Neden ve nasıl bir bilgi ve doküman yönetimi?

Günümüz iş dünyasında kâğıtsız ofis, takım çalışması, bilgi paylaşımı, elektronik iş, e-imza, arşivleme, güvenlik, şifreleme, faks, e-posta, SMS, mobil iş yapma, internet/intranet gibi yeni teknolojik araçlar ve çalışma kavramları, bilgi ve doküman yönetimini şirketlerin kritik ihtiyaçlarından biri haline getiriyor. Ağ ortamının her geçen gün daha etkin şekilde kullanılması, doküman yönetimine farklı boyutlar kazandırırken bu doğrultuda şirketlerin bilgi ve doküman yönetim sistemlerinden beklentileri de farklılaşıyor. İnternetin yaygınlaşması, e-posta uygulamalarının mektuba veya faksa göre tercih edilir hale gelmesiyle başlayan kağıtsız ofis ve e-belge deneyimleri yerini gelişmiş elektronik belge, süreç ve arşiv yönetimi uygulamalarına bırakıyor. Kets Genel Müdürü Mustafa Savaşan’a göre gelinen noktada öncelikle bilgi ve doküman kavramları günümüzde ciddi yapısal değişikliklere uğramış bulunmakta. Kapasitesi inanılmaz artan, buna karşın maliyetleri çok düşen depolama birimleri ve yüksek hızlı internet erişimi sayesinde dokümanlar gittikçe artan oranda çokluortam (ses, resim ve video) dosyalarına dönüşüyor. Ayrıca, zaman içinde çeşitlenen farklı uç nokta terminalleri (mobil cihazlar, PAD, el telefonu, TV vb.) bunların yönetimi ve erişimini de ciddi şekilde etkiliyor. Savaşan, bu sebeple, sistemlerin de içerik yönetimi, sayısal arşivler, doküman tabanlı süreç otomasyonu, şirket portalları, sosyal medya içerik yönetimi vb. farklı kategorilerde değerlendirilmesi gerektiğini belirtiyor. Savaşan’a göre  artık tüm bu ayrık sistemleri bir arada yönetebilecek, tek noktadan sorgulama ve erişim sağlayacak melez yapılara gereksinim duyuluyor.

Ölçeklenebilir, küresel ve ulusal standartları destekleyen, mobilite ve bütünleştirme altyapısına sahip, e-imza destekli sistemlere ihtiyaç var
Doküman yönetimi ve süreç otomasyonu çözümlerinin şirketlerde çok önemli bir rol üstlendiğini belirten Bimser Kurucu Ortağı Sedat Babalık, “Bu tip yazılımlar, kurumlarda, müşteri memnuniyeti, verimlilik, etkinlik, kurumsallık, standartlaşma, kalite, maliyet, motivasyon, hız, performans, otomasyon ve koordinasyon gibi yaşamsal göstergeleri iyileştirmekte. Bu beklentileri karşılayacak doküman yönetim sistemi; ölçeklenebilir, küresel ve ulusal standartları destekleyen, güçlü mobilite ve bütünleştirme altyapısına sahip, e-imza destekli, yenilikçi, güvenli ve kesintisiz çalışabilen, kağıtsız ofisleri yaratabilecek kabiliyette bir sistem olmalıdır” diye konuştu.
Şirketlerin sayısal ortamda bilgilerini en etkin ve güvenli biçimde saklamak ve gerektiğinde yine güvenli olarak kişi ve kurumlarla paylaşmak istediğine dikkat çeken E-Güven Genel Müdürü Can Orhun, bilgi ve doküman yönetimi sistemlerinin e-imzaya bütünleşmiş olmalarının zorunlu olduğunu belirterek şöyle konuştu: “Bilgi ve doküman yönetimi sistemleri son derece güvenli ve kullanımı kolay olmalı. Bir şirketin bilgi ve doküman yönetimi sisteminin etkili olduğunu söyleyebilmemiz için iş süreçlerini kolaylaştırmasının yanı sıra şirkete zaman, enerji ve para tasarrufu yapma olanağı  ve verimlilik sağlamalı.”

Portal desteğinin sağlanması gerekliliği ortaya çıkıyor
Bulut bilişim çağında  bilginin sayısallaşması ihtiyaç haline gelirken kurumların da bilgiye kolay ve her an ulaşabilme ihtiyacı duyduğunu belirten Navigator İş ve Bilgi Yönetim Hizmetleri Genel Müdürü Cenk Taner Bıçakçı, şöyle konuştu: “Doküman yönetiminde kişiler ve bilgiler arasındaki iletişimi, bu iletişim arasındaki güvenliğin daha etkin bir şekilde kullanılması ve portal desteğin sağlanması gerekliliği ortaya çıkarmaktadır. Bunun yanında işlerin daha hızlı yapabilmek isteyen müşteriler için performans konusu da önemli bir kriter olarak ortaya çıkıyor. Bütün bunlara bağlı olarak bu çözümleri sağlayacak sistemlerin de bütün bunları bünyesinde bulundurması kullanıcılara her zaman avantaj sağlayacaktır.”

Şirketler, ofis cihazlarının mevcut sistemlerine kolay ve sorunsuz bütünleştirilmesini istiyor
Şirketler ve çalışanlarının bulundukları sektörde başarılı olabilmek için sahip oldukları ve ürettikleri dokümanları en iyi şekilde kullanmak istemektediğini ifade eden Elektromak Toshiba Pazarlama Destek ve Ürün Koordinatörü Ali Tikveş, bilgi ve doküman yönetim sistemlerine yönelik şirketlerin ihtiyaçlarını şöyle aktardı: “Dışarıdan gelen dokümanların mevcut sistemlerinde kullanımı ve paylaşımı için bu dokümanları ağ ve sanal ortama taşıyacak tarayıcılara ve bunları düzenleyen programlara ihtiyaçları vardır. Buna bağlı olarak ağdaki bu bilgileri ve bunları yaratan veya yöneten cihazların veri güvenliği ve erişimi  önemli bir hale gelmiştir. Şirketler, bu cihazların bilgileri ve dokümanları ne kadar güvenli sakladığını sorgulamaya başlamıştır. Güvenliğin yanı sıra bu cihazlara ve dokümanlara erişimin kontrolü de önemli bir noktadır. Şirketler, kullandıkları ofis cihazlarının mevcut sistemlerine kolay ve sorunsuz bütünleşmesini istemektedirler. Şirketin iş sürecinde en önemli faktör zaman olduğundan kullanılan cihazların yapı ve özellik olarak hızlı, kullanıcı dostu ve güncel teknolojiye sahip olması gerekmektedir.”

Bilgi ve doküman yönetiminde dikkat edilecek farklı noktalar var

Bilgi ve doküman yönetimi konusunda kuruluşların iki ana amaca erişmek için yüzleşmek zorunda olduğu pek çok teknik ve ticari konunun mevcut olduğuna işaret eden Scalaris AG Avrupa Pazarlama ve Satış Direktörü Philipp Sander, bu amaçları da etkin dahili ve harici hizmetler sağlamak, karlılığı artırmak için kağıt bazlı iş süreçlerinin verimliliğini artırmak ve ulusal ve uluslararası düzenlemelere uyum sağlamak olarak sıralıyor. Sander, Scalaris olarak gördükleri bilgi ve doküman yönetimi konusunda kuruluşların önem vermesi gereken ana noktaları ise  şöyle sıralıyor: “İş zekâsı, süreçlere bütünsel yaklaşım ve sonuç olarak iş akışlarının da desteklendiği  uçtan-uca çözümler, doküman yönetimi sistemlerinin BT altyapısıyla uyumlu bütünleştirilmesi, kuruluşlara özel ERP, CRM CAD ve benzeri sistemlerle sorunsuz çalışmasının genellikle özel özen gerektiren bir konu oluşu, kuruluş dışına da taşması gereken iş süreçlerinin, iş ortakları, taşeronlar ve müşteriler tarafından da etkin işbirliği çerçevesinde verimliliğinin artırabilmesi, en üst seviyede güvenlikli ve yasal ve etik standartlara uyumlu, denetlenebilir arşiv ve izlenebilir iş süreçleri oluşumu, maliyet şeffaflığı, yani maliyetin maliyeti oluşturan birimlerle paylaşılması, dışkaynak kullanımlı işler ile kuruluşun veri merkezinde yer alan operasyonların oluşturduğu karma stratejiler aracılığıyla maliyet yapılarının optimizasyonu.”