Karar çıkmayan toplantılara son: 6 şapkalı düşünce tekniği!
Karar alma süreci hayatımızın her aşamasında var. Satın alacağımız araba veya ev için, çalışacağımız şirket için, gideceğimiz tatil yeri için hep en iyi kararı vermeye çalışırız. Belki günlerce üzerinde düşünür artısını eksisini hep bir arada değerlendiririz. Ancak yine de bir türlü işin içinden çıkamayız. Özel hayatımızda olduğu kadar, iş hayatında da aynı durumları görmek mümkündür. Halbuki karar verme sürecine birazcık farklı yaklaşabilsek belki de hızlı ve en doğru kararı alabiliriz..
Bu konuda bir araştırma var mı bulamadım. Ancak araştırma yapılırsa iş hayatının ciddi bir adam-günü karar çıkmayan toplantılar ile geçtiği görülebilir sanıyorum. Şimdi güncel bir örnek ile giriş yapalım.
Sitemizin bir toplantısında olduğumuzu düşünelim ve odada bir kaç bloktan 10 katılımcı olduğunu varsayalım. Toplantıda da, yıllık bütçeden arta kalan paranın çevre düzenlemesine mi, binaların boyanmasına mı yoksa çocuklar için yeni bir parkın yapılmasına mı harcanacağının kararı verilecek olsun.. Yönetici “Ne yapalım komşular?” diye sorsun. Gelin konuşulanların birkaç tanesine kulak kabartalım :
Mehmet Amca : Bence bunların hiç birini yapmayalım aidatları azaltalım.
Ali Bey : Binaları boyatalım çünkü x markasında acayip bir kampanya var.
Hasan Bey : x markasını hiç sevmem.
Fatma Teyze : Çoluk çocuk oynasın park yapalım evladım. Çocuklara bu park az geliyor.
Hasan Bey : Yeni bir park yaparsak çocukların gürültüsünden hiç geçilmez.
Mehmet Amca : Aidatları azaltalım.
Sevda Hanım : Çevre düzenlemesi yapalım evlerimizin değeri artsın.
Ali Bey : Doğru çok doğru.
Hasan Bey : Şimdi çevre düzenlemesini yaparsak onun bakımı için aidatlar da artar.
Mehmet Amca : Aidatları azaltalımmm.
Toplantı sürer gider ve alınan karardan birçok katılımcı memnun olmaz. Çünkü toplantının bir sistematiği yok. Bir fikir üzerinde yeterince düşünülmeden başka bir fikir ortaya atılıyor. O fikri beğenmeyen birisi hemen karşı çıkıyor. Hasan bey her fikre muhalefet ediyor ve olaylara karamsar bakıyor. Bir başka deyişle fikirleri baltalıyor. Bu yaklaşımı nedeniyle diğer komşular fikirlerini söylemekten çekiniyor. Ortaya çıkan karar her ne olursa olsun kimse memnun kalmıyor.. Peki bu toplantı başka nasıl yapılır ve çok büyük bir çoğunluk memnun kalırdı? Cevap çok basit: Birlikte düşünerek. Yani 6 şapka modeli ile..
6 Şapka modeli bir konu üzerinde elimizde ne kadar bilgi olduğuna bakar, iyi yönlerini ve kötü yönlerini ortaya koyar, yeni fikirlere fırsat , hissiyata önem verir ve süreci kontrol eder.. 6 şapkanın ayrı ayrı rengi ve birer anlamı da var.
Beyaz Şapka : Bilgiye önem verir. Konuyla ilgili elimizde ne kadar bilgi var ortaya koyar. Bu şapkayı takan insanlar “Elimizdekilere bir bakalım”, “Mevcut durumda şöyle bir şey var” gibi cümleler kurar.
Kırmızı Şapka : Sezgilerin dikkate alındığı şapkadır. Bu şapkayı takan insanlar “Öyle zannediyorumki şöyle yaparsak, işin sonunda çok başarılı olacağız” cümlesini kullanırlar.
Sarı Şapka : Olayların iyi yönlerini , avantajlarını görür. “Çevre düzenlemesini yapalım, evlerimizin değeri artsın” derler.
Siyah Şapka : Karamsardır ve kötü yönleri, dezavantajları ortaya koyan şapkadır. “Çevre düzenlemesini yaparsak aidatları arttırırlar”, “Yeni park yaparsak çocukların gürültüsünden hiç geçilmez” gibi cümleler kullanırlar.
Yeşil Şapka : Yaratıcılık şapkasıdır. “Bir Fikrim Geldi” onların sloganlarıdır.
Mavi Şapka : Kontol şapkasıdır. Hangi şapkanın çıkarılıp hangisinin takılacağını karar verir. “Şimdi avantajlarını konuşalım”, “Peki bu fikrin dezavanlajları neler olabilir” gibi cümleler kullanırlar.
Bu yöntemin kritik başarı faktörü, her bir şapkanın katılımcılar tarafından aynı anda takılıyor olmasıdır. Herkes aynı anda aynı şeyi düşünür ise fikir birliğinin çıkması mümkün olabilir. Fikirlerin paylaşılması daha kolaylaşır. Toplantılardaki hep kaçındığımız çatışmaların önüne geçer. Karamsar insanların toplantıları baltalamasına izin vermez. IT proje yöneticilerinin bu yöntemi bilmesi ve gerektiğinde uygulaması projenin başarısı için kritik olabilir. Biraz daha ileri giderek, proje ekibi içindeki herkesin bu yöntemi biliyor olması çok büyük fayda sağlayabilir.
Toplantılarda bu yöntemi uygulayacak olan, yani mavi şapkayı takan toplantı yöneticisi veya proje yöneticisidir. Güncel tabir ile moderatördür. Toplantı sırasında “hadi kırmızıyı çıkaralım, sarıyı takalım!” diyemez ama bu işi tecrübesini kullanarak kullanıcıları yönlendirebilir. Konuyla ilgili daha derinlemesine bilgi isterseniz Edward De Bono'nun “6 Şapkalı Düşünme Tekniği” kitabını önerebilirim.
U.Sezer@brisa.com.tr
