Ölçemezseniz, yönetemezsiniz
*Tolga Eşiz
Günümüzün popüler konusu endüstri 4.0. Er veya geç Türkiye’deki dijital dönüşümü hızlandıracaktır. Türkiye bu dönüşümleri geç de olsa takip etmeye çalışmaktadır. Endüstri 4.0 en basit tanımıyla, tüm operasyonun teknoloji ve teknolojik cihazların yardımıyla en verimli hale dönüştürülmesidir. Daha az insan kaynağı ile daha çok iş yapmak olarak tanımlanabilir. ERP sistemleri de bu dönüşümün bir parçasıdır. Teknolojiyi ve olanaklarını doğru şekilde kullanmadan verimlilik artışından söz edemeyiz. Buradaki önemli nokta, her ihtiyacı doğru platformda çözmektir.
Kurumlar günümüzün modern dünyasında, işleri yaparken yoğun bilgi bombardımanı altında kalmaktadır. ERP sistemlerinden beklenen bu bilgi akışını kontrol etmesi ve anlamlandırmasıdır. Bu beklenti hem doğru hem yanlıştır. Modern ERP sistemleri her türlü uygulama ile entegre olacak şekilde geliştirilmiştir. Entegrasyon kolaylığı bir ERP sisteminin olmazsa olmazıdır. Her işi ERP’nin karşılamasını beklemek en büyük hatalardan biridir. Dilimizde bu konuyu çok iyi anlatan bir deyim vardır “Taş yerinde ağırdır”. ERP maliyet, stok, kontrol gibi mekanizmaları yerine getirmelidir. Diğer ihtiyaç alanlarında farklı uygulamalarla entegre olarak çalışmalıdır. Böylece ortaya son derece verimli, müşteri ihtiyaçlarını tam olarak karşılayan bir eko sistem çıkar. Burada ERP çözüm sağlayıcılarının stratejileri çok önemlidir. Türkiye’deki birçok ERP çözüm sağlayıcı müşterinin ihtiyacı ne alanda ise ben geliştirmeliyim fikrini takip etmektedir. Bu tutum eko sistemin oluşmasını engellemekte. Aynı zamanda ERP çözümlerimizin global deki rekabet şansını zayıflatmaktadır. Konusunda uzman uygulamalarla entegre çalışan bir ERP sistemi, yenilmezdir vazgeçilemezdir. Müşteri ihtiyaçlarını tam olarak karşılayan bir sistemdir.
Bir iş akışı sistemine sahip değilseniz, süreçler hakkında tam bilgi sahibi olmazsınız
Süreç verimliliği işletmelerin stratejik hedeflerinin başında gelmelidir. Bunu sadece ERP sisteminden beklemek hayal görmektir. Zaman ve kaynakların yanlış kullanılması demektir. Süreç verimliliği sağlayacak çözümlerle ERP sistemlerinin entegre çalışması endüstri 4.0 dönüşümün olmazsa olmazlarındandır. Türkiye’deki yerel ERP çözüm sağlayıcıları bu dönüşümleri hızlandırmak ve müşteri memnuniyetini en üst düzeye çıkarmak için, süreç uygulamaları ile entegre olmalıdır. Gelişmiş iş akışı çözümleri farklı sistemlerden gelen verileri de sürece dahil ettiği için departmanlar her zaman akıllandırılmış doğru bilgi ile çalışırlar. Bunun verimlilik artışı üzerindeki etkisi inanılmazdır. iş akışı sistemi olmadan ERP yatırımı planlamak, süreç verimliliği konusunda birçok sorunu da beraberinde getirecektir. Süreçler yıl içerisinde sürekli güncellenir, güncellenmelidir de. Amaç en verimli çalışma şeklini bulmaktır. Tüm şirket süreçleri verimli hale getirmek için çalışmalıdır. Eğer elinizde süreçleri kolaylıkla değiştirebileceğiniz bir araç yok ise, çalışan düzen aynen devam eder. Kimse verimsiz de olsa çalışmakta olan düzene müdahale etmez. Sonuç, kaynakların verimsiz kullanılmasından dolayı düşük müşteri memnuniyeti, düşen karlar, artan personel sorunları olarak karşımıza çıkar. Dijital dönüşümün bir parçası da süreç ve içeriklerin dijital dönüşümüdür. Aylarca süren süreç haritaları toplantılarının sonunda genel de olan; kararlar alınır, süreçler çıkarılır ve uygulamaya geçilmesi istenir. Tek başına ERP’yi, e-postaları ve telefonları kullanarak, süreçlerinizin, belirlediğiniz şekilde çalışıp çalışmadığı takip edemezsiniz, ölçemezsiniz. Süreç haritalarınızın mutlaka dijital izdüşümü olmalıdır. Bir iş akışı sistemine sahip değilseniz, süreçler hakkında tam bilgi sahibi olmazsınız.
Kurumsal uygulamalarınızla entegre çalışan iş akışları, şirket içinde takım çalışmasını geliştirir
PaperWork İş akışı, farklı uygulamaları, çalışanları süreçler ile birbirine bağlar. İşlerin en verimli şekilde yürümesi için yönlendirir. Bu yaklaşım ile süreç içerisinde ihtiyacınız olan tüm bilgiler, diğer veri kaynaklarından sistem üzerinde toplanır. Böylece doğru bilgi, doğru zamanda elinizde olur. İşiniz hakkında doğru kararlar alır, operasyonunuzu en verimli hale getirirsiniz. PaperWork dijital ortamda, çalışanlarınızdan en yüksek performansı elde etmenizi sağlar. Farklı platformların ve uygulamaların olduğu karmaşık süreçlerde mucizeler yaratır. Sürecin kesintisiz devam etmesini sağlar, veriyi oluştuğu yerden alırken anlamlandırır ve ilgili sürece yönlendirir. Operasyon birimlerinin, her zaman doğru ve güncel içerik ile işlem yapmasını sağlar. Kullanıcılar, diğer kurumsal uygulamalardan ya da mobil cihazlardan PaperWork üzerindeki iş akışlarını başlatabilirler. PaperWork arka planda, kurumsal uygulamalarla entegre çalışan iş akışı motorudur. Çalışanların cihaz ve uygulamalardan bağımsız olarak aynı içeriğe ulaşmasını sağlar.
Kullanıcılarınızı sınırlamayın
PaperWork’ün her ortamda ki uygulamaları ile akışlarınızı yönetebilirsiniz. Çalışanlarınızın kendini en rahat hissettiği ortamdan işlerini yürütmesi, sistemin başarısını arttırmaktadır. Mobil uygulamamız, Web uygulamamız, Outlook Uygulamamız gibi süreçler ve içerik kişilerin ceplerinde, bilgisayarındadır.
PaperWork iş akışı ile süreçlerinizi kesintisiz ilerletmeniz için tasarlanmıştır. Akışın birden fazla kola yönlenmesi, belirlenen kurala göre bir sonraki adıma geçmesi, akış sizden geçtikten sonra da durumunun takibi, her akışa özel kod kütüphanesi ile scriptlerin merkezi yapıdan kullanılması, her akışın tasarım ve yönetim yetkilerinin ayrı ayrı tanımlanması, akışlarda formlar içerisinde geçen verilerden arama yaparak, istenilen akışı bulma, akışı yetkili kullanıcı istenilen adıma geri veya ileri alınması gibi birçok özellik PaperWork’te süreçlerinizin hızlı ilerlemesi için dizayn edilmiştir.
*GGSoft Satış Direktörü.
