İş süreçleri kurumsal içerik yönetimiyle hızlanıyor

Kurumsal içerik yönetimi sayesinde iş süreçlerinin otomatikleştirilmesi, hızlandırılması ve analiz edilmesi kolaylaşıyor. İş süreçlerinin gerçek anlamdan kurumsal ortamda kullanılması mevcut süreçlerin analizi ve hedef süreçlerin dizayn edilmesi için gerekli olan zamanı da kısalıyor.
Süreçlerin yapılan işlerin somut bir parçası olduğu otomasyon kullanımlarında ise kurumsal içerik yönetiminin değerini daha da fazla görebileceğiz. İlerleyen zamanlarda kurumsal içerik yönetiminin yaygınlaşmasıyla birlikte iş süreçlerinde ve iş ortamlarında kâğıt dolaşımı ve fiziksel dosyaların transferinin de ortadan kalkmasıyla kâğıtsız bir çalışma ortamına doğru gidileceği düşünülüyor. Merkezi ve çevresel sistemlere tam entegre kurumsal içerik yönetimi sistemleri sayesinde istenen verilere erişim de büyük ölçüde rahatlayacak.
 “Kurumlar ve şirketler kurumsal içerik yönetimini modern iş hayatının vazgeçilmezi olarak görüyorlar. Bu yüzden de kurumsal içerik yönetiminin etkili şekilde kurumsal kültürün bir parçası olarak kullanılıp kullanılmadığını da gözlemliyorlar.” şeklinde konuşan Sistema Genel Müdürü Ali Tolga Moral, sözlerini şöyle sürdürüyor:
“APQC’nin 2014 yılında yaptığı ‘İçerik Yönetiminde Trendler’ anketine göre; bugünkü kurumsal içerik yönetimi ile şirketlerindeki organizasyonlarının; çok etkili olduğunu düşünen çalışanların oranı yüzde 3, etkili olduğunu düşünenlerin oranı yüzde 20, biraz etkili olduğunu söyleyenlerin oranı yüzde 34, az etkili olduğunu söyleyenlerin oranı yüzde 26 ve hiç etkili olmadığını söyleyenlerin oranı ise yüzde 17’lerde seyrediyor. Etkin bir içerik yönetimi olmamasının nedenleri çalışanlara sorulduğunda ise yüzde 22’si bunun kök sebebinin teknoloji olduğunu, yüzde 38’i sebebin değişim yönetimini nasıl yapacaklarını bilmediklerini veya bu amaçla uygun araçları kullanacak kadar zamanları olmadıklarını, yüzde 40’ı ise organizasyon yapısı ve sorumluluk almadaki boşluklar yüzünden kaynaklandığını ifade ediyorlar.
Kurumsal içerik yönetimi sayesinde kurum içindeki iş süreçleri ve bu süreçlere bağlı olan her şey çok daha rahat kontrol edilebiliyor. Çalışanlar güncel prosedür, yönetmelik, form vb. dokümanlara kolayca ulaştıkları için iş süreçlerindeki verimlilik gerçek anlamda artıyor. Ayrıca kurumlardaki ana çekirdek sistemler (CRM, ERP, Portals, Legacy vb.) ile de tam bir entegrasyon sağlanmış oluyor. İş akışından kaynaklanabilecek herhangi bir hatanın tespiti de kurumsal içerik yönetimi sayesinde önceden fark edilebildiği için olası riskleri ön görmek ve tedbirleri almak da kolaylaşıyor. En basitinden içerikler fiziki olarak kâğıt üzerinde tutulmadığı için şirketlerdeki kâğıt tüketiminden bile tasarruf sağlanabiliyor. İlerleyen dönemlerde kâğıtsız iş ortamı ve ICR / OCR gibi içerik okuyucuları ile baştan sona süreç otomasyonu daha etkin olarak sağlanabilecek ve bu sayede kesintisiz işlem (STP) oranları da artacak. Günün sonunda kurumsal içeriklerini doğru sistemlerle sürdürülebilir olarak yönetmeyi başaran firmalar aslında gerçek anlamda kurumsallaşmış olacaklar.”

Kurumlar öncelikle karar vermeli
“Kurum tarafından içerik yönetiminin resmi bilgi yönetimi stratejisi kapsamı içinde mi değerlendirilmesi gerektiğine karar verilmelidir.” diyen Moral, şöyle devam ediyor:
“APQC’nin yaptığı çalışmalar gösteriyor ki; resmi bilgi yönetimi stratejisi kapsamında konumlandırılan kurumsal içerik yönetiminin etki oranı yüzde 67 iken, kurumsal içerik yönetiminin bilgi yönetimi stratejisinin parçası olmadığı kurumlarda etki oranları yüzde 9’larda seyrediyor. Çünkü başarılı bir içerik ve bilgi yönetimi, işletmenin stratejik hedefleri ile uyumlu açık bir stratejinin dile getirilmesiyle elde edilebilir. Bu sayede entegrasyon yatırımları daha planlı ve organize olduğundan bilgi yönetim sistemlerinin de süreçlere ve sistemlere entegrasyonu da daha etkin oluyor.
Ardından organizasyon içinde içerik yönetiminden öncelikli olarak kimin veya hangi grubun sorumlu olması gerektiği belirlenmelidir. Bu amaçla yapılan anketlere göre; merkezi bilgi yönetimi grubunun etki oranı yüzde 68, merkezi içerik/enformasyon yönetim grubu ile merkezi BT gruplarının etki oranları yüzde 38’dir. Çünkü diğer gruplardan farklı olarak bilgi yönetimi; hedefleri daha iyi başarabilmek için toplu ve sistematik bilginin yaratıldığı, paylaşıldığı, uygulandığı ve bireylerin, takımların, hatta tüm organizasyonun bu amaçla etkinleştirildiği bir tür disiplindir. Bu birimlerin öncelikli kontrolünde olmasa bile içerik yönetiminin herhangi bir birimin yönetiminde yapılmasının, kimsenin sahipliğinde yapılmamasından çok daha iyi olduğu da başka bir gerçektir.
Kurumsal içerik yönetimindeki verimliliği artırmak için unvan ve departmandan bağımsız olarak içerikten sorumlu paydaşların sayısı da yükseltilmelidir. Bu sayede içeriklerin güncel, doğru ve akıllardaki hedef kitle ile tasarlandığından emin olunur.”