Kurum içinde iş zekâsı kültürü de oluşmalı

İş zekâsı çözümlerinin şirketlerin diğer bilgi sistemleri ile bütünleşik çalışıp uzun vadeli stratejilerini belirlerken ihtiyaç duydukları bilgilere tek bir kaynaktan ulaşabilmelerini sağladığını anlatan İnnova İş Çözümleri Grup Yöneticisi Feyza Narlı Güleç, İnnova olarak İş Zekâsı çözümleri geliştirirken ihtiyaç duyulan bilgilerin nasıl sınıflandırIlacağını, hangi kriterlerle karşılaştırılacaklarını ve detay miktarını şirketlerin yönetim kademesi ile ortak bir çalışma doğrultusunda belirlediklerini söyledi.
Inveon Yönetici Ortağı Yomi Kastroya göre, şirketin iş zekâsı uygulamalarını hayata geçirebilmesi için birçok ön şart bulunmakta. Öncelikle, temel iş süreçlerinin; ERP, CRM, üretim planlama ya da iş akışı uygulamaları yardımıyla yürütülmesi ve bu sistemlerde şirket açısından anlam ifade eden verilerin sistematik olarak oluşması gerekiyor.
“İş zekâsı projeleri, bir kurumun iş birimlerini ve teknik birimlerini kapsayan, kurumun bütününe hitap eden projelerdir. Kurum içerisindeki farklı beklentileri, farklı iş ihtiyaçlarını karşılaması beklenmektedir. Bu nedenle de, kapsamı gün geçtikçe genişleyen, kontrol edilemeyen projelere dönüşme ve başarısızlığa uğrama riski büyüktür” diyen KoçSistem İş Çözümleri Uygulama ve Entegrasyon Grubu Yöneticisi Müjde Işım, bunun önüne geçilmesi için, öncelikle, kurum ihtiyaçlarının iyi analiz edilmesi, bu ihtiyaçları karşılayabilecek doğru çözümün kullanılması, kurumun teknolojik altyapısının göz önünde bulundurulması gerektiğini ifade etti. Bundan 5 yıl önce raporlama odaklı mimariler popülerdi. Ancak geldiğimiz noktada kurumların “tahminleme”, “veri madenciliği”, “müşteri odaklılık”, “kampanya yönetimi” gibi IZ bileşenlerini mevcut mimarilerindeki veritabanı çözümleri ile karşılamaları mümkün olmayınca yatırımlarını yeniden gözden geçirmeye başladıklarını gözlemliyoruz. Teradata Genel Müdürü Murat Yılmaz, bu noktada analitik veritabanlarının sonuca ulaşmak için performansları/yeteneklerinden dolayı tercih edildiğini tüm dünyada gördüklerini söyledi. Yılmaz, “Günümüz ortamlarında başarılı olabilmenin, performanslı olabilmenin yolu gerçek zamanlı da dahil olmak üzere tüm verilerin konsolide edilmiş tek bir analitik platformdan hizmet vermesinden geçiyor. Şirketler öncelikle yatırım yapmak istediklerinde iş zekâsı hizmeti sağlayan kurumlardan öncelikle bunu talep etmeliler” dedi.
Software AG webMethods Teknoloji Birimi Müdürü Yalkın Yanık’a göre, iş zekâsı projelerinde sürekliliğin artarak değer yaratmanın başarılması, toplanan verinin anlamlı bilgiye dönüşme yaşam döngüsü içerisinde kurumsal süreç ve olaylarla olan bağlamın görünür kılınması ile mümkün. Yanık, şöyle bir benzetme yapıyor: “Süreçleri bir kurumun kasları kurumu da belli bir spor alanında başarıya ulaşmaya çalışan bir sporcu olarak düşünelim. Hangi kasların stratejik ve taktik açıdan ne kadar çalıştırılacağı, nerede aksadığı ve nasıl beslenmesi gerektiği gibi cevapları bulmadan ne kadar hızlı koşulduğunun pek bir önemi olmayacaktır. Kök sebep ve değere inmek için daha çok boyutlu düşünmek zorundayız. O yüzden bu gerçeği göz ardı etmeyen kurumların iş zekâsı yatırımlarında sürdürülebilir bir fayda modeli oluşturmaları çok daha mümkün görünmekte” şeklinde konuştu.
İş birimlerinin projeleri sahiplenmeleri, ne istediklerini bilmeleri ve isteklerinin makul olup olmadığı konusunda iş zekâsı uzmanlarının görüşlerini almaları önem arz ediyor. Obase Genel Müdürü Bülent Dal, iş zekâsı uygulamalarının en önemli başarı göstergesi olarak iş kullanıcılarının günlük ve stratejik kararlarını alırken iş zekâsı altyapısından ne kadar fazla faydalandığını gösterdi. Dal’a göre, başarının arkasındaki en önemli problem tutarlı verilerin olmaması. Halen birçok işletmede sattıkları ürünlerin ve hizmet verdikleri müşterilerin verileri ya eksik, ya tekrarlı ya da aynı standartta tutulmuyor durumda. Aynı müşteri ve ürünler üzerinde işbirliği yaptığı şirketlerdeki veriler büyük çoğunlukta farklı. Dolayısıyla İş zekâsı ve veriambarı projelerinde ana tanım verilerini oluşturan ürün, müşteri, nokta, kontrat, muhasebe hesap tanımı, personel bilgileri farklı sistemlerde farklı içerik, doğruluk ve zenginlikte yer almakta. Ana veri dediğimiz bu verilerin tek bir yerde olduğunu varsayarak bütünleştirilmesi projelerde doğru bilgiler ile çalışılmasını garanti altına almak için en önemli ihtiyaç.
BI Technology Çözüm Mimarı Emre Çabuk,  bugün iş zekâsında herkesin bildiği teknolojik ve proje  yönetimsel birçok masaya yatırılırken, son zamanlarda yerel kültürün de çok önemli bir etken olduğunun yoğun olarak tartışıldığını söyledi.  Çabuk’a göre, istatistiklerle başarılı proje sayısının az olduğunun ispatlandığı sektörde, başarılı olanların arasındaki ortak özellikler de zaten çok açık. Sponsor desteği, iyi bir proje yönetimi, gerekli teknik kaynak ve bilgi birikimi gibi. Yerel kültürün de önemi büyük, hatta kurumun kendine özgü kültür yapısı bazen başlı başına başarı kriter olabiliyor. İş zekâsı projelerinde maliyet baskısı başarısızlığın genelde önde gelen nedenlerinden bir tanesi; nitekim sadece araçların ya da teknolojinin alınması değil konu. Bu yüzdendir ki Türkiye’de sürekli gözardı edilmiş olan konulardan yatırımların geri dönüşüm oranı (ROI), toplam sahip olma maliyeti (TCO) ve pazar ve kullanıcıya en hızlı cevap verebilme yetkinliği gibi iş zekâsının ISO standartları gibi kabul edilen performans göstergelerinin artık hayata geçirilmesi gerekiyor. Nitekim bunlar çok sağlıklı bir şekilde yönetimin ve sponsorların önüne konulduğunda, ilave yatırım desteklerinin gelmesi içten bile değil.
Bilgiye erişimin tüm kurum çalışanlarına yaygınlaştırılması gelişmiş iş zekâsı uygulamalarının en temel halkasını oluşturduğuna değinen IFS Satış ve Pazarlama Direktörü Ergin Öztürk, arka planda çalışan uygulamalardan sağlanan ham verinin Excel gibi geniş data setlerini analiz edebilen verimlilik yazılımlarında değerlendirilmesinin kurum çalışanlarına bilgiyi yeniden üretme olanağı sunduğunu belirtti. Öztürk, “Böylece tabana yayılmış bir bilgi üretimi her departmanda ve iş sürecinde yerel iyileştirmelerin yolunu açarken, mevcut fırsatların da değerlendirilmesini sağlıyor. Endüstri standartlarına uygunluk, uygulamalar arasındaki uyumluluk ve bütünleştirme yeteneği gibi birçok ihtiyaç nedeniyle kapsamlı iş zekâsı yatırımlarına uzun bir analiz sonucu sonunda karar verilmesi uygun oluyor” şeklinde konuştu.

Üst yönetimin desteği alınmalı

HP İş Zekâsı Çözümleri Proje Yöneticisi Murat Özgül, bir proje uygulanırken iş kullanıcısı temsilcilerinin projeye katılımını sağlamak ve üst yönetimin desteğini almanın önemine dikkat çekti. Özgül, şöyle konuştu: “Bunun için de iş geliştirme stratejilerinin fizibilitesini yapacak doğru iş ve işletim bilgilerinin elde edilmesi gerekiyor. İşte iş zekâsı bu noktada devreye girerek istatistik, yöneticilere analiz ve tablolarla projenin durumu ve etkisiyle ilgili doğru bilgileri sağlıyor. Aksi takdirde ortaya yalnızca teknik kaygılarla hazırlanan kullanışsız bir sistem ortaya çıkıyor ve büyük emek harcanarak para yatırılan böyle bir sistemi kullanıcıların desteğiyle yaygınlaştırmak mümkün olmuyor. Ayrıca, bu tarz projelerin uygulanmasında veri kalitesini artırmak da çok önemli bir ihtiyaç olarak ortaya çıkıyor. Kullanıcıların verilerin yetersiz veya hatalı olması sebebiyle sisteme güvenmemesi, sistemin benimsenmesini önlüyor projeden beklentilerin karşılanmasını engelliyor. Bu hususlara dikkat edildiğinde iş zekâsından yeni BT sistemlerinin kurulması aşamasında da en iyi şekilde faydalanmak mümkün oluyor”

Cevaplanması gereken sorular

Bimsa Çözüm Yöneticisi Yeliz Korkmaz’a göre, iş zekâsı uygulamalarına başlamadan önce aşağıdaki soruların cevaplarını tüm işletme genelinde vermek gerekiyor. Bu sorular şöyle; Sistemden sonuçta ne çıktısı bekliyorum? Klasik raporlarımla karşılaştırdığımda bu sistemlerin artısı ne olacak? Çıktı olarak elime alacaklarım ile neler yapabilirim? Mevcut iş zekâsı sistemi yürütülürken dikkat edilmesi gereken iki nokta ise şu; Fiziksel olarak depolanan verilerin dışındaki bazı verilerin de toplanması ve bu verilerin toplanabilmesi için doğru aktarım ortamlarının oluşturulması gerekir. Hantal sistemlerin yerine çevik sistemleri hayata geçirerek değerli verileri işletme faydası için kullanabilir hale gelirsiniz. Çevik bir sistemin kurulabilmesi için öncelikle almak istenen sonuç belirlenmeli. Mevcut süreçler düşünülerek sistem kurulması da bir yöntemdir. İşletme içi süreç değişimleri süreklidir. İş zekâsı sistemleri tüm işletmeyi birleştirdiği için her değişimden etkilenmektedir. Bu sayede değişimleri göz önünde bulunduran, güvenilir raporlara kavuşulur.