Pandemi güdümlü dijitalleşme!
Dijitalleşmenin insan kaynakları yönetiminde kısmen sınırlı kalan etkisi, pandemi ve iş hayatında ‘yeni normal’ ile öne çıktı.
Teknolojik gelişim, kurumsal ihtiyaçların çeşitlenmesi, Z neslinin iş hayatında yerini alması gibi faktörler kurumsal insan kaynakları yönetiminde de gelişimi sağlıyordu. Ama bu gelişimin hızı, pandemi ile arttı. Kurumsal dijital vizyon yenilenir, tüm istihdam ve paydaşlar bu değişimden payını alırken, kurumsal İK birimleri de geleneksel süreç ve yöntemlerden uzaklaştı. İstihdam seçim, takip ve destek gibi başlıklarda yeni yaklaşımların hızla hayat bulduğu kurumsal K birimleri, bu yöynüyle kurumsal devamlılıkta önemini ortaya koydu. BTvizyon Dijital’in 7 Ekim’de katılımcılarla buluşturduğu “İnsan Kaynakları Yönetiminde Bilişim” dijital etkinliği bu eksende tarafları bir araya getirdi.
Dijital etkinliğin açılış konuşmasını “Bilişimde İK’nın Kültürel Entegrasyonu” sunumuyla House of Human Kurucu Ortağı Nuri Murat Avcı yaptı. Dünya Ekonomik Forumu’nun “Geleceğin Meslekleri” başlıklı yayınlarını örnek gösteren Nuri Murat Avcı, “Analitik düşünme, inovasyon yerini hiç bırakmıyor. Analitik öğrenme kapsamında kişinin ya da kurumun görev yaptığı insanların öğrenmesine yönelik stratejiler geliştirmesi, karmaşık durumların çözümü gibi düşüncelerin önemli yetkinlikler ve beceriler arasında olduğunu söylüyor” açıklamasını yaptı. Avcı’nın belirttiği gibi, karmaşık, anlamlandırılamayan durumlarda hayatta kalmak, liderlik yapmak üzere pek çok eğitimler, seminerler düzenleniyor. Olumlu veya olumsuz değişen dünyaya uyum sağlamak için insanların ikna olması, bir kazanımlarının olması şart. İnsan kaynağını ve kültürünü dijital dönüşümde hesaba katmanın gerekliliğine işaret eden Avcı, şöyle devam etti:
“Dijital trend ve teknolojilere vakıf olmak zorundayız. Sosyal medyadaki içerikleri düzenlemek, telifin ne olduğunun bilincine varmak durumundayız. Güvenlik bağlamında; cihazların, kişisel verilerin, şirket bilgilerinin korunması büyük önem arz ediyor. Yeni dünyada insan kaynağının dijital dünyaya entegrasyonu için anketler yapmak, onları müşteri olarak kabul edip dertlerini dinlemek, kıyaslamalar yapmak, ödüllendirmeler ve oyunlaştırmadan yararlanmak, gönüllülerle bir takım faaliyetler yapmak ve uyum sağlamak adına koçluk-mentorluk faaliyetlerini gözden geçirmek önemli. Artık “dijital yerliler” adında bir zümre var. Z kuşağı dijital yerli olarak yaşıyor. Ellerinde telefonla doğmamış olanlarsa dijital göçmenler. Dijital dönüşümde yeni kimlikler ortaya çıkıyor. Bunlara avcılar, alaycılar, şüpheciler, kurbanlar diyoruz. Avcılar bir fırsat yakalamaya çalışırken, alaycılar bu işin bir yere varmayacağı konusunda sürekli olarak dezenformasyon yapma gayreti içerisinde. Şüpheciler de ne tarafta yer alacakları konusunda tereddütteler. İnovasyon kültürü inşa etmenin dört ana unsuru var: Liderlik, yönetim, dış etkenler ve insan kaynağı. Bu unsurlar çerçevesinde topyekün hareket etmek, insan kaynağının geleceğe hazırlanmasını sağlayacak.”
Çalışma modelleri yeniden tanımlanıyor
“Dijitalleşme ve İK” başlıklı sunumuyla Ricoh İletişim Sistemleri Satış Müdürü Hale Ulucan, pandemi ile başlayan uzaktan çalışma dönemi sonrası yeniden ofislere dönüldüğüne, bunun da sağlıklı çalışma ortamlarında yeni gereklilikleri beraberinde getirdiğine dikkat çekerek sözlerine başladı. Uzaktan çalışılan dönemde ofise gitmeye gerek kalmadan bulunulan yerlerden işlerin yapılabildiği görüldü. “Görüştüğümüz şirketlerin birçoğu uzaktan çalışmayı kalıcı hale getirdi. Kurumlar da bu yapıyı desteklemek üzere gerekli teknolojik yazılım, donanım gibi ihtiyaçlarını çözümlerle karşılıyorlar” diyerek hibrit iş modelinin gelişimine işaret eden Hale Ulucan, bu modelin iş ortamlarındaki etkisini şöyle detaylandırdı:
“Bu yapıyı oluştururken geleneksel ofis ortamlarından çıkıp daha çağa uygun çalışma modelleri geliştiriliyor. Artık ofislerde herkesin kendine ait masaları yerine ortak kullanımlı ortak masalar devreye giriyor ve rezervasyon usulüyle çalışanlar bu masaları kendilerine ayarlayabiliyorlar. Hibrit ofislere geçerken dikkat edilmesi gereken bazı unsurlar var. Sosyal mesafelerden dolayı belirli kişi sayısına dikkat edildiği için yoğunluğun azaltılması, bu noktada kapasite kontrollerini gerçekleştirmek önemli. Çalışanların çalıştıkları yerlerin hijyeni, temas noktaları kritik. Evden çalışmak mümkün, ancak ekip arkadaşlarımızla bir araya gelerek bir konu hakkında çok daha farklı sonuçlar elde edilebiliyor. Bu şekilde bir yapı oluşturulduğunda ofislere daha güvenli bir şekilde geçiş sağlanabiliyor. Bu tarz ortamlarda müşterilerinizi de ofislerinize davet edip toplantılarınızı yüz yüze gerçekleştirebiliyorsunuz. Yeni normalde de bu çalışma şekillerinde belirli artılar olacak. Örneğin; kapasite kontrolleri, binada kullanılmayan alanlarla ilgili farklı çözümler geliştirilebilmesine olanak tanıyacak. Gayrimenkul tarafında da bir tasarruf söz konusu. Çalışanların deneyimi de önemli. Çalışma alanı yönetimi konusunda “Ricoh Spaces” adında bir çözüm sunuyoruz. Kapasite kontrolleri, masa, dolap, park yeri rezervasyonları yapabildiğiniz tek bir platform var. Raporlama tarafında kimlerin ofise geldiği, hangi masaların kullanıldığı gibi konularda çeşitli bilgiler elde edilebiliyor. Bir çalışan ofise gideceği zaman portaldan ya da mobil uygulama üzerinden bir rezervasyon gerçekleştirebiliyor. Buradaki masaların kontrolü ve yönetimi tamamen insan kaynakları ve idari işler tarafında. Kapasite yönetimi kapsamında ziyaretçi yönetimi de bu portal üzerinden gerçekleştirilebiliyor. Gelen ziyaretçilerin, çalışanların temasta bulunmadan online olarak giriş yapmaları mümkün. Yemekhane gibi yerlerde kapasite kontrolleri gerçekleştirilebilir. Belirlenen kapasiteler oranında, odalara sensörler yerleştiriyor, odadaki kişi sayısını anlık olarak görebiliyoruz. Dijitalleşme sürecinde bir diğer konu; iletişim. Çalışanların güncellemelerden haberdar olması önemli. ‘Digital signage’ yöntemiyle kurum içerisine koyacağınız farklı ekranlarda istediğiniz istediğiniz içeriği yayınlayabiliyorsunuz. Bunlar da aynı portal üzerinden gerçekleştirilebiliyor. Dolayısıyla hem çalışanlar aynı anda bilgilendiriliyor, hem tüm yönetimleri tek portaldan sağlayabiliyorsunuz. Raporlama tarafında hangi masanın daha çok kullanıldığı, temaslı olan kişilerin kimler olduğu gibi veriler bu sistem üzerinden sunuluyor. Hibrit çalışmaya uygun donanım ve yazılım çözümleri de buraya dahil edilebilir.”
Yetenek bazlı değerlendirme çok kıymetli
Witwiser Kurucu Ortağı ve CEO’su Volkan Baran, “İşe Alım Süreçlerinde Çevrimiçi Değerlendirme Teknolojilerinin Kullanımı” başlıklı sunumuyla işe alım sürecinde başvuruların alınmasından, bu başvuruların toplanıp değerlendirilmesine ve referans kontrollerine değin birçok sürecin mevcut olduğuna dikkat çekti. Bu noktada çevrimiçi değerlendirme teknolojileri ve süreci ile ilgili bilgiler aktaran Volkan Baran, şunları söyledi:
“Odak noktamız; uzaktan değerlendirme süreçlerini dijitalleştirmek için teknoloji üretmek. Hem çevrimiçi değerlendirme, hem de çevrimiçi değerlendirme güvenliği üzerine ürünlerimiz mevcut. Sınav güvenliği alanında da çalışan ilk yerli girişim olduğumuzu söyleyebilirim. Yurtiçinde ve yurtdışında kurumsal firmalara, sertifikasyon merkezlerine uzaktan değerlendirme teknolojileri sağladık. İşe alım sürecinde üç tane paydaş var. Bunlar; insan kaynakları işe alım uzmanları, pozisyonu açan ve teknik değerlendirmeyi yapacak iş birimleri, ve adaylar. Odaklanılması gereken ise ortak amaç. Şirketler için amaç doğru çalışanı bulmak iken çalışanlar için de amaç, doğru şirketi bulmak. Witwiser olarak iki ürünle bu süreçleri yönetmeye çalışıyoruz. Bunların birisi çevrimiçi değerlendirme, diğeri de çevrimiçi değerlendirme güvenliği. Çevrimiçi değerlendirme; hem sınavlar, hem de mülakatlar için yetenek bazlı değerlendirme ve raporlama imkanı sunuyor. Doğru çalışanı, iyi-kötü, başarılı-başarısız gibi kıvrımlarla değerlendirmemek gerektiğine inanıyoruz. Hangi alanda olursa olsun yetenek bazlı değerlendirme çok kıymetli. Yetenek bazlı değerlendirme projesine geçmek, “Ne arıyoruz?” sorusunu kendimize sormamızı sağlıyor. Bu çalışma hem aday ile ilgili detaylı bilgi toplayabilmemizi sağlar, hem de ekibe yeni katılacak kişilerin sürece entegre olması konusunda faydalı olur. Değerlendirmenin güvenli ve güvenilir olması için dikkat edilmesi gereken bazı başlıklar var. Bunlardan biri; sınavı doğru kişinin çözüp çözmediği. Diğeri, sınav anında çevreden alınan bir desteğin söz konusu olup olmadığı. Değerlendirme içeriği üretmek gerçekten çok zahmetli bir iş ve sınırsız soru havuzları yok. Değerlendirme içeriği ve sorularının oluşturulması önemli bir başlık. Güvenli bir değerlendirmeyi yapabilmek için sınav öncesinde, sınav anında ve sınav sonrasında yapılacak işler var. Değerlendirme sistemi güvenliğinin çalışma mantığı da diğer güvenlik sistemlerine çok benzer. Temelde caydırma, engelleme ve raporlama odaklı çalışıyor. Bilgisayar ortamından çevresel ortamda gerçekleşen tüm riskli durumları anlık olarak raporlayarak bir risk yüzdesi beraberinde tüm kayıtlarla birlikte kurumlara sunuyoruz. Böylelikle adaletli ve güvenli bir değerlendirme sürecinin tamamlanmasını sağlamaya çalışıyoruz. Her iki ürünümüz de bulut tabanlı. Kullanıma başlamak için herhangi bir BT aracına ihtiyaç bulunmuyor. Her iki sistem de ihtiyaca göre konfigüre edilebilir. İki ürün ayrı ayrı kullanılabilir. Halihazırda kullandığınız bir değerlendirme sistemi varsa, hızlı bir entegrasyon çalışmasıyla güvenli bir değerlendirmeye sahip olma şansınız var.”
Kuşak çatışmasını en aza indirmek!
“İK Alanındaki Yeni Farkındalıklar” başlıklı paneli House of Human Kurucu Ortağı Nuri Murat Avcı yönetti. Panelistler ise Ricoh Ofis Teknolojileri Divizyon Yöneticisi İlker Akdoğan, İGA İstanbul Airport Eğitim, Gelişim ve İşe Alım Müdürü Onur Nacak, Logo Yazılım Türkiye Fonksiyonel Ürünler Satış Müdürü Özge Yiğit ve Turkcell Global Bilgi İnsan Kaynakları Planlama ve İşe Alım Müdürü Zafer Şirban Yıldırım oldu. Pandemi döneminde insan kaynaklarından daha çok verim alabilmek ve onları motive tutabilmek için yürüttükleri çalışmalar hakkında bilgi veren panelistler, kendi hibrit modelleri ve uygulama başlıkları hakkında detaylar paylaştı. Pandemi döneminde hayata geçişi hız kazanan dijital dönüşüme dikkat çeken panelistlere göre, bu dönüşüm iş dünyasının yeniden şekillenmesini sağladı. Öyle ki, teknolojiye en uzak şirketler ve bireyler dahi bu sürecin içerisine dahil olmak durumunda kaldılar. Süreç de kendine özgü rol ve sorumlulukları çeşitlendirdi, panelistlerin dikkat çektiği gibi, farklı roller ve yetkinlikler beklenir hale geldi, ‘dijital lider’ kavramı ortaya çıktı. Panelistlere göre, şirketler de sadece personel yönetimi yapan firmalar olmaktan çıkıyor, öğrenen organizasyonlar olmaya başlıyor, işe alım süreçlerini video konferans yöntemiyle gerçekleştiren firmalara evriliyorlar. Kuşak çatışmasını en aza indirmek, çalışanların iş yaşamlarına destek olmak, fiziksel ve ruhsal sağlıklarını korumak da önemini artırdı.
