Kurumsal dönüşümden beklentileriniz neler?
Hem ERP’nin de bu beklentilere karşılık verebilmesi, hem de kurumlardaki projelerin başarıya ulaşabilmesi için proje ekiplerinin üstlerine düşen görevleri layıkıyla yerine getirmesi elzemdir. ERP projelerinde başarıya ulaşabilmeniz için deneyimleri tek çatı altında birleştirerek, başarıya giden yolları sizler için özetleyeceğiz.
ERP Komitesi ve Kurumsal Dönüşüm Platformu Koordinatörü M.Göker Sarp
Yazılardaki deneyimler, öneriler, örnekler ve öngörüler bir bütün olarak ele alınmalı ve içerdiği uyarı ve tedbirlere dikkat edilmeli, ilgili olarak önerilen bütün diğer yollar göz önünde bulundurularak uygulanmalıdır. Yazılar esas olarak ERP (Kurumsal kaynak planlama) ve kurumsal dönüşüm adayı olan kurumlara yönelik hazırlanmıştır.
ERP sistemine geçmenizin zamanı geldi mi?
Çeşitli verilere göre, ülkemizde yaklaşık 2 milyon sermaye şirketi bulunuyor, bu şirketlerin de yüzde 90’dan fazlası küçük ve orta ölçekli aile şirketlerinden oluşuyor. Dolayısla aile şirketlerinin ülke ekonomimizdeki önemi büyük.
Giderek zorlaşan rekabet koşulları ve kurumsallaşamama gibi nedenler Türk şirketlerin yaşam süresini giderek kısaltıyor. Dünya Bankası’nın verilerine göre Türk şirketlerinin ortalama yaşı 34. İkinci nesle geçebilen şirketlerin oranı yüzde 30’lar civarında, üçüncü nesle geçen şirketlerin oranı ise daha da az ve yüzde 5’lerin altında.
“Ancak, Türkiye’nin potansiyeli oldukça yüksek; Türkiye, otomotiv üretiminde 15’inci sırada ve inşaat sektöründe dünyanın önde gelen yüklenicileri arasında yer alıyor.”
Aile şirketlerinin başlıca yok olma nedenleri; hem profesyonel hem de geleneksel yönetim anlayışını bir arada yürütmeye çalışmalarıdır.
Aslında şirket, kurucusunun girişim zekası ve liderlik becerileri ile hızlı bir gelişim ve büyüme göstererek birer başarı öyküsüne dönüşürken, şirketin uzun ömürlü olması için, iş yapış biçimi belirlenmeli, şirket anayasası tesis edilmeli, gelecek nesillerin yönetimde nasıl görev alacakları belirlenmeli ve onları çok önceden yetiştirmeye başlanmalıdır.
Ancak tüm bunlarla da asla yetinilmemelidir…
Çünkü organizasyonlar ne kadar mükemmel olurlarsa olsunlar, kendilerinden daha hızlı değişen rekabetin etkisi karşısında varlıklarını sürdürmek için değişime ihtiyaç duymaktadır.
Ancak değişim projeleri de, görev ve yetki tanımlarının değiştirildiği dönemde kesintiye uğramaktadır.Bu engelin aşılmasının tek yolu, şirket üst yönetiminin değişim ile ilgili kararlılığı ve sürekliliğidir.
Değişimin amacı, sistemin bireysel etkenlerden uzak ve iş yapış şekillerinin sistematik olmasının sağlanmasıdır. Değişimin bu gereksinimleri karşılayabilmek için esnek ve kurumun beklentilerine uyum sağlayabilecek bir ERP (Kurumsal Kaynak Planlama Yazılımı) kullanılması elzemdir.
Kurduğunuz veya yönettiğiniz işiniz genişledikçe, operasyonlarınızın karmaşıklığı da onunla birlikte artar. Belirli bir süre sonra belki de artık deponuzda ne kadar stoğunuz olduğu yönünde doğru bir tahminde bulunamayabilirsiniz yada hem müşteri memnuniyetini hem de işinizi sürdürmek gittikçe zorlaşır.
Eğer şirketinizde her biri, bir birinden bağımsız çeşitli sistemleri çalıştırıyor, herkes bilgilerini Excel de ayrı ayrı tablolarda tutuyor, muhasebe için ayrı, müşteri siparişleri için ayrı, iş emirleri için ayrı bir sistem kullanıyorsanız, bunlar, ERP sistemini düşünmenizin zamanının yaklaştığını gösterir.
ERP, bilgilerin tekrar tekrar yeniden girilmesini gerektirmeyen, doğru ve gerçek zamanlı bilgi veren, personelizin daha verimli çalışmasını sağlayan ve tüm iş süreçlerinizin entegre olarak tek bir kaynaktan yönetilmesini sağlayan bir sistemdir.
ERP, elle yapılan bir çok işlemi azalttığı gibi çok fazla zaman harcanan farklı sistemlere girişi de ortadan kaldırır, verimli olmak bir kenara, kullanıcı hatalarını da engeller.
Bir ERP çözümü, her küçük işletme için doğru olmasa da, belirli bir büyüklüğe ulaştığınızda her girişimci için düşünülmesi gereken bir şey haline geliyor.
Bu büyüklüğe eriştiğinizde de ERP kullanmıyor olursanız: Müşterilerinizi olması gerektiği kadar mutlu edemezsiniz. Stok yönetimi bu tür şirketlerin karşılaştığı büyük zorluklardan sadece biridir. Satış, stok ve müşteri bilgileri ayrı ayrı tutulduğunda, aksiliklere ve dolayısyla mutsuz müşterilere yol açar.
Örneğin, belirli bir ürün tükendi ve satış temsilcilerinizin bu konuda bilgisi yok ise veya satış temsilcileri mevcut sipariş hakkında müşterilere cevap vermek için üretimi arıyorsa ERP düşünme zamanınız çoktan gelmiştir.
İşinizle ilgili kritik verilerinizin farklı lokasyonlarda bulunması nedeniyle güvenliğini sağlayamayabilirsiniz ve bir güvenlik ihlali olursa da bilemiyor olabilirsiniz. Verileriniz güvence altında mı? Kimler, hangi bilgilere erişebilir? Eğer bu basit sorulara cevap veremiyorsanız, artık bir ERP çözümü sizin için kesinlikle gereklidir.
Sipariş sisteminiz, müşteri adına veya sipariş numarasına göre siparişlerinizi izler. Eğer müşteriniz sipariş sisteminizde yineleniyor veya siparişiniz ile aynı sistemde değilse satıcınız da bu bilgilere erişmek veya müşteri bilgilerini girmek için iki sistem kullanmak zorunda kalıyorsa ve her sistemden çektiği bilgiler eşleşmiyorsa, artık bir ERP çözümü sizin için kesinlikle gereklidir.
Eğer ERP çözümü yerine, şirketinizde her departmanın farklı farklı kullandığı sistemlerle devam etmeyi tercih ederseniz….
Şirketinizin genelindeki farklı farklı sistemleri yönetmek en parlak Bilgi Teknolojileri departmanı için bile sorun olabilir: Özelleştirmeler, mevcut yazılımların bakımı, yazılım versiyonlarının yükseltilmesi (upgrade) ve bu sistemleri ile entegre çalışan sistemlerin yönetilmesi sizin için inanılmaz masraflı olacak ve veri hataları olasılığı da artacaktır. Bu şekildeki bir bilgi teknolojileri altyapısı karmaşıklaşan işinizi daha da karmaşık hale getirir.
Günümüzde yaşanan rekabet koşullarında iş ihtiyaçlarınız değiştikçe de bilgi teknolojileri departmanının bu değişim karşısında hızla aksiyon alması ve kesintisiz hizmetlerini sürdürmesi beklenir. Bu değişime ayak uyduramazlarsa şirketiniz organizasyonel esneklik ve sektörel rekabetten ödün vermek zorunda kalacaktır.
