Kritik dönemeç: Süreçlerin iyileştirilmesi
BT optimizasyonu; iş sürekliliğini, erişilebilirliliği, operasyonel kolaylığı ve son olarak da maliyetleri düşürmesi özellikleriyle kurumlar için teknolojiye değil işe odaklı, gelişim için teknolojiyi değil işi takip eden bilişim departmanları oluşturmayı mümkün kılıyor. Böylece kurum ile BT’nin aynı amaçları daha fazla paylaşması sağlanabiliyor.
BT optimizasyonu yapacak şirketlerin ilk önce kendi yapıları içinde bulunan BT yatırımlarının durumlarını tespit etmek durumunda olduklarına dikkat çeken Aybil Bilişim Genel Müdür Yardımcısı Vedat Doğanalp, “Daha sonra ihtiyaç belirleme süreci ile devam eden bir zaman planı dahilinde profesyonel ve kurumsal şirketlerden destek alarak yapacakları geçiş süreçlerini ve yapıdaki değişiklikleri belirlemeli ve süreç analizlerinin tamamlanmasından sonra şirket üretim süreçlerini aksatmayacak şekilde BT optimizasyonunu gerçekleştirmelidirler. Şirketlerde bulunan profesyonel BT yöneticileri bu uygulama süreçlerini en iyi şekilde organize etmelidirler. Burada önemli olan nokta bu yapının gerek maliyet azaltma, gerek yönetilebilirlik gerekse de kullanım kolaylığı açısından en üst seviyede tasarlanıyor olmasıdır” dedi.
Bimsa Sistem Mühendisi Cem Güneyli, kurumlarda etkin BT kullanımının sağlanabilmesi “için dikkat edilmesi gereken belli başlı noktaları şu şekilde özetledi:
İşletmeler, kurum içi kullanıcıların faydalanacağı Help Desk (Yardım Masası) uygulamalarını etkinleştirmeli, bu noktalara kolay erişim sağlamalıdır. Kurumlar bağımsız denetim firmaları ile anlaşarak, BT süreçlerine ilişkin kurmuş oldukları mekanizmanın kontrol ve denetimini bu firmalar üzerinden yapmalıdırlar. Oluşturulacak raporlar sayesinde daha sağlıklı ve doğru bir şekilde alınan kararlar, BT yönetiminin etkinliğini artıracaktır. Belirli sürelerle tekrarlanan erişilebilirlik raporlarının oluşturulabileceği bir altyapı kurulması, optimizasyonun sağlanması açısından önemli bir konudur. Kurum içi BT protokolleri ve süreçleri oluşturulmalıdır.
BT konusunda kalite ve endüstri standartlarının belirttiği gerekliliklerin sağlanması, bu alanda kurumların önemle ele alması gereken konulardan biridir.
Bu alanda büyük öneme sahip bir diğer konu ise bütünleştirme. BT tarafında kullanılan tüm araçlar arasında bütünleşme sağlanması ve yönetimsel bir portal oluşturulması BT süreçlerinde optimizasyon sağlayacaktır.”
Kritik nokta, analiz aşaması
En kritik noktayı, optimizasyon çalışmalarına başlamadan önce büyük resmi iyi analiz edebilmek olarak özetleyen Data Market Genel Müdürü Yardımcısı Fatih Cem Atalı, “Büyük resimdeki bileşenlerin birbiriyle olan bağlantısı optimizasyon süreçlerini önemli derecede etkileyebiliyor. İyi analiz edilmemiş ya da unutulmuş herhangi bir nokta süreçlerin yeniden tasarlanmasını gerektirebiliyor. Kurumlar günü kurtarmaya çalışmak yerine orta ve uzun vadeli çözümlere yönelmeli, sadece işin yapılması değil; nasıl yapıldığı da önemli olmalı. Mutlaka güncel teknolojiler incelenmeli ve kurum için faydalı olacak teknolojiler belirlenerek bu konulara yoğunlaşılmalı. Kurumlar kendi BT politikalarını ve süreçlerini belirleyerek, bunları taviz vermeden uygulamalı” dedi.
BT optimizasyonu sırasında öncelikle kurum kendi iç ve dış dinamiklerini iyi incelemeli, sadece kısa vadede ki iş yapısına göre değil orta ve uzun vadede ki iş dinamikleri ve stratejilerine göre en uygun kurguyu yapmaya özen göstermeli. Bu süreçte iş sürdürülebilirliğini sağlayan yeni teknolojilere adapte çözümlerin seçilmesi gerekitğini belirten Helyum Bilişim İş Geliştirme Müdürü Sinem Tirkeş, “Helyum Bilişim olarak BT Güvenliği odaklı bir şirket olduğumuz için BT optimizasyonu sırasında iş sürdürülebilirliğinin yanında BT güvenliğini sağlayan çözümlerinde yapıda bulunması, kullanılan yeni teknolojilere adapte güvenlik çözümlerinin tercih edilmesi de kritik noktalardandır. Günümüzde BT optimizasyonu konusu ister istemez mobiliteyi de gündeme getirmektedir. Artık çoğu şirket çalışanı mobil olarak her yerden erişebilirliği sağlayan teknolojileri yapılan BT optimizasyonlarıyla kullanmaktadır. Bu da ister istemez BT güvenlik kriterlerini ve sınırlarını da farklı bir boyuta taşımaktadır” şeklinde konuştu.
IBM Türk Sistemler ve Teknoloji Grubu Bölüm Müdürü Gürol Çolak ise bu konuda şunları söyledi:
“BT optimizasyonunda en kritik noktalardan biri yalnızca maliyetleri düşürme hedefiyle ilerlememektir. Kurumların akıllı bir dünyaya doğru adım atarken maliyet düşürmenin yanı sıra, sunulan BT hizmetlerinin geliştirilmesine ve risklerin yönetilmesine de aynı oranda önem vererek harekete geçmeleri gerekiyor.”
Başlangıç aşamasına dikkat
Üretkenliğin yerini, verimliliğe bıraktığı günümüz dünyasında şirketlerin maliyet avantajı sağlayan teknolojileri tercih ettiklerini belirten KoçSistem Sistem Yazılım ve Eğitim Satış Grup Yöneticisi Güney Seyhan, “Veri merkezi, İletişim ağları ve servis masası gibi daha yüksek maliyet gerektiren ortamlar, optimizasyonun başlayacağı ilk noktalardır.
BT Optimizasyonu’nda BT yöneticileri, ilk olarak proje süreçlerinin takibi ve onay mekanizmasının otomatik hale getirilmesine yarayan geniş kapsamlı yönetim araçları ile BT projelerinin stratejik anlamda bütçelenmesi ve kaynak planlamalarının yapılması konularını standartlaştırmalı ve otomatize etmeliler. Bu platformlar, yıl içerisinde talep edilen ve yapılmasına karar verilen projelerin bitimine kadar tüm süreç takibini yapar. Şirketin kullanacağı kaynakları ve yatırım geri dönüşlerini de otomatik olarak hesaplayıp projeler arasında stratejik olarak karşılaştırma yapabilme imkânını kullanıcılarına sağlar.
Diğer taraftan uygulama katmanında yazılım geliştirme süreçlerini opitimize etmek, kaliteli, performanslı, hatasız, güvenli ve yaşayan BT ortamlarını sağlıklı yönetebilmemizi sağlar. Bu katman, performans yönetimi ve proaktif kriz yönetimi gibi değişik çözümlere de gidebilir” dedi.
BT optimizasyonu yolculuğuna çıkan şirketlerin üç ana başlığa dikkat etmesi gerektiğini ifade eden Symantec Güneydoğu Avrupa ve Türkiye, Bölge Teknoloji Müdürü A. Burak Sadıç, şunları söyledi:
“Bunlardan birincisi bu optimizasyonun şirkete olan net mali faydasının belirlenmesi ki bu başlığı adreslemek diğer başlıklara göre nispeten daha kolay olacaktır. Bir sonraki başlık ise bu dönüşümün BT altyapısına olan etkisinin ölçülmesi. Optimizasyon sonucunda devreye alınacak yeni süreçlerin istenildiği şekilde çalışıp çalışmadığı anlaşılana kadar eski süreçler ve bu süreçleri destekleyen sistemlerin çalışırlığının sağlanması ve geçişin mümkün olduğunca kesintisiz olması gerekliliği de unutulmamalı. Son ama belki de en önemli başlık ise bu optimizasyonun organizasyona olan etkisi.
“İlk adım, stratejiyi belirlemektir”
“İş planları ile yönetimsel hedeflere ilişkin stratejilerin BT optimizasyonu yapılırken izlenecek stratejilerle paralellik göstermesi istenen bir durumdur” diyen Software AG Türkiye Başkan Yardımcısı Gökhan Arıksoy, bu konuda şunları söyledi:
“Bunun için de bilgi sistemi, bütçe ve satın alma süreçleri, iş takibinin yönetimi ile BT varlıklarının dökümantasyonunu gösteren bir envanter oluşturulmalıdır. Daha sonra, BT yatırımlarının getiri ve götürüsü hesaplanır; atıl donanımlarla yazılım yönetim süreçlerindeki aksaklıklar belirlenir. Tüm bunlar ışığında kurulan BT sisteminden alınan hizmetin, en etkin maliyetle gerçekleştirilmesine yoğunlaşılmalıdır. Bütün bu aşamaların etkin bir şekilde yönetilmesiyle, şirketler kendileri için en doğru BT sistemini oluşturmuş olurlar.”
“Muhataplar ortak çalışmalı”
Her işletmenin kendine özgü iş yapma modellerinin olması ile birlikte bulundukları sektör ve pazara göre dikkat etmeleri gereken noktalar da bulunduğunu belirten Proline Satış Direktörü Hayati Çakır, “Bu nedenle optimizasyon adımlarının bir kısmı standart olabilirken bir kısmı kuruma özel bir hal alabilir. Ancak BT yöneticilerinin özellikle dikkat etmeleri gereken nokta birlikte çalışılabilirlik kuralı olmalıdır. Birden fazla üretici ya da hizmet sağlayıcısı tarafından verilen ürünleri konsolide edebilecekleri bir yapı kurmaları, uzun vadede daha rahat karar almalarını ve maliyetlerini kontrol edebilmelerini sağlayacaktır. Bu aşamada birlikte çalışacakları ve BT optimizasyonunu kuracakları sistem bütünleştirici şirket ile iyi bir diyalog içerisinde olmaları en önemli etkendir. BT yöneticilerinin dikkat etmesi gereken diğer bir konu da belirlenmiş sertifikasyonların takip edilmesi, kazanılması ve korunmasıdır. BT, standartları olan bir konudur. Kurumların kendilerine uyan standartları ve sertifikasyonları belirleyip bu standartlara göre plan yapması BT yapılarını optimize ederek güçlenmelerine yardımcı olacaktır” dedi.
