Kuruma özgü modeller itinayla hazırlanır

Ne bina, ne arsa, ne hammaddelere rahat erişim, ne araç filosu, ne kasadaki parası… Her sektörde hangi ölçekte olursa olsun tüm şirketlerin en kıymetli varlığı, yıllar içinde biriktirdiği, gelecek yıllar için kullanacağı bilgisi.

Şirketlerde bu konuda bir farkındalık gelişimi olduğu açıkça ortada. Bunun bir sebebi sektörel zorunluluklar ve rekabet avantajı elde etme isteği, bazı noktalarda kamunun düzenlemeleri, bir tarafta da bireysel olarak mobil cihaz yetkinliğinin gelişmesi sonucu ‘elektronik bilgi ve belge yönetim sistemi’ aşinalığının artması.
Bilgi ve doküman yönetim sistemlerinde ‘herkese uyan hesaplı bir model’ yok. Bunun yerine şirketin kendini, bilgisini tanıması, bu bilgiye ihtiyaç seviyesini ölçmesi, iş birimlerinin bilgiye erişim ve bu bilgiyi değerlendirme yöntemlerini sınıflandırması gibi ‘kuruma özel’ bir model ortaya çıkartması şart. Esas verim de ancak bu şekilde ortaya çıkabiliyor.
Dediğimiz gibi, olay evrak dizini, kağıt yığınından çok daha fazlası. Doküman yönetim sistemi, iş akışlarının ve süreçlerinin de yönetimi demek. Bir tarafta da büyük veri gerçeğini yönetebilme yetkinliği, gerekli hallerde bulut bilişim kullanımı, mobile uygun bir bilgi arşiv sistemi, kategorizasyon ile edinilen hız gibi faktörler de var. İşte tüm bunlar, şirketlerin raf raf dosyalar arasında kaybolmasını önlüyor. Zorlu rekabetin yanında, müşteri beklentilerinin de yüksek olduğu, her çalışanın önünde muhtelif elektronik cihazların bulunduğu, işin ve süreçlerin temposunun bu denli hızlı olduğu bir ortamda konvansiyonel süreçlerle, belge tabanlı yaklaşımlarla başarılı olmanın, müşteri odaklı ve üretken olmanın pek mümkün olmadığı açıkça ortada.