Ölçek değil, vizyon önemli
Adobe Systems Akdeniz Ülkeleri Kurumsal Satış Müdürü Evren Arın, ölçeği ne olursa olsun, her kurumun bir bilgi ve doküman yönetim politikası belirlemesi ve bu politikayı hayata geçirecek bir sisteme sahip olması gerektiğini söyledi. Arın’a göre, sistemin yapısı ve bileşenleri kurumun ölçeğine göre büyük farklılıklar gösterebilir. Örneğin küçük bir işletme, sunucu yatırımı yapmadan sadece bir masaüstü üretkenlik aracı kullanarak, kağıt evrağı elektronik ortama aktarabilir, e-formlar tasarlayıp dağıtarak sonuçlarını toplayabilir, dokümanlar üzerinde kurum dışı paydaşları da kapsayan işbirliği, onay ve e-imza süreçleri yürütebilir, kısacası daha büyük sistemlerin sunduğu birçok özelliğe sahip olabilir.
Dokümanların günlük işlerinin vazgeçilmez parçası olan tüm kuruluşların bilgi ve belge yönetimi yazılımına ihtiyaç duyduklarını belirten Aksis Satış ve Pazarlama Koordinatörü Burak Müjdeci, “Kuruluşların doküman yönetimi yazılımı gereksinimi kurum bünyesinde çalışan sayısını belirlemek doğru olmayacaktır. Kurum için bilgi ve belgenin güvenli ortamda yönetilmesi, paylaşımı ve operasyonel maliyetlerin optimizasyonu bu yazılımın ihtiyacını belirleyecektir. Bu değerleri göz önünde bulunduran şirket için bilgi ve belge yönetim yazılımı öncelikli olarak konumlandırılması gerekmektedir” dedi.
Bilişim Pazarlama ve Satış Müdürü İ. İlker Tabak, bu konuda kurumsallaştığını iddia eden, kurumsallaşmak isteyen tüm kurumlar BYS uygulamalarını kullanması gerektiğinin altını çizerken Birikim Otomasyon Sistemleri Satış Yöneticisi Aysel Çetintaş Tezcan ise şunları söyledi:
“Doküman yönetim sistemleri, dokümanın olduğu her yerde bir zorunluluk haline gelmektedir. Fakat öncelikli olarak arşivini çok sık kullanan ve çok yoğun dokümana sahip kurumlar bünyesine katmaktadır. Öncelikli olan sektörler finans, sağlık, sigortacılık ve üretim olarak görülürken, marka haline gelmiş olan ve en önemlisi marka olmayı planlayan, vizyon sahibi kuruluşların bu sistemlere bütünleştirilmesi kaçınılmazdır.”
Belge ve dokümanı olan her kurumun az veya çok bu sistemlere ihtiyacı olduğuna değinen Cybersoft Hypatia Grup Lideri Çağrı İnce, “Bu ihtiyaç kurumun sahip olduğu toplam belge sayısına ve belgelerin geliş gidiş sıklığına göre değişebilmektedir. Kurumlar kendi ihtiyaçlarını karşılayan belge ve doküman yönetim sistemi yazılımını piyasadan kolaylıkla bulabilmektedir” dedi.
Datamarket Yazılım Çözümleri Uzmanı Emre Demirler, bu konuda şunları söyledi: “Bilgi ve doküman yönetimi sistemleri kurumların büyüklüklerini göz ardı eder. Kimi küçük işletmeler hala bilgiyi babadan oğula aktarma şeklinde yönetir. Orta ve büyük ölçekli işletmelerde ise karmaşık yapılı yönetim sistemleri kullanımı ön plana çıkmaktadır. Biz Data Market olarak müşterilerimizin ihtiyaçlarını doğru bir şekilde analiz ederek, kurum kültür ve yapısına en uygun çözümleri sağlamaktayız.”
Ölçekten önce ölçütler önemli
Epson Türkiye Müşteri Hizmetleri Müdürü Ahmet Gürle, “Bu iş için herhangi bir ölçekteki şirket tanımı yapmak doğru olmaz. Her boyuttaki şirket doküman yönetimine ihtiyaç duyabiliyor. Tek fark, bilgi ve doküman boyutunun az veya çok oluşudur” derken HP Türkiye Baskı ve Görüntüleme Grubu Ülke Müdürü Arzu İlhan Babaoğlu ise şunları söyledi:
“Her kurum kendi ihtiyacı doğrultusunda ürünleri kullanmalı ve ölçeği ne olursa olsun maliyet, kolaylık, yönetim/kontrol, güvenlik, esneklik, üretkenlik artışı ve çevreye bıraktığı etkiyi temel alan tercihler yapmalıdır. Küçük ve orta ölçekli işletmeler için kriterler; uygun fiyatlı, hızlı ve yüksek kapasiteli olmalıdır. Büyük ölçekli işletmeler ise tercihlerini çok kullanıcılı, zengin yönetilebilirlik özelliklerine sahip ve iş sürecini hızlandıran yazıcılardan yana kullanmalıdır.”
Belge ve doküman yönetiminin farklı olmak, müşterilerine daha iyi hizmet vermek ve süreçlerinin kalitesini artırmak isteyen her ölçekteki kurum tarafından kullanılabileceğinin altını çizen Kets Satış Müdürü Ahmet Nef’i Uz, “Yani dev bir şirket olmakla KOBİ olmak arasındaki fark süreçlerin karmaşıklığı ve yatırım maliyetinde kendini gösterecektir. Burada dikkat edilmesi gereken nokta, uygulamaya karar verirken ölçeklenebilir bir sistem seçmektir. Yani sistem sizinle birlikte büyüyebilmeli, sizin büyümenizi engellememelidir” şeklinde konuştu.
Bilgi ve doküman yönetiminin çalışan sayısı ile bağlantılı olarak düşünmemek gerektiğini iddia eden KoçSistem Satış Yöneticisi Faik Peker, “Özellikle dağıtık yapıların, merkez ve şubeler şeklinde operasyon yöneten kurumların, mutlaka bu sistemleri kullanmasında fayda olduğunu söyleyebiliriz. Kurumların kullandığı doküman adet ve çeşitliliği ile bu dokümanların hayat döngüleri ve iş süreçleri anlamında kritiklikleri daha önemli bir faktör olarak karşımıza çıkmaktadır. Kısaca, kurum hafızasının önemli olduğu her ölçekteki şirket için bu tarz çözümlere ihtiyaç duyulmaktadır” dedi.
Rekabet arenasında yer alan hemen her ölçekte kurumun bilgiyle çalışmak zorunda olduğunu kaydeden Microsoft Türkiye Bilgi Çalışanı Ürün Grubu Pazarlama Müdürü Onur Görür, “Bu nedenle kurumsallaşma ihtiyacı duymaya başladığı andan itibaren şirketlerin belge yönetimine geçmeleri de uygun bir karar olabilir. KOBİ ölçeğinden başlayarak her büyüklükte şirket belge ve bilgi yönetim sistemleri için kendisine uygun bir strateji geliştirebilir” şeklinde konuştu.
Kağıtsız ofisler gündemde
Kâğıtsız ofis uygulaması ilk olarak kurumsal işletmelerde yaygınlaştığının altını çizen Bimsa Çözüm Yöneticisi Hüseyin Ulutürk, “Ancak uygulamanın kullanım alanı sadece bu şirketlerle sınırlandırılmamalı. Önümüzdeki dönemde KOBİ tarafında da içerik yönetim sistemlerinin önem kazanacağını öngörüyoruz. Fakat bu tip şirketlerde öncelikle bu bilincin sağlanması gerekmekte. Bunun için de şirket BT yönetimlerine büyük rol düşüyor. Bu tür sistemlerin şirket içindeki süreçlerde ne kadar tasarruf yaratacağı, yatırımların dönüş projeksiyonları sektör profesyonelleri ile beraber hazırlanıp yönetimlere sunulmalı ve kısa ve orta vadeli proje portföylerine alınmalı” şeklinde konuştu.
Organizasyon yapısı önemli
Bilgi doküman yönetim sistemi kullanımında kurumun ölçeğinden ziyade sistemin ölçeğinin daha önemli olduğunu düşündüğünü belirten Arşivist & Dizayn Genel Müdür Yardımcısı Seval Tokay, “Bir kurumda organizasyon yapısı, iş paylaşımı ve yapılacak işlerin çerçevesi belirlenebiliyor ise o kurumda bilgi doküman yönetim sistemi kurmak mümkündür. Kurumun doğru analiz edilmesiyle o kurumla kan uyuşmazlığı yaşamayacak veya birkaç gömlek büyük ya da küçük gelmeyecek bir sistem o kurumun ihtiyaçlarını karşılayacak ve ilerlemesine fayda sağlayacaktır” dedi.
Sektörler arası yakınsama
İlaç sektörü finans sektörünü bu alanda çok yakından takip ettiğini ifade eden BBS Genel Müdürü Bekir Alp Sayın, “İlaç sektörü doğrudan insan yaşamını ilgilendiren bir alanda üretim yaptığı için, bu sektörün her süreci büyük bir titizlikle gerçekleştirmesi gerekiyor. Bu sektör çalışmalarındaki kaliteyi artırmaya yönelik çok ciddi kalite standartları var. Dolayısıyla bilgi ve dokümanın saklanması, doğru ve hızlı şekilde servis edilmesi çok önemli oluyor. Bu nedenlerle ilaç sektörünü hemen söyleyebiliriz. Otomotiv sektörünü de belirtmemiz gerekir. Bu sektör de oldukça karmaşık süreçlerde üretim yapıyor ve bilgi ve doküman yönetimi uygulamalarını oldukça etkin kullanıyor. Ve tabii kamu sektörlerini muhakkak belirtmemiz gerekir. Bugün hemen hemen bütün bakanlıklar ve bu bakanlıklara bağlı birçok kamu kurumu, belediyeler, belediye iştiraki olan şirketler genel ifadeyle e-devlet uygulamaları diyebileceğimiz birçok uygulamayı hem kendi işleri için kullanıyorlar hem de toplumun kullanımına sunuyorlar” şeklinde görüş belirtti.
