm iş ortağı olarak yol gösterici olmalıdır.
Sistem entegratörü şirketler dijital dönüşüm sürecini başlatmak isteyen şirketlerin öncelikle iş hedeflerini ve nereye gitmek istediklerini net olarak belirlemelerine yardımcı olmalı, CEO ve üst düzey yöneticilerden başlayarak bir dijitalleştirme stratejisi oluşturulmalı, iş süreçleri tek tek ele alınarak dijitalleştirme takvimleri ortaya çıkarılmalı, bu strateji doğrultusunda baştan sona tüm insan kaynaklarının da dijital dönüşüme tabi tutulması sağlanmalı, sistem entegratörü şirket dijital dönüşümü sağlayacak gerekli yeni teknoloji yatırımlarını iş hedefleri doğrultusunda yapmalı, eşzamanlı olarak da dijital dönüşümü kapsayan tüm yasal düzenlemeler konusunda şirkete destek olmalıdır.