Kurumsal hedefler, PaperWork yatırımları ile pekişiyor
Folkart Yapı için PaperWork yatırımı ile ihtiyaç ve önceliklere uygun biçimde özelleştirilmiş bir yapı, 360 derece bakış açısıyla konumlandırılıyor. İş süreçlerinin kesintisizliği, ödeme koşullarının istikrarı ve uyumu gibi birçok noktayı gösteren PaperWork yatırımı sayesinde tüm süreçler daha da net izlenebilir oldu.
2006 yılında kurulan, inşaat, madencilik, elektrik motorları, ilaç üretim sektörlerinde uzmanlığı ile öne çıkan Saya Grup bünyesinde faaliyet gösteren Folkart Yapı, kuruluşundan bugüne İzmir’i merkeze alarak, İzmir’e değer katan büyük ölçekli projelere imza atıyor. Şirket, yeni projeleri ile birlikte 11 inşaat eş zamanlı devam edecek biçimde faaliyet gösteriyor, 3 milyar TL’nin üzerinde bir yatırımı İzmir’e kazandırma hedefiyle ilerliyor. Bu hedefler, BT başlığında kapsamlı yatırımları ve bunların sürekliliğini de gerekli kılıyor.
Folkart Yapı, grubun merkezi BT yönetim anlayışı ile uyumlu ilerliyor. Bu kapsamda direktörlükle birlikte tüm BT süreçleri hem yazılım hem donanım çerçevesinde ortak bir anlayışla ele alınıyor, grup şirketlerinin ihtiyaçlarında konsolide ve merkezi bir yönetim anlayışı önem kazanıyor. Bu anlayış paralelinde, yaklaşık 3 yıl önce iş akışları ve doküman yönetimi başlığında bir uygulama arayışının başladığı bilgisini veren Folkart Yapı Bilgi Teknolojileri Müdürü Mustafa Özcan, kurumsal stratejileri paralelinde GGsoft işbirliği sürecini şöyle anlatıyor:
“Grubumuzun ana vizyonu her 5 yılda bir grubun büyüklüğünü iki katına çıkartmak. Bu vizyon bize dijitalleşmenin hızlı biçimde gerçekleşmesi ve tüm süreçlerimizin, tüm iş akışlarımızın merkezi bir yönetimle birlikte dijital bir ortamda olmasını, kurumsal hafızayı da bu noktada yönetmemizi gerekli kıldı. Folkart Yapı’nın 2025 yılına kadar sektörde tercih edilen 1 numaralı marka olma hedefi var. Bu vizyon doğrultusunda, BT birimi olarak iş akışlarını ve doküman yönetimini dijital bir ortamda kurumsal sistem ihtiyaçlarını da destekleyecek biçimde ele almak için önemli bir atılım yaptık. 2017 yılında da grup olarak bu faaliyetleri hızlandırmak, kendi iç kaynağımızla iş akış ve doküman yönetimlerimizi yapabilmek, bunları raporlayabilmek, izleyebilmek ve bunları anlamlandırarak yol haritası çizmek adına kurumsal dijitalleşme serüvenimizi başlattık. Bu noktada GGsoft bizim için öne çıkan iş ortağı oldu.”
Akışlar planlandığı gibi kullanıma alınıyor
Üç yıllık bir araştırmanın ardından, 2016 yılının üçüncü çeyreğinde Folkart Yapı, PaperWork için kolları sıvadı. Üç ay gibi kısa bir sürede belli iş akışları çerçevesinde proje başlatıldı, iş akışları içinde öncelikli olan üç ayrı iş akışıyla uyarlama ve test süreçleri tamamlandı, 2017 Ocak ayı itibariyle sistem canlıya alındı. “Yeni akışlarımızla birlikte Temmuz 2017 itibariyle, sekizinci akışımız oluşmuş durumda” bilgisini veren Mustafa Özcan, detayları şu sözlerle paylaşıyor:
“Ödeme onay süreci, satın alma talep süreci, şantiye günlük rapor süreci, avans süreci, masraf süreci, taşeron değerlendirme süreci, geçici kabul gibi inşaata özel iş akışlarını kullanıcılarımızla analiz ettik ve bu akışları Folkart önceliğinde kullanıcılarımıza sunuyoruz. Canlı sisteme alınmakta olan yeni akışlarımız da var. Doküman yönetiminde ise 1 Ocak itibariyle gelen faturalarımızı, resmi evraklarımızı, sisteme tarayarak ve iş akışından geçirerek eklemeye başladık. Yatırımın ikinci fazını 2017’nin üçüncü çeyreği için planladık. 10 yılı aşkın süreyi içeren arşivi doküman yönetimi kapsamında belgeleri tarayarak sisteme eklemek üzerine planlamamız var.”
Devamlılığı olan bir yatırım, kurumsal fayda sağlar.
Mustafa Özcan’ın da belirttiği gibi, böyle bir yazılımın kurumsal süreçlere entegrasyonu söz konusu olduğunda, ‘süreci tamamlamak’ da bir hedef olamaz, tersine, yaşayan, sürekli gelişime ve yeniliklere uygun bir kurgu öncelik olur. Örneğin iş akışı özelinde hedef ve zaman belirleyebilirsiniz, ama onların da gelişiminin sürekliliği ışığında, dinamik bir yazılımı tasarlayıp yönetme gücüne sahip olmak, kullanıcılardan alınan geri bildirimlerle yazılımı, iş akışlarını, süreçleri sürekli geliştirme gücünü beraberinde getiriyor. Hatta kurumsal prosedürleri tekrar yazmanın gerektiği noktalar ortaya çıkabiliyor. “Bunları da kullanıcı geri bildirimleri ile yazılıma uyarlamalarını biz yaparak çok hızlı biçimde geliştirip kullanıma sunabiliyoruz” detayını paylaşan Mustafa Özcan, şöyle devam ediyor:
“Özellikle ERP ve iş akışları, doküman yönetimi gibi yazılımlarda tamamlanması gereken bir süre hiçbir zaman veremezsiniz. Çünkü karşınızda yaşayan bir sistem var ve bu sürekliliği sağlamak için insan kaynağı yönetimi, kullanıcı farkındalığı, üst yönetimin bu sürece destek vermesi ve buna inanması önemli. Şirket bütününün yetkinliğini geliştirmek için sürekliliği olan, interaktif ve videolu eğitimler, üst yönetimle birlikte çalıştay ve toplantılar düzenliyor, bu yatırımımızın kişisel yetkinliğe kattığı değeri ortaya koymaya özen gösteriyoruz. İş akışlarımız; şirket içi iletişimde ve birimler arasında entegrasyonda, yani işlerin belli bir düzende ve belli bir onay akışıyla ilerlemesi adına önemli katkılar sağladı. Tasarladığımız süreçler bize şirketin iş akış süreçlerini izleyebilmeyi, raporlayabilmeyi, süreçlerle ilgili daha verimli nasıl adımlar atılabileceğimizi görmeyi, bunları optimize etmeyi sağladı. Öyle ki, sistemde gördüğümüz ve aksaklık olabilecek noktaları bu iş akışları sayesinde öncesinde görebilir hale geldik.”
Bütünsel kullanım, kapsamlı fayda getiriyor
PaperWork’ün iki temel uygulaması iş akışları ve doküman yönetimi. İş akışı noktasında bir faturanın, yani bir dokümanın iş akışı ile sisteme dahil olması, ilgiyi onay ve kontrollerden geçmesi, bunun doküman yönetim sistemi kapsamında ilgili yapıda otomatik oluşması, profesyonel iş akış yapısından doküman yönetimine entegrasyon ile sağlandı. “Sadece doküman yönetimi ile başlamış olsaydık, iş akış tarafında onay ve kabul süreçleri göz ardı edilmiş olacaktı” diyen Mustafa Özcan, şu detayları ekliyor:
“Biz bu iki özelliği bir arada kullanarak gelen-giden evrak yönetimlerimizi, süreçlerin iş akışına aktarımını tasarlayarak kabinete hem fiziksel hem dijital ortamda hızlı erişmemizi sağlayan bir platform yarattık. Böylece sürekli güncellenen kendi veri tabanımızı oluşturmuş oluyor, kendi platformlarımızla tüm bu veri tabanını koruyoruz. Günümüzde en önemli değer bilgi ve bu kaynağı en doğru biçimde oluşturabilecek süreçler kendi içinizden geçer. Biz bunu PaperWork’te hem sınıflandırmalar ve yetkilendirmeler yaparak hem tüm departmanları ve tüm çalışanları süreçlerin içine dahil ederek, veriden bilgiye dönüşüm çerçevesinde süreçlerimizi tasarlayarak en verimli yapıyı kurgulamaya odaklanıyoruz.”
