Kamuda projelerin haritası belli
Gelişen bilişim teknolojileri ekseninde vatandaşa hizmetleri hızlı, bilgiye dayalı ve tek noktadan sunmak durumunda olan kamu kurumları için yapılan projelerin niteliği ve ihtiyaca uygun olması büyük önem taşıyor. Sektör temsilcilerine göre de kamu kurumlarının vatandaşa sunulan hizmetlerin kalitesi ve hızı açısından ağırlık vermeleri gereken projeler birkaç başlıkta sıralanıyor. Kamu kurumlarında, diğer tüm kurumlarda olduğu gibi bilgi esaslı karar verme süreçlerinin önemli bir yer tuttuğunu belirten BI Technology Genel Müdür Yardımcısı Müjde Işım, şöyle konuştu: “Vatandaş odaklı hizmet dönüşüm stratejileri göz önüne alındığında kullanıcı memnuniyetinin temel ilke olarak benimsenmesi, bilgi edinmek isteyen vatandaş ya da işletmelerin bu bilgiye hızlı, sürekli, etkin, şeffaf, güvenilir ve bütünleşik şekilde ulaşabilmesini gerektirmektedir. Benzer şekilde kamu birimleri arasındaki bilgi akışının güçlü olmasıyla kayıp ve kaçakların engellenmesi, kamu gelirlerinin artırılması, bilgiye dayalı politik kararların oluşturulması ve bu sayede toplumsal refah artışına katkı sağlanması gibi ilerlemeler mümkün olmaktadır. Bunun yanı sıra kamu kurumlarının kendi içindeki performans ölçümlerini ve denetimlerini iş zekâsı projeleriyle hayata geçirmenin getireceği önemli konular karşımıza çıkmakta. Bu aşamada kurum içinde biriktirilmiş olan tüm verinin analiz edilmesi ve kurum performansının ölçülmesi, stratejik hedefler göz önüne alındığında performans denetiminin yapılması mümkün olmaktadır. Kurum içindeki bu verilerin iş zekâsı projeleriyle anlamlı bilgiye dönüştürülmesiyle, mali karar ve işlemlerde usulsüzlüğün önüne geçilmesi, varlıkların israfının önlenmesi, kamu idarelerinin kanun ve düzenlemelere uygun faaliyet göstermesi, mali disiplini gözeten harcama politikalarının oluşturulması, bütçe ve fiili durumların takip edilmesi, yerel idarelerin mali yapılarına dair değerlendirmeler, ödenek işlemleriyle ilgili bilgilerin izlenmesi gibi birçok konunun denetim altına alınması ve ayrıca kara para aklama tespiti, sektörel vergi analizleri, sağlık ve eğitim gibi konularda karar verirken ilgili demografik bilgilerin analiz edilmesi, bölgesel suçların dağılımı gibi analizlerin yapılması mümkün olabilmektedir. Tüm bunlar değerlendirildiğinde kamuda bilgi yönetimi ve iş zekâsı konusundaki projelere ağırlık verilmesi gerektiğini söyleyebiliriz.
Birbirinden ayrı olan hizmetlerin “tek noktadan” sağlanması önemli
Kamu kurumları gelişen bilişim teknolojileriyle ve Akıllı Devlet uygulamalarıyla vatandaşlara gelişmiş hizmetleri kaliteli ve hızlı bir biçimde sunabildiğini ifade eden IBM Türk Ankara Bölge Müdürü Metin Eskicioğlu, sözlerine şöyle devam etti: “Akıllı Devlet, ekonomik ve sosyal sistemlerin ortaya çıkardıklarını düzenlemekten çok daha fazlasını da yapabilir. Daha önceleri birbirinden ayrı olan hizmetlerin “tek noktadan” sağlanmasından, bölgeler ve ülkeler arasında hem vatandaşların, hem de devletlerin faydalanabileceği bir bilgi paylaşımı ve işbirliğine kadar uzanabiliyor. Vatandaşlarla, topluluklarla ve işletmelerle gerçek zamanlı bağlantılar kurarak büyümeyi, inovasyonu ve ilerlemeyi teşvik eden, sorunlarla boğuşmadan işleyen bir sistemi yürürlüğe koyabiliyor.
Elektronik doküman, belge yönetim ve yönetim bilgi sistemleri öne çıkıyor
Kamu kurumlarının doğal olarak verdikleri hizmetin verimliliğini artıracak alanlarda bilgi teknolojilerini kullanmayı tercih ettiğini dile getiren İnnova Genel Müdür Ümit Atalay da, kamu kurumlarının ortak bir yaklaşımla öne çıkardığı bazı projelere dikkat çekti. Atalay, “TS13298 Standardına uygun Elektronik Doküman ve Belge Yönetim Sistemi; bilginin kurumsal belleğe dönüşmesini, dokümanların doküman yaşam döngüsü boyunca tanımlanacak iş akışlarına uygun güvenli olarak yönetilmesini, düzenlenmesini, indekslenerek depolanmasını sağlar. Elektronik belgeyi tercih eden kurum ve kuruluşlar işgücü, kırtasiye, postalama (posta ve kargo) masraflarında ve zaman kullanımında büyük tasarruflar sağlar. Yönetim bilgi sistemleri; kurumların görevlerini verimli ve etkin olarak yerine getirmelerini sağlayan, karar destek sistemlerine veri sağlayan tüm bütünleşik kurumsal uygulamalardır. Bu sistemler değişen mevzuat, yenilenen stratejik planlara uygun olarak değişim gereksinimi duymakta, bu nedenle kurumların bilgi sistemleri zamanla yeni projelendirmelerle gelişim göstermektedir. Yönetim bilgi sistemlerinin vatandaşa dokunan arayüzü olan kurumsal web portalları her zamanki gibi hızlı ve kaliteli bilgi sağlamak yönünde kurumların vazgeçilmez iletişim araçlarından olacaktır. İletişim araçları, mobil ortamlara ve farklı sosyal medya araçlarına dahi uzanan bir çizgide genişlemektedir. Portallar, tek taraflı bilgi paylaşımı sunmak yerine başvuru, çeşitli işlemleri gerçekleştirme, bilgi sorgulama gibi birçok işlevi kapsayan etkileşimli bir hale dönüşmektedir” diye konuştu.
Kuruma özgü ihtiyaca göre şekillendirilmiş bütünleştirme projeleri geliştirilmeli
Karel Kamu Sektörü Satış Direktörü Jale Modalı da, kamunun teknoloji yatırımıyla vatandaşa sunulan hizmetlerin kalitesini, niteliğini ve niceliğini artırarak bu sayede de vatandaşa daha da yakınlaşabileceğini ifade etti. İletişimi kolaylaştırmak ve ucuzlatmanın kurumların diğer sistemleriyle bütünleşik hale getirmenin, pek çok farklı sistemi bir arada çalışabilir hale getirmenin bunun için yapılabilecek en temel adımların başında geldiğini dile getiren Modalı, sözlerine şöyle devam etti: ”Çok farklı sistemler bütünleşik çalışmazlarsa, verimliliğe yansımaları olumsuz olacaktır. Tüm sistemlerin bir arada kolayca kullanılabileceği bütünleşik tek bir sistem haline getirmek için de paket çözümler değil, kuruma özgü ihtiyaca göre şekillendirilmiş bütünleştirme projeleri, günümüzde kurumların verimliliğine ve hizmet kalitelerine en olumlu katkıyı sağlıyor.
Her aşamanın başarısı objektif kriterlerle ölçülüp değerlendirildikten sonra, bir sonraki faza geçilmesi gerekiyor
KoçSistem Ankara Bölge Direktörü Birol Tolu’ya göre de iç süreçlerinin analiz edildiği, kalite birimleri tarafından gerçekleştirilen süreçlerin standardizasyonunun sağlandığı uygulamalar, tüm kurumlarda yaygınlaştırılmalı. Kamu projelerinde yaşanılan en büyük sıkıntının, projeden beklenen ile proje gerçekleştiğinde ortaya çıkan sonuçların örtüşmemesi olarak gözlemlendiğini ifade eden Tolu, şu değerlendirmelerde bulundu: “Projeler planlanırken beklentinin somut bir şekilde ifade edilebilmesi, mümkünse pilot uygulama gerçekleştirilmesi ve farklı kurumların ve özel sektörün fikirleriyle sentezlenmesi gerekmektedir. Projeler çok bileşenli ve yönetilemez hale geldiğinde sonuç başarısız olmaktadır. Projelerin her safhasının planlanıp bir bütün halinde yapılmaya çalışılması yerine fazlı olarak, her aşamanın başarısı objektif kriterlerle ölçülüp değerlendirildikten sonra, bir sonraki faza geçilmesi gerekmektedir. Benzer projeler gerçekleştirmiş diğer kamu kurumlarından fikir almak kesinlikle önemlidir ancak, projeyi olduğu gibi kopyalamak verimlilik getirmemektedir.”
Hizmet sunum projelerine ağırlık verilmeli
Konuya e-Devlet olgusuna değinerek başlayan Proline İcra Kurulu Başkanı ve Şirket CEO’su Mehmet Doğanyiğit, bu olgunun kamu kurum ve kuruluşlarını vatandaşa hızlı, tutarlı ve şeffaf hizmetlere yönelttiğini ve verimliliği esas hedef haline getirdiğini belirtti. Bu yaklaşımın kamu kurumlarının iş, yaşam ve teknolojik süreçlerinde önemli değişimler yapma gerekliliğini ortaya çıkardığını belirten Doğanyiğit, “Devlet – kurum bazlı hizmetlerden ziyade hizmet bazlı süreçlere geçişe gereksinim duyulmuştur. Sağlanacak kurum içi verimlilik vatandaşa sunulan hizmetlerin kalitesine de yansıyacak ve hizmet sunum projelerine ağırlık vermesi hedeflenen e-Devlet olgusuna hızla ulaşmaya olanak sağlayacaktır” diye konuştu.
Dört başlık önem kazanıyor
Kamu projeleri konusunda kapsamlı çalışmalar gerçekleştirdiklerini ve hangi projelerin hem kurumlara hem de vatandaşa fayda sağlayacağını incelediklerini belirten Turkcell Genel Müdür Yardımcısı Selen Kocabaş, sonuçları dört başlık altında topladıklarını dile getirdi. Kocabaş bu başlıkları da; Vatandaşla etkin iletişim çözümleri, belediye hizmetlerinde kalite çözümleri, çalışan motivasyonu çözümleri, altyapıda kalite çözümleri olarak sıralayarak şöyle konuştu:
“Her bir başlığın altında ihtiyaca ve dünyadaki son teknolojik eğilimlere göre oluşturulmuş projelerimiz yer alıyor. Hem kurum içi verimlilik hem de vatandaşa sunulan hizmetlerin kalitesi için bu çözümler arasında ilgili kurumun öznel koşullarına en uygun olanlar paralel olarak yürütülmeli diye düşünüyoruz.”
“Altyapıya yönelik yatırımlar artırılmalı, performans, güvenlik ve fonksiyonellik düşünülmeli.”
4S Teknoloji Çözümleri Grubu Teknik Lideri Serdar Zeybek’e göre vatandaş gözüyle bakılacak olunursa en önemli nokta, hizmetlerin kesintiye uğramaması, içeriğinin genişletilmesi ve hızlanması denilebilir. Bunun için yapılan BT yatırımlarında “iş”in devamlılığının sağlanmasının öncelikler sırasına alınması gerektiğine dikkat çeken Zeybek, şöyle konuştu: “Hizmetlerin hızlanması için, sunulan hizmetlerin çalışmasını sağlayacak altyapıya yönelik yatırımlar artırılmalı. Tabi sadece altyapı değil, aynı zamanda performans, güvenlik ve fonksiyonellik testlerinin de proje aşamasından, uygulamanın canlıya geçtiği aşamaya kadar mutlaka uygulanmasını öneriyoruz. Bu sayede hizmetlerin yavaş çalışmasına sebep olacak unsurlardan, canlıya geçmeden kurtulmak mümkün olacaktır. Performans konusunda da doğal olarak kurumlar arası iletişimle ilgili yatırımlara hız kazandırılması da oldukça faydalı olabilecektir.”
e-Belgeler çok önemli hale gelirken, doküman yönetim sistemleri, iş akışı sistemleri ile destekleniyor
Elektronik ortamdaki hayatın iş yapma usullerini her geçen gün daha fazla kendi içine alındığı düşünüldüğünde e-belgelerin hayatımızın ayrılmaz bir parçası olduğunu belirten ABH Kurumsal Uygulama Hizmetleri Müdürü Atakan Karaman, şu değerlendirmelerde bulundu: “Bu anlamda doküman yönetimi hepimizi etkileyecektir. Kişilerin internetten yaptıkları alışverişleri de düşündüğümüzde artık iletişimin e-postadan çıkıp kişisel doküman yönetimi sistemlerine kayması beklenmelidir. Devlet ile yapılan tüm yazışmalar, gelen giden evraklar, tapu kayıtları, alım satım işlemleri, noterlik işlemleri ve oluşan evrakların tamamı elektronik ortamda olacağından kişisel doküman yönetimi sistemleri çok yakında hayatımızın bir parçası haline gelecektir. Kamu kurumlarının en yoğun kullandığı doküman yönetimi sistemlerini iş akışı sistemleri ile desteklenmesi sayesinde, vatandaşımız yürütmekte olduğu işlerin hangi aşamada olduğunu ve hangi evraklara ihtiyaç olduğunu takip edebiliyor. Ayrıca işlerini hızlıca sonuçlandırabiliyor.”
Kamu yatırımlarında değişebilme esnekliği sunabilmesi açısından bulut çözümleri önem taşıyor
Kamu kurumlarının asıl var olma sebebinin vatandaşlarına hizmet verme konusunda büyük bir esneklik ve ekonomi sağlaması olduğunu belirten Microsoft Türkiye Kamu Sektörü Satış Müdürü Erhan Yalçın, bulut çözümlerinin özellikle kuralların sürekli değişim gösterebileceği kamu alanında söz konusu kurumlara esneklik sağlaması açısından da büyük avantajlar sunduğunu vurguladı. Bu sayede kamu kurumları bir anda yaşanan bu değişimlerin sonrasında tüm yatırımlarında değişebilme esnekliğine sahip olduğunu belirten Yalçın şöyle konuştu: “Kamunun her yerde aynı bilişim seviyesini, kaliteyi, hizmet seviyesini verebilmesi gerektiği düşünüldüğünde de bulut en verimli çözüm olarak karşımıza çıkıyor. Çünkü bulut bilişimde projelerin üzerine bir şeyler eklemek çözümleri istenilen biçimde değiştirmek çok kolay. Kamu kurumlarının birbiriyle çalışabilirliğinin sağlanması açısından da bulut çok önemli çözümler sunuyor.”
