Nihai hedef tüm kurumların e-Yazışma yapabilmesi
Dışişleri Bakan Yardımcısı Büyükelçi Naci Koru e-Yazışma projesiyle ilgili bilgi verirken 2013 hedeflerini de paylaştı.
» Dışişleri Bakanlığı’ndaki e-Yazışma sürecini anlatabilir misiniz, hangi bakanlıklarla bütünleşme sağlandı ve sağlanacak?
Dışişleri Bakanlığı olarak yurtdışındaki temsilciliklerimizle uzun süredir elektronik ortamda haberleşmekteyiz. Uzun yıllar önce telsiz sistemleriyle gerçekleştirilen haberleşmemiz, bilişim teknolojileri alanındaki gelişmeler çerçevesinde artık güncel güvenlik ve iletişim sistemleriyle sağlanıyor. Dünyanın dört bir yanındaki temsilciliklerimize elektronik ortamda belge gönderebilmekteyiz. Benzer şekilde ülkemizdeki kamu kurumlarıyla da elektronik ortamda belge alışverişi yapmak arzusundayız. Bilindiği gibi bu kapsamdaki en önemli çalışma Kalkınma Bakanlığı’nın koordinasyonunda yürütülen e-Yazışma projesidir. Kalkınma Bakanlığı tarafından Bilgi Toplumu Stratejisi Eylem Planı’nın bir parçası olarak kamu kurum ve kuruluşları arasındaki resmi yazışmaların elektronik ortamda yürütülmesini sağlayacak ortak kurallar setinin geliştirilmesi amacıyla, 2010 yılında ‘e-Yazışma Projesi’ başlatıldı ve Eylül 2011 tarihinde çalışma tamamlandı. Kalkınma Bakanlığı’nın koordinasyonunda yürütülen projenin pilot çalışmaları; Cumhurbaşkanlığı, Başbakanlık, Adalet Bakanlığı, İçişleri Bakanlığı ve Bakanlığımız tarafından yürütülüyor. Kamu kurumlarımızda farklı yazılım geliştirme ortamları ve farklı elektronik belge yönetim sistemleri kullanılmasına rağmen elektronik olarak oluşturulmuş ve imzalanmış belgelerin paylaşımı mümkün hale geldi. Adalet Bakanlığı ile yıllık yaklaşık 50 bin belge alışverişi yapılıyor. Sistemlerin büyüklüğü ve farklılığı nedeniyle uzun süren çalışmaların ardından 27 Kasım 2012 tarihinden itibaren Adalet Bakanlığımız ile e-Yazışmaya başlanıldı. Son olarak Savunma Sanayi Müsteşarlığımız (SSM) yetkilileri, kurum içinde elektronik imzayı tatbik ettiklerini ve bizimle e-yazışma yapmak arzusunda olduklarını belirttiler. SSM ile yapılan e-Yazışma bütünleştirme çalışması da 28 Aralık 2012 tarihinde tamamlandı. Kalkınma Bakanlığı’nın başkanlığında ilgili kurum yetkililerinin katılımıyla gerçekleştirilen toplantılarda, işlemlerin Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) hizmetiyle sağlanabileceğine karar verildi. PTT’nin hizmetini verdiği KEP sistemi aracılığıyla e-Yazışma paketlerinin iletilmesi konusunda pilot kurumlar arasında test çalışmaları da devam ediyor. Kurum içindeki yazışmalarımız ile halen e-Yazışma yaptığımız üç kurumla yaptığımız yazışmalar toplam belge trafiğimizin yüzde 58’ini oluşturuyor. Yani yazışmalarımızın yüzde 42’si hâlâ klasik yöntemlerle gerçekleştiriliyor. Amacımız 2013 yılı içerisinde e-Yazışma oranını mümkün olduğunca yukarı çekebilmek. Üç kurumla yaptığımız e-Yazışma bütünleştirmesinin diğer kurumlar açısından örnek bir yapı teşkil etmesini öngörüyoruz.
» e-Yazışma projesi ne katkılar sağladı ve hedefleriniz nelerdir?
e-Yazışma projesi; temel olarak, posta, kurye, baskı ve kağıt masraflarından tasarruf sağlanmasını, yazışmaların daha hızlı yapılmasını, belge güvenliğinin artırılmasını, doğanın ve çevrenin korunmasını, kamu kaynaklarının etkin ve verimli kullanımını, vatandaşlarımıza yönelik hizmetlerin kalitesinin daha da artırılmasını sağladı. Hedefimiz e-Yazışmaların yaygınlaştırılması, nihai hedef ise, tüm kurumların kendi aralarında e-Yazışma yapar hale gelmesidir.
e-Yazışma e-Devlet çalışmalarına ışık tutacak
» Kalkınma Bakanlığı Bilgi Toplumu Dairesi, e-Yazışma projesinin bir sonraki adımını elektronik ortamda veriler için standartlar oluşturulması olarak açıklıyor. Bu konudaki düşüncelerinizi ve çalışmalarınızı açıklayabilir misiniz?
Kalkınma Bakanlığı tarafından yürütülen e-Yazışma Projesi ile kamu kurumları arasındaki resmi yazışmaların elektronik ortamda yürütülmesine ilişkin kurallar setinin ortaya konulması amaçlanıyor. e-Yazışma projesinin temel çıktılarından biri olan ‘e-Yazışma Teknik Rehberi’ ile resmi yazışmaların kurumlar arasında nasıl paylaşılacağına dair temel teknik standart ortaya konuldu. Benzer şekilde ‘kağıtsız ofis’ olarak tanımlanan çalışmalar kapsamında kamu kurumlarının iç işleyişleri bakımından bir takım ilave tedbirler alması da gerekebilir. Kamu kurumlarının belge paylaşımını sağlayacak e-Yazışma projesi ile ortaya konan ortak standart; e-Devlet çalışmalarında ilerleme kaydedilmesi için gerekli olan ortak standart ve uygulamalar konusunda ışık tutacaktır. e-Devlet çalışmalarındaki başarı, kurumlarımızın geliştirdiği özgün uygulamalar yanında kurumlar arası ortak standart ve uygulamalardaki ilerlemeye bağlıdır. Dolayısıyla e-Yazışma projesinin ileriye doğru atmamız gereken adımlara dair önemli bir örnek teşkil edeceği değerlendiriliyor.
» Dışişleri Bakanlığı olarak yeni projelerinizden ve 2013 hedeflerinizden bahsedebilir misiniz?
2013 yılı içinde e-Yazışma yaptığımız kurumların sayısının artırılmasını hedefliyoruz. Öte yandan, yurtdışında yaşayan vatandaşlarımızın konsolosluk hizmetlerini gerçekleştirmek için kullanmakta olduğumuz yazılım ve vatandaşlarımızı bilgilendirmek amacıyla geliştirilmiş olan internet sitesinin daha da iyileştirilmesine ilişkin çalışmalar sürdürülüyor. Ayrıca Bakanlığımız ile diğer kamu kurum ve kuruluşları arasındaki bilişim altyapısının bütünleşmesi yönünde çaba harcanıyor. Bunun yanı sıra, bilişim altyapısı istenen seviyenin altında bulunan bazı ülkelere bu alanda destek sağlamaya yönelik bazı projelerimiz bulunuyor.
Dışişlerine tüm iş başvuruları elektronik ortamda kabul ediliyor
» Kurum içinde bilişim altyapısının geliştirilmesine yönelik başka projeleriniz var mı?
Biz kendimizi sürekli yenileyen bir kurumuz. Bilişim altyapımızı teknolojik gelişmelere göre sürekli yeniliyor ve bilişimi günlük hayatımızda kullanıyoruz. Son birkaç yıldır üzerinde çalıştığımız diğer bir proje, kurum içinde bugüne kadar geleneksel yöntemlerle yapılan bazı işlemleri tamamen elektronik ortama aktarmak oldu. Örneğin izin süreçleri; yaklaşık iki yıldır kağıtsız, imzasız, onaysız yapılıyor. Böylece bir yandan görevlilerimizin hayatını kolaylaştırırken diğer taraftan izin taleplerini merkezileştirmiş oluyoruz. Aynı şekilde sicil sistemini de ‘Performans Değerlendirme’ formatına dönüştürüp kullanıma sunduk.
