RPA, doğru bir haritalandırma gerektiriyor
Sektör ve kurumsal ölçekten bağımsız olarak öne çıkan bir gerçek var: RPA mimarisini doğru bir analiz ve konumlandırma ile iş süreçlerine dahil eden işletmeler rekabette öne çıkacak, birçok başlıkta net avantajlarla buluşacak.
RPA, kendini tekrarlayan iş süreçlerinde kullanılarak kurumlara verimlilik, performans ve maliyet avantajı sağlıyor. RPA, rutin iş süreçlerinde kurumlara ve çalışanlarına önemli faydaları beraberinde getiriyor. Bu günümüz gerçeğinden yola çıkan BTvizyon Dijital etkinlikleri, 12 Haziran’da “Robotik Süreç Otomasyonu-RPA” başlığında bu alanın yetkin isimlerini buluşturdu. eSystems ve Kora’nın panel sponsorluğu, Formrack desteği ile katılımcılarla buluşan etkinliğin açılış konuşmasını “RPA’dan Akıllı Otomasyona” başlığı ile KPMG Türkiye Bilgi Teknolojileri Danışmanlığı Şirket Ortağı Tanıl Durkaya yaptı. Tanıl Durkaya’nın konuşmasına başlarken belirttiği gibi, otomasyon teknolojileri, bugünkü çalışma ortamını bir şekilde etkiledi ve gelecekte daha da dramatik bir şekilde etkilemesi bekleniyor. Konuyla ilgili araştırmaları örnek veren Tanıl Durkaya, KPMG’nin yaptığı bir araştırmada da katılımcıların yüzde 50’sinin önümüzdeki üç yıl içerisinde ölçeklenmiş bir şekilde akıllı otomasyon teknolojileri kullanacağı öngörüsüne dikkat çekti. “RPA’de belirli bir kural motorumuz vardı ve bir piyanist gibi tanımladığımız kurallar, işlemler çerçevesinde akışları yerine getiriyordu” bilgisini veren Tanıl Durkaya, sözlerine şöyle devam etti:
“RPA’yı şu anda etkin ve yaygın bir şekilde kullanan işletmeler, sonraki aşamalara geçmeye bir adım daha hazırlar. Bir sonraki aşama ise destekli öğrenme teknolojilerini içinde barındıran geliştirilmiş otomasyon süreçleri olacak. Biz RPA’de net kurallar üzerinden tanımlanmış bir akış geliştirirken, geliştirilmiş otomasyon süreçlerinde yapılandırılmamış verilerin daha etkin bir şekilde geliştirilmesi ikinci adım olarak görülüyor. Artırılmış zeka ya da bilişsel otomasyon kapsamında yapay zeka, doğal dil algılama ve bunu işleme, destekli öğrenme, tahminsel öğrenme, makine öğrenmesi gibi süreçler bilişsel otomasyon sürecine götürecek. Bilişsel otomasyonu tam anlamıyla kullandığımızda etkilenen iş miktarı da artacak. Akıllı otomasyon bir kurumsal kapasite olarak değerlendirilmeli. Kendi kendine öğrenen sistemlere entegre etmeye başladığımızdan dolayı bunun entegre risk yönetimini yapmamıza ilişkin gereklilikler, yani güvenlik ve yönetişim tasarlamak, geliştirmek gibi bazı yeni dünyanın ihtiyaçları ortaya çıkacak. Şirketlerin bunları gözden kaçırmamaları lazım. Değer yaratacak alanları tespit edip bir dönüşüm yol haritası hazırlamak RPA ile başladığımız; ama gelecekte akıllı otomasyon teknolojileri ile beraber devam etmemiz gereken noktaların başında geliyor.”
İki yılda planlı büyüyen adımlar!
“Havacılık için Robotik Süreçler” başlıklı sunumuyla Pegasus Kurumsal Çözümler Müdürü Filiz Koçhan, öncelikle sektörü farklı kılan özellikleri katılımcılarla paylaştı. “Operasyonel çalışanlarımız, meydana giriş çıkışlarını IoT tabanlı optimizasyonlar üzerinden gerçekleştiriyorlar. Mobil teknolojiler hayatımızın olmazsa olmazları. Intranet uygulamamız mobil. Fatura onaylarını bile herhangi bir yerden herhangi bir zamanda tüm yöneticiler verebiliyor” örneklerini veren Filiz Koçhan, blockchain’den yararlanma çalışmalarına da dikkat çekti. AI ve RPA yapılarını kendileri için olmazsa olmaz süreçlerden biri olarak tanımlayan Filiz Koçhan, şöyle devam etti:
“RPA’ye yaklaşık iki yıl önce başladık. 36 bin kişilik bir şirket olan Pegasus’un operasyonel olarak yapacağı çok iş var. Her ne kadar optimizasyon, just-in time çalışsa da bu beraberinde operasyonel bir yük de getiriyor. İki yıl önce bu işe başlarken tek bildiğimiz bu operasyonel işlerin üzerimizden alınıp bunları kendi kendine yapabilen bir mekanizmaya geçirilmesi ihtiyacıydı. Şirkette RPA’ye geçirilmesi aşikar olan süreçler vardı. Önce finansı ele aldık. Finansta 8 tane sürecin geçişi sonrası diğer alanlara bakmaya başladık. Şirket genelinde bir Hackathon yaptık ve bir değer maliyet analizi ile birlikte RPA’ye geçecek süreçleri hep beraber belirledik. Robotumuza Pegasus Robotics’ten esinlenerek ‘PERO’ ismini verdik. Hem robotun hem programın ismi PERO. Bugüne dek finans, operasyon, ticarette belirli süreçleri robota taşıdık. İK tarafında yapılan rutin işlemler, gelir yönetiminde gelirlerin kontrolü ile ilgili işlemler, banka ekstrelerinin işlenmesi, nakit akışlarının AI tabanlı desteklenmesi, uçuşlardaki tüm performans raporlarının periyodik hazırlanması gibi alanlarda robotu kullandık. Önümüzdeki yol haritasında robota taşımak için belirlediğimiz 40 süreç var. Pegasus’un dünyanın dört bir yanında tedarikçileri var. Hem kağıt hem de dijital ortamda gelen faturaları işlemek için ciddi sayıda arkadaşımız çalışıyor. Şu an ekli gelen dijital faturalar için ya da kağıt ortamında gelen faturalar için robotu bir bileşen olarak kullanıyoruz. Tedarikçilerimiz dijital ortamda gönderdikleri faturaları robotun e-posta adresine gönderiyorlar. Faturaların muhasebeleştirilmesi çalışmasını da robotlar yapıyor. Burada da bir insan etkileşimine ve eforuna gerek yok. Operasyon raporlarında kaptanların hak ediş raporlarını ya da performans raporlarını tamamen robot hazırlayıp, her kaptana ve kaptanların bağlı oldukları yöneticilere periyodik olarak gönderiyoruz. Bakım raporları hazırlığında şu an sadece robotlar çalışıyor. Hangi uçağın, hangi parçasına hangi bakım yapılmış, bir sonraki bakım ne zaman ya da bakımın yapılması için gerekli verileri analiz eden mekanizmalar kurduk. İK tarafında dünyanın her tarafında yer alan uçuş ekiplerinin hangi tarihte, hangi otelde konaklayacağı dahi belli. Elimizde ciddi bir veri var. Doğru tahminleme yaparak, derin öğrenme yetkinliklerinden yararlanıyoruz.”
Sürekli büyüyen veri etkisi
RPA yapısının detaylarına odaklanılan etkinlikte bir panel de izleyicilerle buluştu. “Yapay Zeka, RPA ile Aramızda” başlıklı paneli Kurumsal Dönüşüm Platformu Koordinatörü M. Göker Sarp yönetti. Katılımcılar ise Benoplast BT Müdürü Fatih Kaytancı, eSystems Genel Müdürü Gökhan Karahan, Kora Yapay Zeka Çözümleri Ortağı Mevlüt Serdar ve UiPath Türkiye Genel Müdürü Tuğrul Cora oldu. Benoplast hakkında bilgi vererek sözlerine başlayan Fatih Kaytancı, “Genç bir firma olmamız, değişimin rüzgarına kapılabilmemize neden oldu. Endüstri 4.0’a giden yolda sahadan verinin alınması ile başlayan maceramız da zaman içerisinde dönüşümün içerisine bizi dahil etti” dedi. Böylece birçok noktadan veri toplar hale geldiklerini vurgulayan Fatih Kaytancı, şöyle devam etti:
“Veriler büyüdükçe veriyi yönetmek ile ilgili bir sürecin içerisine giriyorsunuz. Finans, İK kısımları zaten işlenebilir, yönetilebilir durumda. Ürettiğimiz ürünlerin belirli bölgelerinde kasalar, paletler de akıllı hale geldi. Bu ürünler akıllanırken, belirli verilerin kayıt altında tutulması ve işlenmesi de lazım. Global ölçekte bir otomobil üreticisine, ürettiğimiz kasalarımıza tekrar eden bir etiketleme sürecimiz başlıyor. Operasyonel bir faaliyet var. Biz bu noktada RAP çözümlerine yönelmeye başladık. Yıllık 2.5 milyon adet iş hacmimiz var. Bu hacmin hepsini RAP ile çözerek yürütmeyi planlıyoruz. Yurtdışından gelen verilerin etiket süreçlerinde birbirleriyle eşleyerek doğrulamasını sağlıyoruz. Finansal ve İK kısımlarında herkes gibi biz de bunu devreye almak istiyoruz; ama en başta işin sahadaki, üretim tarafındaki kısmı, bizim önceliğimiz olan bölümü çözme taraftarıyız.”
Yatırımın geri dönüşü hızlı ve net!
Tuğrul Cora da, RPA odaklı artan ilgiyi değerlendirdi. Buna göre, ABD’de 2 bin büyük müşteri ile yapılan bir araştırmaya göre şirketlerin yüzde 72’si 2020 itibariyle RPA kullanıyor. “Şu anda en hızlı büyüyen yazılım sektörü RPA” yorumunu yapan Tuğrul Cora, şu açıklamayı paylaştı:
“Sadece biz Türkiye’de müşteri olarak 150 büyük kuruma ulaştık. Şu an kullanılan bin civarı robotumuz var. Sadece bu rakamlar bile çok yeni bir teknoloji olmasına rağmen çok çabuk kabul gördüğünü ve müşteriler tarafından kullanıldığını ortaya koyuyor. RPA, trend teknolojiler arasında somut ve bugünün teknolojisi olması ile öne çıkıyor. Faydayı bugünden çok hızlı bir şekilde yaratabileceğiniz bir teknoloji. Bu noktada, yaratılan fayda çok önemli. Yani verimlilik, tasarruf, süreçlerin hızlanması, katma değerin artırılması ve hatasızlık… Özellikle çalışanlarımızın katma değerlerinin artmasına çok önem veriyoruz. Çalışanlarımızı katma değeri olmayan ya da düşük katma değerli işlerden alıp, yüksek katma değerli işlere doğru kaydırmamız gerekiyor. Bunun da yöntemi dijital dönüşüm, dijital dönüşüm teknolojilerinde de RPA öne çıkıyor.”
Farkındalık gelişimi, biraz zaman aldı
Mevlüt Serdar, ürettikleri yerli RPA çözümü hakkında detaylar paylaştı. 1998 yılında kuruluştan itibaren analitik, yapay zeka, makine öğrenmesi başlıklarının kendileri için önemine dikkat çeken Mevlüt Serdar, 2015 yılına kadar yüzlerce proje yapıldığını, 2015’te ise teknoloji evrimi ile birlikte Kora’nın da yapay zeka ile ilgili faaliyetlerine başladığını ifade etti. Mevlüt Serdar, süreci şöyle anlattı:
“Müşterilerimizle 2017 senesine kadar gidip konuştuğumuzda tüm piyasa bir farkındalık yaşadı. Sonrasında RPA’nin çok daha ölçülebilir, gösterilebilir yaklaşım olduğunu fark ettik. Konuya daha farklı yerlerden girmemiz gerektiğini düşündük. İnsan süreçlerini incelediğimizde, her şeyin kural tabanlı olmadığını fark ettik. RPA, müşterilerimizin daha iyi anlaması, bizim de makine öğrenmesi vakalarımızı anlamlandırmamız için güzel bir anahtar oldu. WinWAI, Win Win AI’ın kısaltması. Tüm sektörlerde de bu AI süreçlerini konumlandırabiliyoruz.”
RPA ve yapay zeka entegre olurken…
Yapay zeka ve RPA buluşmasının aslında yeni bir kavram olmadığını belirterek konuşmasına başlayan Gökhan Karahan, “RPA ile ilgili verilerin yüzde 20’si yapısal, yüzde 80’i yapısal değil. Kalan yüzde 80’lik verinin süreçlerde kullanılması isteniyorsa, onun anlaşılması gerekiyor. Bunun için de bir alt dal olan yapay zekayı kullanıyoruz” açıklamasını yaptı. OSR’lar dokümanları okusa bile bir OSR ile RPA’nin performans beklentisi farka dikkat çeken Gökhan Karahan, bu yorumunu şöyle detaylandırdı:
“RPA için temel birim; doğrudan-insan eli değmeden işleme dediğimiz, hiçbir çalışan olmadan uçtan uca tüm sürecin işletilebilmesi. Yapay zeka burada devreye giriyor. Dokümanda okunamayan, anlaşılamayan yerleri yapay zeka tekniklerinden geçiriyoruz. İrsaliye, fatura gibi bazı standart evraklar için uygulamanın içerisinde hazır şablonlar var. Siz sadece şablonu alıyorsunuz, kendi durumunuza göre modifiye ediyorsunuz, yapısal olmayan bu dokümanları kullanmaya başlıyorsunuz. Yapay zekada şu an en revaçta olan uygulama ise süreç madenciliği. Tüm süreçleri aynı anda yakalayıp göremezsiniz. Süreç madenciliği noktasında çok ilerlemiş firmalar var. Bunların sonucunda bir RPA bot’u geliştirdik. İsmi de ‘Discovery Bot’. Süreci belirliyorsunuz ve süreçte yer alabilecek insanların linkini bu bot’a gönderiyorsunuz. Linke tıklayıp çalıştığı zaman bu işi gerçekleştiren arkadaşların yaptıkları işler bir havuza alınıyor ve yapay zeka buradan sonra devreye giriyor. O havuzda gerekli, gereksiz birçok bilgiyi yapay zeka temizliyor, düzenliyor, fazlalıklarını çıkartıyor ve kalanlarını anlamlı bir sıraya diziyor. İkinci revaçta olan uygulamalar ise yapay zeka destekli chatbot’lar. Uçlardan gelen her türlü veriyi kapsayamayacakları için RPA destekli yapay zeka bot’larına ihtiyaç duyuluyor. Bu da chatbot’lara esneklik sağlıyor. Duygu analizi yapıp müşteriyi önceliklendirme veya bir çağrı merkezinde agent’ı atamak gibi işlemleri yapabiliyoruz. Bunlar yapay zekanın standart kullanım örnekleri.”
