Kurallara uyumdan çok daha fazlasını sunuyor
Birçok şirket verimliliklerini sürdürülebilir kılmanın yanında, dijital dönüşüm adına adımları da güçlendirmek için stratejik adımlar atıyor. e-Dönüşüm yelpazesi ise bu yolda hem bir fayda noktası hem de kamu ve reel sektör için başarı hikayesi.
Şirketler gerek dijital dönüşüm çalışmaları gerekse yasal gerekliliklere uyum zorunlulukları paralelinde e-Fatura, e-İmza gibi birbirini tamamlayan e-Dönüşüm uygulamalarını benimseyerek, kağıtsız ofis hedefini de bir nebze hayat geçiriyorlar. Özellikle pandemi döneminin etkisiyle bu dijital dönüşüm çalışmalarının hızının kesilmeyeceği, tersine, ‘yeni nomal’ paralelinde yenilenen ve gelişen ihtiyaçlar paralelinde gücünü koruyacağı herkesin hemfikir olduğu bir konu. Bu sürece kamu açısından bakıldığında ise bitmeyen problem kayıtdışına karşı finansal hareketlerin kayıt altına alınması, sahtekarlığı önleme konusunda da dijital araçlar şirketler açısından uyulması esas kurallar haline geldi. BTvizyon Dijital de 24 Eylül’de düzenlediği ‘e-Dönüşüm 2020’ dijital buluşmasında işte bu konuyu, e-Dönüşüm başlığında gelinen noktayı ve orta vadeli hedefleri, elde edilen faydaları katılımcılarıyla ele aldı. Açılışı yapan KPMG Türkiye Bilgi Sistemleri Yönetim Sistemi Bölüm Başkanı Sinem Cantürk, “E-Dönüşüm Dünyasında BT Eğitimi” başlıklı sunumuna Gelir İdaresi Başkanlığı’nın (GİB) e-Dönüşüm’ün amaçlarını tanımladığı bir cümle ile başladı: “Bu uygulamaya geçişteki temel amacımız; kağıt ortamdan elektronik ortama taşınmak, işlemlerin daha kısa sürede gerçekleştirilmesini sağlamak, kolaylaştırmak ve e-Dönüşüm’ün imkanlarından maksimum faydayı sağlamak”. GİB’in yayınladığı istatistiklere göre 2011-2016 yılları arasında 1.5 milyar TL’lik tasarruf söz konusu. “Bu noktada GİB’in dijital dönüşüm çalışmalarının son derece başarılı olduğunu ve ulaşmaya çalıştıkları hedefe doğru gittiklerini söyleyebiliriz” yorumunu yapan Sinem Cantürk’ün verdiği bilgiye göre, GİB tarafından çerçevesi çizilmiş iki mevzuat söz konusu. Bunlardan ilki e-Belge Özel Entegratörleri Bilgi Sistemleri Denetimi (ÖEBSD). İkincisi ise Güvenli Mobil Ödeme ve Elektronik Belge Yönetim Sistemi Denetimi (GMÖEBYSD). Sinem Cantürk, denetleyecek ve denetlenecek şirketlerden bu mevzuatlar çerçevesinde neler bekleneceğine konu başlıkları halinde değinerek şunları söyledi:
Mevzuatta üç temel değerlendirme var
“e-Belgelerin elektronik ortamda iletimi için GİB’in çizdiği üç alternatif var: GİB Web Portal, doğrudan entegrasyon ve özel entegrasyon yöntemi ile mükellefler için bağlantı sağlanabilir. ÖEBSD; özel entegratör lisansına sahip, akredite edilmiş kuruluşlar için tanıtılan bir denetim ve sadece bu şirketleri ilgilendiren bir mevzuat. Bu mevzuatı GİB, 19 Kasım 2019 tarihinde yayınladı. Bu tarihten itibaren özel entegratörlük başvurusu yapılması ihtimalinde şirketlerin bilgi sistemleri denetimini de yaptırmaları, raporu almaları, GİB’e yapacakları başvuruda bu raporu da koymaları gerekiyor. Bu tarihten önceki başvurular ya da alınmış akreditasyonlar için de bir uyum süresi belirlendi. O da 2020’nin sene sonu. Mevzuatta üç temel değerlendirme var. Bunlar; uluslararası sertifikasyon, sızma testi ve BİS, sistem ve güvenlik. Denetimlerde bu üç değerlendirme sınıfına GİB, yüzde 70 uyumluluk bekliyor. Her bir değerleme yüzde 70 uyumluluğun yanı sıra genelde de yüzde 80’lik bir uyum şartı bekleniyor. GİB’in mevzuatı, denetimleri yapmaya kimlerin yetkili olduğunu da tanımlamış durumda. Türkiye’de söz konusu yönetmeliğe göre yetkilendirilmiş şirketler var. Bu şirketlerin birinden bu hizmetin alınması mecbur tutulmuş durumda. Finans sektöründe BDDK, Merkez Bankası, SPK’nın BT denetimi çerçevesinde çıkardığı yoğun denetimler yapıyoruz. Mevzuatın onlardan farklılaştığı noktada 3 konu meydana geliyor. Bir tanesi; 208 hedefin 91’i hizmet yazılımına odaklanmış durumda. Bu bağlamda temel bilgi sistemleri denetiminin yanında yazılım kontrollerine ağırlık verildiğini ve sektöre GİB tarafından hizmet yazılımına bir standart getirilmeye çalıştığını görüyoruz. Bizim alışık olduğumuz tarz; bulgulara ilişkin risk değerlendirmesidir. Uyumluluk oranı değil, öne çıkan bulguların olup olmadığına bakarız. İkinci olarak; GİB’in beklentisinin bu yönde olmadığını, sektörü ortalama bir olgunluk seviyesine getirmeye çalıştığını ve bu uyumluluğun yeterli olduğunu gözlemliyoruz. Öte yandan, yeni sistem ile birlikte mükellefler için ödeme kaydedici cihazlara ihtiyaç duymadan mali belgeleri elektronik ortamda düzenleme avantajını elde edebiliyoruz. Kuruluşlar herhangi bir mobil cihaza yüklenen güvenli mali uygulamayla nakit, çek-senet, EFT gibi finansal işlemlerini gerçekleştirebilecekler. Müşteriden ödemenin alınmasının ardından, uygulamadaki özel entegratörler vasıtasıyla e-posta, SMS yoluyla müşteriye iletebilecekler.”
Akış tasarımı yapmanın hızlı ve pratik yolu
PaperWork Kurumsal Satış Yöneticisi Elif Gökçe Akıncı, “Süreçlerin Dijital Dönüşümü” başlıklı konuşmasında süreçler ve doküman yönetimi odaklı bilgiler paylaşırken, müşterilere sağlanması gereken desteklere, bunların firmalara sağladığı avantajlara değindi. Dijital dönüşümün akıllı bir şekilde yapılması çok önemli ve bu amaçla etkin olarak kullanılan birçok sistem var. Önemli olan ise bunları bir arada tutabilmek, kullanabilmek ve entegrasyonlarını doğru bir şekilde yapabilmek. “PaperWork’te iş akışlarını yönetirken aynı zamanda doküman yönetimlerinizi yapabiliyorsunuz. Bu, çalışanlara zaman kazandırıyor. Dokümanların kime, hangi departmana gittiğini görebiliyorsunuz ve bu dokümanlara belirli yetkiler sağlayabiliyorsunuz” bilgisini paylaşan Elif Gökçe Akıncı, şu bilgiye dikkat çekti: “Şirketimiz değişim kültürü üzerine oturdu ve 20 yıldır PaperWork üzerinde çalışıyoruz. Tüm geliştirmelerimizi, gelişim noktasında PaperWork üzerinde deneyimleyip sisteme entegre ediyoruz.”
Akıncı’ya göre, önemli olan konu şirket içerisindeki eksik noktayı bulabilmek ve PaperWork, bu eksik noktayı tamamlıyor. “Kendine kendine yeten müşteriler yaratmaya çalışıyoruz. PaperWork’te “sürükle-bırak” ile çok kolay bir şekilde akış tasarımı yapabiliyorsunuz” detayını paylaşan Akıncı, şöyle devam etti:
“Gelişmiş form tasarım aracı ile birlikte “sürükle-bırak” kullanarak formları tasarlayıp, doğru formları ilgili departmanlardaki kişilere ilettiğinizde, günün sonunda doğru raporlamayı alabiliyorsunuz. Kodlamayı sıfıra indirgemeye çalıştık. Hiç kodlama kullanmadan mevcut ERP’lerinizle kolay entegrasyon sağlayabiliyorsunuz. Kendi kendine yeten müşteriler için de “Baykuş Akademi”yi kurduk. Her ay düzenli olarak ücretsiz eğitimler düzenleniyor. Birebir sınıf eğitimleri bu dönemde uzaktan devam ediyor. Evlerde çalıştığımız dönemde sahada çalışanı bulunan birçok firma da mevcut. Bu yüzden biz onay vermenin birçok yolunu geliştirdik. Telefonunuzdaki uygulamanız aracılığıyla PaperWork’teki iş süreçlerinizi takip edip, doküman ekleyip akışı devam ettirebiliyorsunuz. Akışı oluşturmanız, ölçümleme yapmanızın ardından tasarım aracına girerek, örneğin KPI noktalarını belirlediğiniz zaman akış o noktadan devam ediyor. Son kullanıcı ekranı açtığı zaman ilk olarak akıllı görev kutusunda kendisine gelen işleri, bekleyen iş yükünü, hangi işlerin daha hızlı yapılması gerektiğini görebiliyor. Bu da kullanıcıların hangi işlere öncelik vermesi gerektiğine dair bir ön bilgilendirme sunuyor. Bu akışların, elektronik raporlamaların asıl amaçlarından biri ölçümleme yapabilmek. Kimin ne kadar iş yaptığı, sorunlu noktaların nerede olduğu, ekibin eğitime ihtiyaç duyup duymadığı sorularının cevaplarını bu sistemle alabiliyorsunuz. Doğru bir raporlama yöntemi ile ölçtüğünüz noktalardaki yönetiminiz daha kolay oluyor. PaperWork üzerinden yapacağınız yetkilendirmelerle kimin hangi belgeleri görebileceği, ne tür değişiklikler yapabileceği gibi yetkilendirmeleri doküman yönetimi sistemi üzerinden yapabiliyorsunuz. Doküman yönetimi, güçlü bir arama motoruna sahip. Bu da zaman kazanmanızı ve kimin, hangi noktada bir değişiklik yaptığını görmenizi sağlıyor. Kontrolü elinize alarak, kimseye bağımlı kalmadan dijital dönüşüm sürecinde kaynakları verimli kullanıp “Gelin beraber dönüşelim” diyoruz.”
‘Problem çözücü’ olan kazanır
Panel öncesi son sunumu VBT Bilgi Teknolojileri Genel Müdür Yardımcısı Mümin Sürer, “E-Dönüşüm Uygulamalarında Süreç Kalitesi” başlığında yaptı. e-Fatura entegratör sayısını, kayıtlı mükellef sayısını paylaşarak, “Bir özel entegratöre düşen mükellef sayısı ortalama 2 bin 346” hesabını yapan Mümin Sürer, “Denetlemenin gelmesinin ardında özel entegratör sayısı çok ciddi şekilde düşecek” beklentisini dile getirdi. Mümin Sürer şöyle devam etti:
“Her kullanıcının işi acil. Gerek GİB, gerek entegratör, gerek ERP tarafında herhangi bir kesinti telefonlarımızın kilitlenmesine, onlarca mesaj ile karşılaşmamıza neden oluyor. Bizim temel işlevlerimizden biri destek ve kullanıcı sorunlarını çözebilmek. İyi bir hizmet; çözüm üretebilmekten geçiyor. Artık “Problem Çözücü” şeklinde bir unvan oluşmaya başladı. Arkasında çok farklı bileşenlerin olduğu süreçlerden bahsediyoruz. Mevzuatı, süreci bilmesi, tekniğinin çok iyi olması lazım. İyi bir çözüm sunmak noktasında tüm bunları bilen insanlara ihtiyacımız oluyor. Burada arkadaşların analitik zekaya sahip olmaları, en az 3-5 aylık eğitim süreçlerinden geçmeleri gerekiyor. Destek ekibini çok uzun yıllar, sağlam bir şekilde tutmak da önemli. İyi bir hizmetin ilk kuralı; ulaşılabilirlik. GİB, çok büyük bir ekosistem yarattı. Biz de onların iş ortağı gibi çalışıyoruz. Mevzuat ve güvenilirlik açısından farklı bir sorumluluğumuz da var. İkinci konu; güçlü iletişime sahip arkadaşlarımızın olması lazım. Uzmanlık gerektiren birçok konuyu müşteriyi kırmadan anlatarak süreçleri sonuçlandırmamız gerekiyor. Nihayetinde iyi bir hizmet çözüm üretebilmekten geçiyor, çözüm üretebilmek de önce ulaşılabilir, sonrasında güçlü bir iletişime sahip olmaktan geçiyor. Teknik personellerinizin çok uzman olması şart.”
Kurumsal Dönüşüm Platformu Koordinatörü Göker Sarp’ın yönettiği panel, “E-Dönüşüm ve Şirketlere Faydası” başlığında İşNet E-Dönüşüm Hizmetleri Müdürü Ayhan Akyüz, World Medicine Finans Müdürü Emre Hazırcı, E-Logo Satış Müdürü Mert Ilgın ve Serdar Plastik Finans ve Muhasebe Müdürü Yusuf İbik’i bir araya getirdi. E-dönüşümde gelinen son nokta, mevcutta kullanılan belgeler, şirketlerin elde ettikleri faydalar ve kaçınılmaz olarak pandemi sürecine etkisi ele alındı. Pazarda aktif olarak kullanılan e-Fatura, e-Arşiv Fatura, e-İrsaliye, e-Defter, e-Serbest Meslek Tahsil Makbuzu, e-Müstahsil Makbuzuna dikkat çeken panelistlerin vurguladığı üzere, bu e-Devlet ürünlerine zorunlu olmadığı halde gönüllü olarak geçenleri de çok. Panelistlerin dikkat çektiği gibi, e-Dönüşüm süreçlerine geçiş zorunluluktan öte, birçok açıdan fayda demek. Doğru çözüm ortakları, yani entegratörlerle işbirliği ve danışmanlık desteği ise burada belirleyici bir faktör.
