Kullanıcı tabanlı içerik
İçeriğin üretimi esnasında, yapılan işe ve uzmanlık alanına göre çok farklı araçların ve dosya formatlarının kullanılması doğal bir süreç. Buna karşılık, içeriğin paylaşımı, dolaşımı ve arşivlenmesi aşamalarında standart bir doküman formatının kullanılması öneriliyor. İçeriğin platformdan bağımsız olarak izlenebilmesi ve uzun vadede teknolojik değişimlerden etkilenmeyecek şekilde korunabilmesinin bu sayede mümkün olacağını belirten Adobe Systems Akdeniz Ülkeleri Kurumsal Satış Müdürü Evren Arın, “Bir ISO standardı olan PDF, bu alanda başarısını kanıtlamış bir doküman formatıdır. PDF’in sunduğu ileri e-imza ve sayısal hak yönetimi özellikleri sayesinde, içeriğin bütünlüğünün ve özgünlüğünün korunması, içeriğe erişimin tüm doküman yaşam döngüsü boyunca kontrol edilebilmesi ve izlenebilmesi mümkündür” dedi.
Aksis Satış ve Pazarlama Koordinatörü Burak Müjdeci bu konuda şunları söyledi:
“Kurum içindeki departmanlarda üretilen ve ortak kullanıma sunulan dokümanların tek bir sunucu üzerindeki bilgi ve belge yönetimi yazılımıyla yönetilerek ve bu sunucu üzerinden bireylerin doküman yetki tanımları doğrultusunda dokümanlara erişimi sağlanabilmektedir.
Kuruma ait dokümanların tür veya içeriklerine göre sınıflandırılarak elektronik ortamda kurumsal içerik yönetimi sisteminde arşivlenmesi sırasında oluşturulan doküman sınıflarına verilen kullanıcı tabanlı giriş ve erişim yetkileriyle doküman bulma, yaratma, değiştirme, silme konumlandırma işlemlerinin tümü kontrol altında yapılabilmektedir. Yazılımdaki kayıt ve işlem izleme özellikleri sayesinde bulunan dokümana yapılacak erişimler loglanarak kayıt altına alınmaktadır.”
Kurulacak olan sistemde yetkilendirmenin başrolü oynadığını belirten Arşivist & Dizayn Genel Müdür Yardımcısı Seval Tokay, “Doğru yetkilendirmelerle ilk olarak kurum içinde hangi bilgilere kimlerin hangi seviyede ulaşabileceğini belirlemek gerekmektedir. Kullanıcılar yetkileri dâhilinde sistem üzerinden login olarak dosyaları görebilmeli, sunucudan ve dosya sisteminden doğrudan ulaşım olmamalıdır. Özel dokümanlar için erişim kontrol yetkileri olmalıdır” dedi.
Bu konuda en büyük zorluğun kurumun o güne kadar geliştirdiği alışkanlıkların yarattığı direnç olduğunu belirten BBS Genel Müdürü Bekir Alp Sayın, “Çünkü yıllarca kâğıt ve kalemle iş yapmaya alışmış olan kişiler, bilgisayarda açılan bir pencerede bir butona tık ederek o işini yürüyeceğine önce inanmıyor. Daha sonra ise, kendi öneminin azalacağı düşüncesine kapılıyor. Bu psikolojik direnç, bilgi ve doküman yönetimini elektronik ortama taşımaya çalışan kurumların karşısına çıkan en önemli engel oluyor. Ama artık günümüzde böyle değil. Teknoloji geliştikçe, bu alanda da çözüm üreten şirketlerin sayısı arttı. Dolayısıyla çözümlere sahip olma maliyetleri de düştü. Şirketlerin bu alanda yatırım yaparken en önce düşünmeleri gereken nokta, bu uygulamaların kullanılmasının farklı bir kurum kültürü getireceğidir. Dolayısıyla şirket çalışanlarının buna hazırlanması çok önemli bir ihtiyaç olmaktadır” şeklinde konuştu.
Doğru zaman, doğru sürat
Kullanıcı tarafından yaratılan belgenin içeriğine doğru zamanda ve hızla ulaşabilmenin öneminin altını çizen Bilişim Pazarlama ve Satış Müdürü İ. İlker Tabak, “İçerik ile belge künyesi uyumlu ve bütünleşik olmalıdır. Bunun için künye ve belge aynı ortamda saklanmalıdır. Aynı veritabanı içinde sunulmalıdır. Saklama ortamı, bilinenin dışında ayrı bir yöntem ve çabaya gerek duyulmadan, mevcut teknik olanaklar ile yedeklenebilmeli ve taşınır olmalıdır” dedi.
Birikim Otomasyon Sistemleri Satış Yöneticisi Aysel Çetintaş Tezcan, konu hakkında şu görüşlerini paylaştı:
“Kullanıcılar tarafından oluşturulan her türlü içeriğin, her formatta dosyanın, dokümansız kaydın ve bunlara ait metadataların güvenli bir şekilde sadece yetkisi olan kullanıcı ve kullanıcı grupları tarafından görüntülenmesi, değiştirilmesi, güncellenmesi güvenli ve verimli içerik paylaşımı için mutlaka gereklidir. Bu tür ürünlerde sık rastlanılmayan bir özellik olarak dosyanın kullanıcılara gösterilmesi sırasında tüm içeriğin kullanıcının bilgisayarına yüklenmeyip “streaming” özelliği ile kullanıcıya bu içeriğin sadece ihtiyacı olan kısmının gösterilmesi özellikle hacimli dosyalar söz konusu olduğunda büyük zaman tasarrufu sağlar.”
Kuruluşların faaliyetleri sırasında oluşturdukları her türlü bilgi ve belgenin doküman yönetim sistemleri üzerinden hizmete alındığından kaybolmadan sistem içinde arşivlenebildiğini belirten EES Genel Müdürü Haluk Safi, “Doküman yönetim sistemleri ile geliştirilen güvenlik altyapısı ile oluşturulan her türlü belgenin sistem içinde uzun süre korunması mümkün olabilmektedir” dedi.
Doküman yönetim sistemi kullanmadan yaratılan içeriğin tam anlamıyla korunmasının mümkün olmadığına değinen GGSoft Yazılım Genel Müdürü Tolga Eşiz, “İçeriğin kontrollü olarak paylaşılması ise ancak doküman yönetim sistemleri ile mümkün olmaktadır. İçeriğin yaratılma sürecinin her evresinde takip eden, doküman yönetim sistemi, yetkiler dâhilinde içeriğin dağıtımını ve erişimini de yönetir” şeklinde görüş belirtti.
Kurumsal yaygınlaşma sürüyor
Kurumlarda elektronik belge yönetim sistemlerine geçilmesiyle birlikte elektronik belgelerin güvenliği konusunun da oldukça önemli bir hal aldığına değinen Cybersoft Hypatia Grup Lideri Çağrı İnce, “Elektronik belgelerin güvenliği için öncelikle fiziksel güvenliğinin sağlanması gerekmektedir. Elektronik belgelerin tutulduğu sunucu bilgisayarlarının sadece yetkili kişilerin girebildiği sistem odalarında tutulması ile fiziksel güvenlik sağlanmalıdır. İkinci olarak donanım güvenliğinin sağlanması ve veri kaybının yaşamaması için sunucu bilgisayarlarında kullanılan diskler ve eğer belgeler başka disklerde tutuluyor ise bunlar düzenli olarak yedeklenmelidir. Yazılım güvenliği için, sunucu bilgisayarına ve disklere erişimin güvenlik duvarı ve bunun gibi yazılımlar ile kontrol edilerek sadece yetkili kişilerin erişimine olanak tanımalıdır” dedi.
Yetkilendirme çok önemli
Kurum içerisinde kullanılan doküman yönetim sistemlerinde yetkilendirmenin önemine değinen Datamarket Yazılım Çözümleri Uzmanı Emre Demirler, “Kimin hangi bilgiye, ne şekilde ulaşması gerektiğinin net şekilde ortaya konulması gerekmektedir. Yanlış bilginin yanlış kişilerin erişimine sunulması hem kurum hem de içerik sahibi açısından sıkıntı yaratabilir. Datamarket, Microsoft Sharepoint çözümleri ile kurum içerisinde yaratılan içeriğin, kişi ve takım bazında güvenli bir şekilde kullanılabilmesi ve bu içeriğe hızlı bir şekilde ulaşılabilmesini sağlamaktadır” dedi.
Yedekleme önemli
Yönetim sisteminin kullanılan altyapıya bağlı olarak arşivlenip yönetildiğini belirten Epson Türkiye Müşteri Hizmetleri Müdürü Ahmet Gürle, şunları söyledi:
“Çalışanlarda bu altyapının gerektirdiği şekliyle çözümler üretir. Bilginin korunması da bu altyapının bir parçasıdır. Gerekli yedekleme sunucuları yönetimin boyutuna bağlı olarak kurulabiliyor ve
özel güvenlik şifreleriyle erişim seviyeleri belirlenebiliyor.”
