Şirket kendi tarihine hayat veriyor
Bilgi ve doküman yönetiminde şirketlerin hayata geçirdiği uygulamalar, farklı avantajları beraberinde getiriyor, iş süreçlerinde takip edilebilirlik, maliyet avantajı gibi fırsatlar ise bu yapıda öne çıkıyor. Bir tarafta da belgenin yaşam döngüsüne desteğin öne çıktığını vurgulayan Bilkom Yazılım Ürün Yöneticisi Mert Saka şu detayları paylaştı:
“Bilginin kurum genelinde yaygınlaşmasını ve yönetimini sağlayan bu sistemler, aynı zamanda kurumsal kültürün parçası. İyi tasarlanmış bir belge yönetim sistemi, çalışanlar tarafından kurumsal bilginin çok kolay bir şekilde paylaşımına ve bulunmasına imkan sağlar. Kurumsal içeriği mantıksal bir yöntemle organize edebilen bu tür sistemler, kurum genelinde içerik yaratımını ve sunumunu da kolaylaştıracak çeşitli araçlara sahip. Belgenin yaşam döngüsünde önemli aşamalar söz konusu: Belgeyi kullanacak kişilerin yetkilendirilmesi, belgenin gözden geçirilmesi, yayınlanması, belgenin denetimi ve onaylanması, belgenin yok edilmesi veya saklanması. Kurumsal ihtiyaçlar ve hatta yasal zorunluluklar nedeniyle tüm bu aşamaların ayrı ayrı izlenmesi gerekebilir. Örneğin, SharePoint 2010 desteğiyle kurumlarda Acrobat X kullanımı son derece yaygın bir çözüm olarak öne çıkar.”
Xerox Türkiye Hizmetler ve Stratejik Müşteriler Operasyonu Direktörü Gülçin Uysal, doküman yönetim sistemlerini ‘kurum içindeki dokümanların yönetilmesi, yönlendirilmesi, uyumu ve paylaşımını sağlayan sistemler’ olarak tanımladı ve sağladığı faydaları şöyle özetledi:
“Belge ve dokümanların elde edilmesi, saklanması ve istendiğinde tekrar kullanılması ciddi bir zaman ve emek kaybına yol açar. Elektronik ortamda doküman yönetimi kavramı, bu zaman ve emek kaybını en aza indirir. Kurumların tüm içeriği yönetmeleri, bilgilerin güvenilir bir yapıda saklanması, bilgilere gerek duyulduğunda hızlı ve kolay erişim sağlanmasının yanında, tanımlanmış iş akış süreçleri ile işlem sürecinin kısalmasını ve hızlanmasını sağlar. Dolayısıyla kurumlar, üretkenliklerini ve müşteri memnuniyetlerini artırabilirler.”
Raporlamalarda anlık destek
Dijital Yazılım Satış Yöneticisi Metin Aziz Çakır, Saperion ürün ailesi ile şirketlere sundukları çözümlerin önemine işaret etti. Çakır’a göre, bilgi ve doküman yönetim sistemlerinde iş akışı ve süreç yönetimi modülü ‘olmazsa olmaz’ bir özellik. Bu modül, kurumların her bir iş akışını uygulama üzerinde tanımlamasına ve adım adım izleyip raporlamasına imkan sağlıyor. Bu raporlamalar da, gerekli noktalarda hızlı kararlar alınmasını mümkün kılıyor. Çakır’ın verdiği bilgiye göre, kurumlar doküman yönetimi ile iş akış ve süreç yönetimini beraber kullandıklarında, kurum içerisindeki performansın yüzde 40’a kadar artış gösterdiği sonuçları çıkıyor. Bu noktada da iş uygulamalarının kabiliyetleri de önemli. Çakır şu detayları paylaştı:
“Özellikle kurumların kendi süreçlerini kendilerinin oluşturabilecekleri, çok hızlı şekilde süreçlerini çizip sisteme aktarabilecekleri, iş modellerini sisteme tanımladıktan sonra da kurumların kendi süreçlerine müdahale edip gerektiğinde değiştirebilmesi gerekiyor. Burada önemli olan doküman yönetimi ile iş akış ve süreç yönetiminin ayrı ayrı değil, tek bir çözüm ve tek bir platform olması gerekiyor.”
Bimser Çözüm Genel Müdürü Sedat Babalık, bu sistemleri kurumun ya da organizasyonun kurumsal hafızasını düzenleyen, yaşatan ve geleceğe, güvenli, sağlıklı hazırlanılmasında yardımcı olan sistemler olarak tanımladı. Rekabetin en üst seviyede olduğu günümüzde, karar alma sürecinin basitleştirilmesi, hızlandırılması, hizmet kalitesinin artırılması ve zamanın daha verimli bir şekilde kullanılmasının gerekliliğine dikkat çeken Babalık, “Doküman ve süreç otomasyonu yapan kurumlar, süreçlerinin bürokratik maliyetinde önemli tasarruf sağlarlar” diye ekledi. Mitasan Büro Makinaları Teknik Destek Müdürü Nezih Muti, çerçeveyi net bir biçimde şöyle çizdi: “Bu yatırımlar en başta kurumlara gereksiz evrak kalabalığından kurtarır. Bilgiye her yerden ve uğraşmadan ulaşmayı gerçekleştirir.”
Cybersoft İş Akış ve Doküman Yönetim Projeleri Yöneticisi Çağrı İnce, kurumların hafızasını ve ana bilgi kaynaklarını oluşturan dokümanlarını daha iyi yönetebilmelerinde en elverişli yöntemin, bu belgelerin elektronik ortamda saklanması olduğunu vurguladı. Şirketin ihtiyaçlarına yanıt verebilecek bir ‘belge ve doküman yönetim sistemi’ yazılımı kullanmanın bu noktada önemli olduğunun altını çizen İnce, “Belge ve Doküman Yönetim Sistemleri’ne yapılan yatırımlar, şirketlerdeki bilgi, belge ve dokümanların çoklu kullanıma imkan veren elektronik bir ortamda, tek noktadan, kolay erişilebilir bir biçimde kullanılmasını sağlar. Bu sayede verimli bir ofis ortamı oluşturarak dokümanların kağıda basılması, kopyalanması, dosyalanarak arşivlenmesi işlemlerinde harcanan emek, zaman ve masrafların en aza indirgenmesi amaçlanıyor” dedi.
Bilgiyi kontrol etmek fark yaratır
DataMarket olarak bu başlıkta kapsamlı çözümler sunduklarını söyleyen DataMarket Kıdemli Satış Danışmanı Levent Engin’e göre, bu yatırımlar kurumlardaki öğrenme eğrisini hızlandırıyor. Karar alma aşamasında bilginin daha fazla kullanılması, bilginin doğru kişilere en etkin şekilde kazandırılması, kurum içinde yeni bilgi üretiminin hızlandırılması, süreçlerin etkinleştirilmesi, kişilere bağımlılığın ortadan kaldırılması bu yapıda öne çıkan temel avantajlar oluyor. Aksis Genel Müdürü Burak Müjdeci de ekledi: “Bu konuda yatırımlar, dokümanlara tek bir noktadan etkin şekilde, yetkiler doğrultusunda erişim sağlar. Elektronik ortamda yönetilen dokümanların iş süreçleri ile bütünleşik ortamda yönetilmesi de mümkün olur.”
Reisswolf Türkiye Güvenli İmha Direktörü Deniz Eraydın, bu yapının faydalarını, “Şirketlere her şeyden önce bilgiyi kontrol altında tutabilme imkanı sağlıyor ve maruz kalabilecekleri bilgi hırsızlığı, veri ihlali, itibar kaybı gibi risklerden koruyor. İş süreçlerini iyileştirerek operasyonel verimlilik sağlıyor” sözleri ile tanımladı.
Bimsa Çözüm Yöneticisi Barış Büyüktanır, bu sistemlerin öncelikle dokümanlar içinde saklı önemli verileri istendiği zaman bulunabilme imkanını verdiğini belirterek ekledi: “Arşivleme yetkinliği ve kayıt yönetimi sayesinde, özellikle yasal süreçlerin zorunlu kıldığı bilginin saklanması ile ilgili zorunluluklar otomatik olarak yerine getiriliyor, gerekmeyen bilgiler, yönetilmesi pahalı olan saklama alanlarından alınıp arşive kaldırılırken, yaşam döngüsünü tamamlaması gereken dokümanlar ilgili akışlar ve bilgilendirmeler dahilinde yok ediliyor.”
“YÜKSEK VERİMLİLİĞİN ANAHTARI”
Canon Eurasia DIMS Ürün İş Geliştirme Müdürü İbrahim Aydoğan, bilgi ve doküman yönetimi için yapılan yatırımların kısa ve uzun vadede sağladığı faydaları şöyle özetledi:
“Öncelikle doküman üzerinde arşiv odalarında pasif durumdaki bilgilerin taranarak analog ortamdan sayısal ortama aktarılması aktif olarak daha kolay kullanılmasını sağlar. Buna ilave olarak, doküman üzerindeki bilgileri saklama, ulaşım, koruma, güvenlik gibi maliyetlerini düşürür. Belge ve bilgilerine kolay ulaşan şirketler, iş akış süreçlerini kolay ve hızlı tamamlayabilen, verimliliği yüksek şirketlerdir.”
“DOKÜMANLARIN YAŞAM DÖNGÜSÜ BİTMİYOR”
İnnova İş Çözümleri Yöneticisi Feyza Narlı, “İçerik ve doküman yönetimi; bilginin kurumsal belleğe dönüşmesini, dokümanların yaşam döngüsü boyunca tanımlanacak iş akışlarına uygun ve güvenli olarak yönetilmesini, düzenlenmesini, güncellenmesini, indekslenerek depolanmasını sağlar. Elektronik belgeyi tercih eden kurum ve kuruluşlar, işgücü, kırtasiye, postalama masraflarında ve zaman kullanımında büyük tasarruflar sağlar” açıklamasını yaptı. Narlı, bu çerçevede Documents İnnova’nın, birtakım standartlara ve mevzuata uygun bir platform oluşturmayı ve bunlarla birlikte verimliliğini artırmayı hedefleyen her ölçekteki şirket için önerilebilecek bir çözüm olduğunu hatırlattı.
