Sadelik; kurumsal hız ve verim sağlıyor
Dijitalin bir gereklilik ve katma değer olduğu dönemde şirketlerin en önemli varlığı ve rekabette fark yaratan değeri de sahip oldukları bilgi.
Sürekli akan bilgiyi tüm iş süreçlerine doğru bir mimari ile gerçek zamanlı katabilmek yönetim sisteminin yetkinliğine, kurumsal ihtiyaçları karşılamada ne kadar doğru tercih olduğuna bağlı. Ölçek bağımsız olarak her sektörde her şirketin süreç ve doküman yönetiminde doğru bir strateji konumlandırması bu yönüyle önemli. BTvizyon Dijital’in 9 Haziran’da düzenlediği ‘Süreç ve Doküman Yönetimi” etkinliği ile verimli ve faydalı sistemlerin seçimi ve konumlandırılması, sektörel regülasyonlara ve kurumsal stratejilere uyum, çalışanların gerek ofiste gerek sahada ihtiyaç duydukları bilgilere güvenli biçimde ulaşabilmesi uzman isimlerin değerlendirmeleri ile ele alındı.
Açılış konuşmasını D&D Danışmanlık ve Eğitim Hizmetleri Şirket Yöneticisi Münevver Öztürk, “Aslolan Süreçtir” başlığında yaptı. İş süreçleri yönetimi, kurumsal içerik ve kurumsal doküman yönetimi, bunlar üstünde yükselen kurumsal yönetim sistemleri, ERP ve CRM gibi entegre mimariye değinen Münevver Öztürk’e göre, tüm bunların arkasında işin nasıl yapıldığına bakmak lazım. Münevver Öztürk, “Süreç iyileştirmelerde amacımız; tekrarlı işler yapmamak. Yalın üretim, yönetim, ofiste yalınlık gibi değerlendiriyoruz bu yapıyı” derken, aynı şekilde bu sistemleri dijitalize ederken de yalınlaştırmayı ön plana çıkartmak gerektiğine dikkat çekti. Sonuçta dijital ortama geçerken işi sadeleştirip daha doğru tanımlamak önemli bir avantaj.
Münevver Öztürk, bir kurumdaki işleri temelde ikiye ayırdı: Süreçlerin kendisini çalıştırmak ve süreçleri iyileştirmek. Bir kuruluşu yönetirken, ilişkisel düşünmek bu noktada önemini de gösteriyor ve Münevver Öztürk bunu bir ‘süreç bakış açısı’ olarak tanımladı. “Bunu baz aldığımızda; “Aslolan süreç” diyoruz. Aslolan, süreçleri iyileştirerek gitmek” vurgusunu yapan Münevver Öztürk’ün dikkat çektiği gibi, yine de süreçleri iyileştirmek yetmiyor. İçerikleri ve ağırlıklı olarak dokümanları iyileştirme gerekliliğine karşılık, kurumlarda gereksiz doküman kalabalıklığı olduğuna da dikkat çeken Müneveer Öztürk’e göre, dokümanlar gereksiz tekrarlar, farklı yerlere işlenmesi gereken veriler içerebiliyor. “Bizim bunları da sadeleştirmemiz gerek” saptamasını yapan Münevver Öztürk, şu değerlendirmeyi de ekledi:
Aslolan süreci doğru ve verimli yönetmek
“Süreçlerin esas olduğunu söylüyor, bunları dijitalleştirmeye çalışıyoruz; ancak özünde önce süreçleri sadeleştirmemiz gerekiyor. Süreçlerle birlikte onların bağımlı olduğu, girdilerini sağlayan ve çıktılarını oluşturan yapılandırılmış veya yapılandırılmamış dokümanları ve içerikleri sadeleştirmek önemli. Bunları iyileştirdiğinizde, yazılımlara aktarırken tekrarlardan kurtuluyoruz. Bunlar bir avantaj. Bu yüzden biz süreçleri ana merkeze koyuyor, yönetim danışmanları olarak yazılım karşılıklarını düşünmeden, önce kavramsal tarafa bakıyoruz. Bunlar zahmetli ve işletmelerde adresi çok fazla belli olmayan işler. Bir tarafta BT’ciler, yöneticiler, süreç sahipleri, bir tarafta da bunları yönetmeye çalışan insanlar var. Artık bu işler, organizasyonlarda daha önemli anılmayı hak ediyor. Önemli şirketlerde bunların önemli pozisyonlarla tanımlandığına da tanık oluyoruz. American Productivity &Quality Center (APQC) adlı kurumun araştırmalarına göz attım. 2021 öncelikleri olarak özellikle tedarik zincirlerine yönelik yaptıkları araştırmada; süreç iyileştirme ve süreçleri standartlaştırmanın öncelikleri olduğunu söylüyorlar. Araştırma aynı zamanda en büyük problemin ‘süreçlerdeki değişkenlik’ olduğunu söylüyor. Bunu yönetmenin kendileri açısından çok zor olduğunu ifade ediyorlar. Aslolanın süreci doğru ve verimli yönetmek, dokümanları yalınlaştırmak olduğunu unutmayalım.”
4 üniversitede ders olarak okutuluyor
Netoloji Yurtdışı Satış Müdürü Harun Arman, “Kurumsal Kaosu Aşmak İçin Süreç Yönetimi” başlıklı sunumuyla, 10’uncu yaşını kutlayan şirketin kurumsal yapısı hakkında bilgi verirken, uzman oldukları noktayı da iş akış ve süreç yönetimi olarak gösterdi. Netoloji’nin doküman yönetim sistemi ürünü de mevcut. İş modeli ise tamamen iş ortakları üzerinden şirketlerin kendi iş süreçlerini, kendilerinin tasarlayabilecekleri bir platform sağlamak. “Şirket olarak üretici, geliştirici, iş ortaklarımız da şirket ile son kullanıcı arasında köprü görevi görüyorlar” vurgusunu yapan Harun Arman, ekledi: “Türkiye’de 100, yurtdışında da 50’nin üzerinde iş ortağımız mevcut. Tümü de bizlerden ürünümüzün eğitimini alıp süreç sertifikasına sahip firmalara yönlendirme ve danışmanlık yapan firmalar. Ürünümüzün eğitimi de Türkiye’de 2 özel, 2 devlet olmak üzere 4 üniversitede endüstri mühendisliği son sınıf öğrencilerine veriliyor.”
Harun Arman’ın belirttiği gibi, bu eğitimi alan öğrenciler, sertifikaya sahip olup firmaların iş akış ve süreçlerini dijital ortama taşımalarında son kullanıcılara yardımcı oluyorlar. Farklı sektörlerden, farklı ölçeklerde birçok firmaya hizmet verdiklerinin altını çizen Harun Arman, bir süre önce bir dijital dönüşüm sağlayıcısı tarafından 90 ülkede bin iş birimi kullanılarak 2020 Aralık-2021 Ocak arasında iki aylık bir araştırma yapıldığı bilgisini verdi. Buna göre, tüm dünyada yüzde 95 oranında dijital dönüşüm yatırımları, olumsuz pandemi ve ekonomik koşullara rağmen devam etmiş. Firmaların, bir takım süreçlerin dijital ortama taşınması ve iş yapış şekillerini geliştirme açısından akıllarında soru işaretleri yok. “Araştırmanın sonucu; bizim gibi firmaların süreçlerini dijital ortama taşımalarına yardımcı olan üreticiler açısından da yerel ve global pek çok fırsat doğuruyor” saptamasını yapan Harun Arman’ın dikkat çektiği bir gerçek var: Olumsuz ekonomik koşullara rağmen tüm dünyada BPM pazarı inanılmaz bir büyüme sağlıyor. Firmaların da bu platformları kullanım oranı her geçen yıl artıyor.
Kurumsal planlar uzun vadeyi gözetmeli
Harun Arman, firmaların dijital dönüşüm yaklaşımlarındaki farklara da dikkat çekti. Buna göre, birçok firma dijital dönüşüm dendiğinde kağıt üzerinde yapılan geleneksel işlerin dijital ortama taşınarak işlerin dijital ortamda belgelenip onay mekanizmalarının devamı şeklinde algılıyor. “Oysa dijital dönüşüm; bunların çok daha ötesinde bir kavram” vurgusunu yapan Harun Arman’ın dikkat çektiği gibi firmalar dijital dönüşümle iş yapış biçimlerini değiştirerek, 5-10 senelik planlar yapıp şirketlerini global bir ortama taşıma imkanına sahipler. Arman, bu yorumlarını şöyle detaylandırdı:
“Birçok sanal market platformunun uygulamasıyla çalışıyoruz. Bu firmalar, 5-10 sene öncesinde piyasada olmayan firmalar. Bu yüzden şirketlerin iş yapış biçimlerinin, stratejilerinin yeni teknolojileri, yeni fırsatları kullanarak global anlamda çok daha rekabetçi olabildikleri bir fırsat söz konusu. Önemli olan; şirketin stratejisi ve planı. Bu olduktan sonra da iş platforma kalıyor. Bu noktada No-Code/Low-Code platformlara geçiş yapılabilir. Yapılan araştırmalarda dijitalleştirme, süreç yönetimi, süreçlerin dijital ortama taşınması ile ilgili bilgi verirken “citizendeveloper (vatandaş geliştirici)” kavramı ön plana çıkıyor. Vatandaş geliştiriciler; kendi şirketlerinde kendi iş birimlerinin süreçlerini kendileri planlayabiliyorlar. Normalde bir takım süreçlerin dijitalleşmesi BT personeli tarafından BT departmanlarında yapılır. No-Code ve Low-Code sayesinde işi yapan kişi, kendi yaptığı işin sürecini tasarlama yeteneğine sahip oluyor. Bu da bize, hızlı uygulama geliştirme, çeviklik kazandırıyor. Kaynakların daha etkin kullanılmasından ötürü azaltılmış maliyet sağlıyor. Süreç yönetiminin kurumsal kaosu aşmak için kullanılmasını şirketin kuracağı strateji, planlama, bu plana sadık kalmak ve şirket içindeki personele yaymak olarak özetleyebiliriz. Platformlarımızı da, şirketlerin bu işleri yapmalarına yardımcı oldukları platformlar olarak ifade edebiliriz. Bizim iki temel ürünümüz var. E-Flow BPM; şirketlerin kendi iş süreçlerini, kendilerinin tasarlayabilecekleri bir platform. E-Flow DMS ürünümüz ise dokümanların, belgelerin dijital ortamda saklanabilecekleri bir platform. Bu şekilde şirketlerin kendi süreçlerini kendilerinin tasarlayabilecekleri bir platform sunmaya çalışıyoruz.”
Bütünleşik kavramlar
Dijital etkinlik, “Süreç ve Doküman Yönetimi Sistemi ile Dijital Dönüşüm” başlıklı panelle tamamlandı. Kurumsal Dönüşüm Platformu Koordinatörü Göker Sarp’ın yönettiği panelin katılımcıları ise Borusan CAT, D&T İş Analizi ve İş İlişkileri Yöneticisi M.Bülent Babayiğit, Netoloji Yurtdışı Satış Müdürü Harun Arman, Bimser İş Geliştirme ve Satış Direktörü İlter Ferah, World Medicine Bilgi Teknolojileri Müdür Yardımcısı Kenan Ayan ve Paperwork Satış ve Pazarlama Direktörü Tolga Eşiz oldu. Panelde BPM ile doküman yönetim sistemi ECM arasındaki farklar ele alınırken, şirketlerin bu teknolojileri uygulayarak elde ettikleri faydalar, dijital dönüşüm sürecine etkileri, gelecekteki uygulama alanları gibi başlıklar değerlendirildi. Türkiye’de yerli yazılımların bu konuda belli noktaya ulaştığına dikkat çeken panelistlere göre herkesin önceliği süreç iyileştirme ve BPM adımını atlamadan bu iyileştirme adımlarını atmak da şart. Dijital dönüşüm için önce dijitalleşmek gerektiği üzerinde durulan panelde, ERP ve BPM’in doküman yönetimi ile entegre çalışmasının önemi ve gerekliliğine de vurgu yapıldı. Dijital dönüşümü tek seferlik bir yatırım değil, uzun soluklu bir yolculuk olarak tanımlayan panelistlere göre, süreç yönetimi ve doküman yönetimi, bütünleşik kavramlar halini aldı.
