Temelden çatıya tüm süreçlerde PaperWork gücü
Belli süreçlerde kullanıma geçen ve kapsadığı alanları giderek artıran PaperWork çözümü, İş GYO’da sağladığı faydalar ve kolaylıklarla benimsenme hızını da artırıyor.
Kurum kültürü paralelinde alanında yetkin şirketlerle uzun soluklu projelere imza atan İş Gayrimenkul Yatırım Ortaklığı A.Ş (İş GYO), iş akışlarında ve iş süreçleri çözümlemelerinde bir çalışmayı PaperWork uygulaması ile hayata geçirdi. İş GYO’nun PaperWork’ü temel tercih sebebi ise yerli ve milli bir uygulama olması oldu. Böylece iş akışı ve entegrasyon tarafında yetkinliğin teyit edildiğini vurgulayan İş GYO Bilgi Teknolojileri Yönetmeni Tolga Yılmaz, eklemeden geçmedi: “Açık kaynak kodlu bir uygulama bizim işin mutfağında olmamızı sağlayacağı için PaperWork, tercihimiz oldu. Yapılan ön görüşmelerde alınan referanslar ve onların geri bildirimleri de İş GYO’nun yatırım kararında öne çıkan unsurlar oldu.”
İş GYO’da PaperWork çözümleri; gelen-giden evrak akışları, fatura onay mekanizmaları ve çalışanların masrafları odaklı ilerliyor. Bu başlıklardaki eski yapının çok dağınık ve yönetimi zor mimariler olduğuna dikkat çeken Tolga Yılmaz, ölçeklendirilemeyen bu yapıya karşılık, PaperWork ile dijitale alınan süreçlerin ölçeklendirme, yönetim avantajı ve raporlama kolaylığı sağladığını vurguladı. Kurumsal süreç düzenlemesi ihtiyacından yola çıkarak, İş GYO içinde aslında bir Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS) yapısını hayata geçirdiklerine dikkat çeken Tolga Yılmaz, şöyle devam etti:
“PaperWork yatırımı ile e-Dönüşüm süreçlerini başarıyla entegre etmiş olduk. PaperWork, yapısı ve mimarisi gereği tüm sistemlerle entegre olabiliyor. Bu açıdan, örneğin İş GYO olarak kullandığımız muhasebe paketimizle tam entegre çalışıyor. PaperWork eğitimlerini biz kendi personelimize sunarken, PaperWork de eğitimlerle ilgili olarak bize her zaman bilgilendirmeler yapıyor. Açık kaynak kodlu bir uygulama olduğu için biz de işin içinde yer alabiliyoruz. İlk aşamada tüm desteği PaperWork üzerinden alırken, ilerleyen süreçte işin mutfağında çalışmaya başlayınca bilfiil kendimiz yürütebileceğimizi gördük. Tüm bu süreçlerde PaperWork’ün desteğini de her zaman yanımızda hissettik. Güncellemelerle ilgili olarak önce kendi test ortamlarımızda testler yapıyoruz, başarılı olması durumunda ise yayın ortamına geçiyoruz. Bu mimaride sürekli yeniliklerin ve güncellemelerin yapılıyor olması da bizi memnun eden bir diğer unsurdur.”
Uçtan uca tüm süreçlerde PaperWork imzası
Çözüm odaklı bir firma olan GGsoft ve tecrübeli ekiplerinin kendilerini hem süreç hem yazılım tarafında güçlü biçimde desteklediğini vurgulayan Tolga Yılmaz, PaperWork yatırımının sağladığı faydaları da anlattı. PaperWork’ün yapısı paralelinde tüm sistemlerle entegrasyonun sağlanmasıyla bütünleşik bir mimari oluşturuldu. Bunun verimlilik adına kendileri için çok önemli olduğunu ifade eden Tolga Yılmaz, bazı kullanıcı arayüzlerini de kendilerinin tasarlayabildiği bilgisini paylaştı ve ekledi: “Kullanıcılar, bu yapıdan son derece memnun. Çünkü kendi iş akışları sırasında onların ekranlarını da bizzat biz tasarladık. PaperWork ekranlarının kişiselleştirilebilir olması yatırımın şirket içinde benimsenme hızını ve programa olan bağlılığı da artırdı.”
PaperWork projesinde önemli faydalar elde eden İş GYO, destek tarafında GGsoft ile verimli işbirliğini devam ettirmekte kararlı. “Tüm süreçler içinde kesintisiz bir gelişim ve ilerleme sağlanmalı, yönetim tüm süreçlerde esas olmalı” vurgusunu yapan Tolga Yılmaz, PaperWork odaklı hedef ve stratejilerini şöyle anlattı:
“Biz bir gayrimenkul firmasıyız ve idealim; yeni bir gayrimenkul projesinin sıfırdan başlayarak tüm süreçleri ile PaperWork yapısı içinde tasarlanması. Fizibilite aşamasından avans projelerine kadar yeni proje geliştirmenin tüm aşamalarını PaperWork’te konumlandırmak istiyorum. Yaptığımız taslak çalışma da uçtan uca tüm adımların yaklaşık 800 adet olduğunu gösteriyor ve tüm bunları PaperWork içinde konumlandırmayı hedefliyorum. Ama kısa vadeye baktığımızda önceliğimiz; halihazırda faturalar bu yapıda onaylandığından ilintili olarak teklif ve satın alma süreçleri, kira sözleşmeleri ve yüklenici sözleşmeleri, hizmet satın alma sözleşmeleri gibi başlıklarla mütevellit bütçeleme yapısını da bu yapının içine dahil edebilmek. Böylelikle PaperWork mimarisini ilk etapta dokümantasyon ve onu destekleyen EBYS çözümü olarak kullanırken, kapsamını da genişleterek, bir taraftan da güçlü bir analitik süreç yürüterek her şeyi entegre ettiğimiz bir mimari yapı oluşturmak söz konusu olacak.”
PaperWork Müşteri Hizmetleri Yöneticisi Canan Ünverdi: “Önemli bir ivme yakaladık”
“PaperWork uygulamasının gelişmiş entegrasyon kabiliyeti, kurumların Dijital Dönüşümü yönetmede Lider Ekibe kolaylıklar sağlamaktadır. Bilgi Teknolojileri Yönetmeni Tolga beyin, PaperWork’un her sürümde yenilenen, gelişen yeteneklerini sürekli takip edip, PaperWork ekibiyle iletişimde kalarak, uygulamayı kurumda doğru konumlandırması kurumun E-Dönüşüm süreçlerini uyarlamadaki başarısının temelini oluşturmuştur. Kurumun süreçlerini yakından tanıyan Tolga bey, bu süreçleri iş birimleriyle önceliklendirerek ve bizlerle projelendirerek PaperWork ortamına aktarılmasını sağlamaktadır. Bugüne dek kurumun web sitesiyle, muhasebe paketiyle entegre olan çeşitli çözümler ürettiğimiz İş Gayrimenkul Yatırım Ortaklığı, süreçlerini PaperWork ile çok daha kolay yönetebilir duruma gelince, daha fazla sürecini bu ortama taşımaya karar vermiştir. Bu kararla kurum, bir adım daha ileri giderek, önümüzdeki dönem PaperWork üzerinde kendi personeliyle tasarladığı iş akışlarını hayata geçirmeyi planlamaktadır. Müşterilerimizin PaperWork ortamını kullanarak kendi iş akışlarını tasarlamalarını her zaman desteklemekteyiz; İş Gayrimenkul Yatırım Ortaklığı’nın da bu konuda aksiyon alması bizi sevindiren bir gelişme olmuştur. PaperWork’un kullanım kolaylığı, doğru çözümlerin uyarlanması, uygulamanın kurumda iş birimlerinden üst yönetime kadar herkes tarafından sahiplenilmesi, İş Gayrimenkul Yatırım Ortaklığı süreçlerinin Dijital Dönüşümünü hızlandıran ve kolaylaştıran unsurlar olmuştur. Süreçlerin uyarlanmasında her zaman Tolga Beyle yakın çalışmaktayız; ilgili iş birimlerinin ihtiyacını doğru anlayarak, çalışanların hayatını kolaylaştıracak, müşteri memnuniyetini en üst düzeye taşıyacak kalitede uyarlama ve çözümlerimizle İş Gayrimenkul Yatırım Ortaklığı’ndaki varlığımızı bir ‘başarı hikayesine’ çevirdik. İş Gayrimenkul Yatırım Ortaklığı’nın Dijital Dönüşüm süreçlerinin bir parçası olmaktan mutluyuz. Yakaladığımız bu ivmeyle işbirliğimizin artarak devam etmesini diliyorum.”
