Kurumsal fayda ön planda
Kurumlar ihtiyaç duydukları bilgilerin çoğunu eğer ulaşabiliyorlarsa kendi geçmişlerinde daha önce ürettikleri bilgileri de bulabileceklerinin altını çizen Arşivist & Dizayn Genel Müdür Yardımcısı Seval Tokay, “Ancak ulaşılamayan bilgiler yüzünden aynı işi tekrar tekrar yapmak kaçınılmazdır. Kurumun doğru analiz edilmesiyle oluşturulan ve ihtiyaçları karşılayabilen bir bilgi ve doküman yönetimi sistemi sayesinde kişiler ihtiyaç duydukları bilgi ve belgeye çok hızlı bir şekilde ulaşır ve gerekli bilgileri yeniden oluşturmak zorunda kalmazlar. Kurumlar sistemli bir dokümantasyon sonucunda bir bilgi-belge yığını yerine sadece gerekli bilgi-belgeleri saklarlar. Bu da hem kişilere hem kuruma, zaman mekân iş gücü kazanımları getirir” dedi.
Bilgi ve doküman yönetiminin öncelikle şirketlere verimlilik artışı sağladığına değinen BBS Genel Müdürü Bekir Alp Sayın, “Bu uygulamalar sayesinde şirketler bürokrasiyi azaltıyorlar ve süreçlerdeki hız inanılmaz artıyor. Aynı sürecin tek bir belgenin içinde takip edilmesi sağlanabiliyor ve bu sayede mükerrer belge üretimi önleniyor. Süreçleri fazla ve karmaşık olan şirketler yine bu uygulamalar sayesinde ürettikleri bilgi ve dokümanı en üst seviyede tutabiliyor, böylece hem bu belgeleri saklamak için gereken arşiv alanlarını en aza indirebiliyorlar, hem de bunları yönetmek ve dağıtımını yapmak için gereken insan kaynağını azaltıyorlar. Sonuçta, doğru uygulamalarla doküman yönetimi yapabilen kurumlar kâğıtsız ofis ortamı yaratmış oluyorlar ve hem işlerindeki verimlilik artışıyla hem de maliyet indirimi sağlayarak kazançlarını artırıyorlar” şeklinde konuştu.
Bimsa Çözüm Yöneticisi Hüseyin Ulutürk ise bu konuda şunları söyledi:
“Bilgi ve doküman yönetimi sistemlerinin şirketler açısından önemli avantajları var. En başta bu konuda şirket içi sistematik bir düzen oluşturuluyor. Bilgi akışını yeniden yapılandırması, iş süreçlerinin kalitesini artırması, maliyetleri düşürmesi, belgelere ulaşımı ve onları yönetmeyi kolaylaştırması; bu düzenin sağladığı avantajların başında geliyor. Belgelere kolaylıkla erişen, onları ayrıştırıp yönetebilen çalışanlar zaman kazanıyor. Elektronik belgelerin hazırlanmasının daha az maliyetli olması ise şirketler açısından son derece önemli.”
Bugün en değerli olan ve ancak doğru yönetildiğinde anlam kazanan şeyin zaman olduğunu belirten Birikim Otomasyon Sistemleri Satış Yöneticisi Aysel Çetintaş Tezcan, “Yapılan araştırmalarda, insanların toplam çalışma saatlerinin yüzde 20’sini doküman yönetimi için harcadığı görülmüştür. Doküman yönetim sistemleri sayesinde bu zamanımızı, müşterilerimizin taleplerini karşılamak, onlara daha hızlı cevaplar vermek için kullanabilir, memnun müşteriler ve mutlu çalışanlar yaratabiliriz. Şirket ve kurumlarda doküman yönetim sistemi kurmak çok ciddi maliyet tasarrufunu da beraberinde getiriyor. Bu arşivlerin kapladığı alanların kira maliyetleri çok yüksek olabilmekte, çalışanlar ve müşterilerimize daha iyi hizmet için ayıracağımız alanlar kısıtlanmakta, arşiv alanı olarak kullanılmaktadır. Bütün bu maliyet tasarruflarını düşündüğümüzde, doküman yönetim sistemlerine yapılacak yatırımın 12 aydan kısa bir sürede geri dönüşü mümkün olacaktır” dedi.
Değişim zamanı
Bilgi ve belge yönetiminin şirketler ve kurumlar için tam bir kabuk değişimi anlamına geldiğini ifade eden Canon DIMS Doküman ve Görüntü Yönetim Sistemleri Satış ve Pazarlama Yönetici İbrahim Aydoğan, “İş akışlarının ve onay süreçlerinin hantal yapıyı terk edip verimli, süratli hale getirmesi en temel faydadır. Öncelikle bu teknolojiyi kullanmaya başlayan kurum çalışanlarının verimliliği artar. Fakat daha önemlisi; bu kurumu ziyaret eden vatandaşların başvuru ve onay süreçleri memnuniyet verecek şekilde kısalır. Bilgi ve belge yönetimiyle esnek bir yapıya kavuşan özel şirketlerde personel verimliliği arttığı gibi bilgi ve belgeler üzerinde kişi tabanlı seviyeli güvenlik seçenekleri, bilginin yedeklenmesi, hızlı ulaşım, sağladığı avantajlar olarak sıralanabilir” şeklinde konuştu.
Kurumların hafızasını ve ana bilgi kaynaklarını oluşturan belgelerini daha iyi yönetebilmeleri için en elverişli yöntemin bu belgelerin elektronik ortamda saklanması olduğunu kaydeden Cybersoft Hypatia Grup Lideri Çağrı İnce, “Bunu yapabilmenin en iyi yolu kurumun ihtiyaçlarına cevap verebilecek bir belge ve doküman yönetim sistemi yazılımı kullanmaktır. Bu yazılım ile kurumların belge süreçleri elektronik ortamda yürütülerek, belgelerin tamamen elektronik olarak üretilmesini sağlanmaktadır. Ayrıca kâğıt ortamdaki mevcut belgeler de sayısal görüntüleme sistemleri ile elektronik ortama aktarılarak kullanılabilmektedir. Elektronik ortama aktarılan belgeler ihtiyaç duyulduğunda, belgeye ait konu, tarih, geldiği yer, sayı gibi üst bilgilerinden erişilebildiği gibi içeriğinde geçen kelimelere göre de arama yapılarak kolaylıkla erişilebilmektedir” dedi.
Küresel rekabet koşullarında zaman ve verimlilik kavramlarının önemi arttıkça bilgi ve belge yönetimi sistemlerinin de kullanımının yaygınlaştığına değinen Datamarket Yazılım Çözümleri Uzmanı Emre Demirler, “Teknolojik gelişmeler, iletişimdeki kolaylık ve küreselleşmenin de etkisiyle kimi zaman kirliliğe varacak şekilde çok bilgi depolanmaya başlamıştır. Burada ön plana çıkan nokta bu geniş havuz içinde doğru bilgiye en hızlı şekilde ulaşmaktır. Bu nedenle kurumlar, yıllarca depoladıkları bilgi ve belgeleri daha verimli ve etkili bir şekilde düzenlemek, sınıflandırmak, depolamak ve daha hızlı ulaşabilmek için bu konu üzerinde yatırımlarını artırmıştır. Şirket kültürüne uygun bir şekilde planlanan bilgi ve doküman yönetimi sistemi kurumlara önemli bir rekabet avantajı sağlamaktadır” şeklinde konuştu.
Doküman yönetim sistemi ile kurumsal işlemlerin kontrolü, kayıt altında tutulması, izlenmesi ve arşivlenmesi kolay ve hızlı bir şekilde sağlanabildiğini belirten EES Genel Müdürü Haluk Safi, bu konu hakkında şunları söyledi: “Herhangi bir evrakın/dokümanın kuruluşun iş akışı yapısı içinde zamanında ve hatasız olarak muhatabına ulaşması ve işin ne aşamada olduğunun izlenebilmesi doküman yönetim sistemlerinin önemli kazanımları arasındadır. Bir diğer yararı, kâğıt ortamında düzenlenen belgenin depolama ve arşivleme sorunlarını ortadan kaldırmasıdır. Elektronik ortamda arşivleme yapılarak; arşiv koşullarının yetersizliği nedeniyle arşivdeki belgelerde oluşacak yıpranmalarında önüne geçilmektedir. Kuruluş açısından değerli olan bilgi ve belgelerin kaybolmadan arşivlenebilmesi de bir diğer yararıdır. Araştırmalar, basılı belgelerin yüzde 45’inin çöpe atıldığını göstermektedir.”
Yarar merkezli çalışmak gerekiyor
Kurumsal belleğin yalnızca kâğıt ortamında kalmasının önüne geçmenin bile başlı başına bir yarar sağladığını ifade eden Bilişim Pazarlama ve Satış Müdürü İ. İlker Tabak, “Kurumlardaki e-posta, düz metin, çizelge, .pdf, .html, ses ve görüntü kütükleri gibi değişik biçimlerdeki yapısal olmayan verilerin yönetilebilmesi; kurumsal bilgi bütünlüğünün sağlanması; yanlış dosyalama işlemlerinin önüne geçerek belgelerin kaybolmasının önlenmesi; kağıt ortamında saklanan belgeler için gereksinim duyulan arşiv yerinin küçülmesi; çalışma ortamındaki kağıtların ya da dosyaların herhangi bir yangın ya da el felaketine karşı fiziksel güvenliğinin sağlanmasındaki güçlüklerin önlenmesi; bir belgeyi birden çok kişi kullanmak istediğinde, ortaya çıkan paylaşım sorunları ve önceliklerin saptanmasındaki zorlukların aşılması ve gizli belgelerin yetkisiz kişilerin eline geçmesi riskinin ortadan kalkması sağlanacak yararlardandır” dedi.
Erişim çok önemli
Aksis Satış ve Pazarlama Koordinatörü Burak Müjdeci, şunları söyledi: “Kurumların, kurum bünyesinde ürettiği tüm dokümanları tek bir platform üzerinde yönetmesi ve bu bilgilere 2 saniye gibi kısa bir sürede erişmesi kurum çalışanlarına her noktadan kullanım kolaylığı sağlamaktadır. Bilgi ve doküman yönetimi yazılımı sayesinde kullanıcıların kesintisiz ve motive bir şekilde ofis içi ve ofis dışı noktalardan farklı cihazlar yani bilgisayar ve mobil cihazlar kullanarak yetkileri doğrultusunda belgelere erişebilmektedir.”
