Söz uçar, yazı kalır, yazılı olan özenle saklanır

E-postaların KEP yapısı ile kayıt altına alınması; kayıtdışına karşı büyük bir önlem, kamu, bireyler ve şirketler arasındaki iletişimde netlik demek.

Kayıtlı elektronik posta (KEP) uygulaması ile kamu, bireyler ve şirketler arasındaki iletişimde hızın artması bekleniyor. Bu konuda faaliyete başlayan ilk şirket olan TNB KEP Genel Müdürü Kürşat Güney’e göre, kayıtdışılığı azaltma hedefi çerçevesinde bu, çok büyük bir adım. Adalet Bakanlığı gibi müeyyideleri olan bakanlıkların bunu zorunlu hale getirmeleri ise KEP sayısında hızlı artış yaratacak. Bir banka ile yaptıkları çalışmayı tamamlamak üzere olduklarını belirten Güney, yapıyı ve beklentilerini paylaştı:

n Ne zaman faaliyete geçtiniz?
Türkiye Noterler Birliği Vakfı kuruluşuyuz. BTK’dan yetkiyi ilk alan PTT, ikinci de biz olduk. Statü olarak bakıldığında, bu hizmeti veren, kamu harici ilk şirket biziz. Lisansı 28 Aralık’ta aldık. Faaliyete geçmemizin birkaç ay sürmesinin sebebi ise şu: BTK, bu süreçte MERSİS numarasını zorunlu hale getirmişti. Ama MERSİS numarası hala belli illerde uygulanıyor. Bunun üzerine BTK yönetmeliği değiştirdi ve MERSİS numarasını zorunluluk olmaktan çıkarttı, ticaret sicil numarası ve vergi numarasıyla faaliyete geçilebileceğini Mart ayında bildirdi. Böylece biz de sistemimizi açtık. Tanıtımı 2 Nisan’da Ankara’da yaptık ve o zamandan beri aktif olarak KEP hizmeti veriyoruz.

n Yasal yapı nasıl işliyor?
Kurumlar vergisini ödeyerek aktif halde faaliyet gösteren 700 bine yakın şirket var. Hepsinin KEP adresi olması şart. Ama fiiliyatta henüz kamu, yasal tebligatları elektronik ortamda gönderebilecek altyapıyı kurgulayamadığı için biraz daha zaman var. 2011 Ocak’ında çıkan Elektronik Tebligat Yasası’na göre, 2 yıl içinde şirketlerin buna hazır hale gelmesi zorunluluğu vardı ve 19 Ocak 2013’te bu zorunluluk süresi doldu. Bu tarihten itibaren aslında tüm şirketlerin bir KEP adresi olması gerekiyordu. Ama o günde hiçbir şirket, ne biz ne PTT hizmet verebilir durumdaydık. Sonuçta bugün hizmet veriyoruz ama belli noktalarda kamu hazır değil. Vatandaş veya kurum bir servis sağlayıcıdan KEP alabilir. Adalet Bakanlığı’nın sistemi hızla aktif hale getirmesi ile yasal tebligatlar elektronik ortamda gelecek. Kurumlar da fiziksel olarak tebligat alamayacakları için hepsinin bir KEP adresi olması zorunluluk halini alacak. Yasada ‘KEP adresi almazsanız ne olur?’un cevabı yok. Ama zaten asıl müeyyide tebligat alamamak. Tahminim, önümüzdeki çeyrek dönemde kamu, özellikle Adalet Bakanlığı elektronik ortamda tebligat gönderir hale geldiğinde, 700 bin şirket KEP sahibi olacak.

n KEP sahibi olmak için ne gerekiyor?
Çevrimiçi başvuru yapıyorsunuz, kurumsal başvuruda formu doldurduktan sonra e-imzanız varsa, bir kimlik doğrulama ihtiyacınız yok. Ticaret sicil belgesi, faaliyet bölgesi veya MERSİS numarası gibi belgeler bize kargo ile gönderilen belgelere bakıyor ve imza ile başvuru yapıldıysa onaylıyor, KEP adresini veriyoruz. Eğer kurumun e-imzası yoksa, kişinin kimliğini doğrulatmasını istiyoruz. Bunu da noter üstünden yapıyor veya kişi Ankara veya İstanbul’daysa, biz ekibimizle gidip doğrulamayı yapıyor, kişinin o şirketi temsil etme yetkisi olup olmadığını belgeliyoruz. Sistemde ‘Sadece Al’ ve ‘Gönder-Al’ adında iki model var. ‘Sadece mesaj almak istiyorum’ derseniz, e-imzaya ihtiyacınız yok. Gönderici de olmak istediğiniz zaman ise gönderdiğiniz postanın e-imza ile imzalanması gerekiyor. Kurumların çoğunda, yüzde 70’i aşkın oranda e-imza, bildiğimiz kadarıyla 800 bine yakın da e-imza sahibi var. Bunların çoğu zaten şirket temsilcisi. Bu yönüyle KEP, e-imza sahipliğine anlam kazandıracak, kamu ile iletişimde gereklilik olacak.

n KEP’te gelişim beklentiniz nasıl?
Kurumlar yüzde 70 oranında e-imza sahibi ve KEP alabilir durumdalar. Bu konuda ön hazırlıklar özellikle enerji sektöründe. Çünkü EPDK bastırıyor. Bu arada EPDK, bizden KEP adresi alan ilk kamu kuruluşu ve tüm enerji üretim ve dağıtım şirketlerinde KEP’i zorunlu hale getirmeye çalışıyor. Sigorta sektörü ise beklediğimizden hızlı çıktı ve ağırlıklı portföyümüz bu sektörden. Şirketler daha çok acenteleri ile iletişimi daha güvenli hale getirmek istiyorlar. Yani KEP şu anda bireyle iletişim için kullanılmıyor. Avivasa gibi büyük sigorta şirketleri bizden KEP adresi aldılar. Bankaların kurumsal yapıları o kadar büyük ki, süreç yavaş işliyor. Çünkü konu sadece KEP adresi almak değil, kurum içinde bunun bütünleştirilmesi. Bazı bankalar bizimle işbirliği yapıyor. Çünkü sistemlerimiz yüzde 90 hazır ve ‘kur çalıştır’ yapısında. Bu yüzden birçok bankada hızlı ilerleyebiliyoruz. Yakında büyük bir bankayla bu konuda çalışmamıza dair açıklamamız da olacak. Çalışma kapsamında bir teknoloji transferi yapıyoruz.

n Yeni TTK ilgiyi nasıl etkiliyor? KEP postasını saklama süresi ne kadar?
Yeni TTK’da iki hüküm kayıtlı e-postayı adresliyor zaten. Birincisi 18’inci, diğeri 1525’inci madde. Batılı ülkeler 2009-2010 yıllarında başladı uygulamaya. İtalya gibi ülkelerde 2 yıl ön hazırlık aşaması var. Sonrasında kamu, yasal zorunluluk getiriyor ve talep resmen patlıyor. 2014’ün ikinci çeyreğinden itibaren sistemin yoğun kullanılacağını öngörüyoruz. Doktorlar, mali müşavirler, avukatlar gibi serbest meslek erbabı sürece dahil olduğunda, 700 binlik potansiyel 1 milyona ulaşıyor. Onların KEP edinmesi yönünde yasal zorunluluk yok. Ama hizmet verdikleri kurumlar işin içinde olduğu zaman mecburi olarak KEP edinmek zorunda olacaklar. Bireysel başvuru ile sistemde yer alıp, erişim için internet bağlantılarının olması yeterli.
KEP iletilerindeki delil 20 yıl saklanmak zorunda. Bu eğer bir yasal tebligatsa 30 yıl. ‘Evrakın parmak izi’ denilen algoritması, virgül dahil her türlü değişikliği algılayan bir kodla tanımlanmış ve buna ‘eşdeğer’ diyor, delili biz saklıyoruz. Ankara’da Mülkiyeliler Birliği binasının altında veri merkezimiz, Konya’da yedekleme merkezimiz var. Bunlar değerli belgeler ve bunları buluta ya da bir başka veri merkezine aktaramayız. Bu, kapalı bir sistem ve kendi kişisel e-postanız ile bütünleştiremezsiniz. Alıcının ve gönderenin bir KEP adresi olması, buradan iletişim kurulması gerekiyor. Ama isterseniz kişisel e-posta hesabınıza ‘KEP postanıza bir e-posta gelmiştir’ şeklinde bilgilendirme mesajı gönderiyor ya da SMS atıyoruz.

KEP’te gönderim yaptınız ama yanıt gelmediyse ne yapmak gerekir?

İçeriğine bağlı olarak mahkemeye kadar gidebilirsiniz. Bu tür resmi evraklara 15 gün içinde, bir şekilde yanıt gelmesi gerekiyor. Bu yapı, birey, kurumlar ve kamu arasındaki iletişimi hızlı ve sağlıklı hale getirecek. Arkadaşınıza borç verdiniz ve KEP adresinizden ‘Sana şu kadar borç verdim’ diye yazıp, o da size ‘Parayı aldım ve 1 ay sonra öderim’ deyip de ödemezse, bunu kanıt gösterip onu temerrüde düşürebilirsiniz.
Kamu bu yapıyla kayıtdışı ekonomi ile mücadele hedefinde önemli bir adım atmış oluyor. Çünkü tüm belgeler kayıtlı ortamda ve bunun altyapısında e-defter, e-imza uygulamaları var. Tüm bu işlemleri elektronik ortama geçirdiğinizde bireysel ve kurumsal iletişimde herşey kayıt altında oluyor. Örneğin biz bordroları KEP üzerinden veriyoruz. Bu bile yaygınlaşması halinde iş hukuku davalarında azalma olması, hızlı çözüm demek.

KEP’e dair beklentileriniz neler?

Türk toplumu teknolojilere hızlı uyum sağlıyor. Daha çok İtalya’yı baz alıyoruz. Onlar yıllık 700 milyon gönderiye ulaşmış durumda 5 yıldan kısa zamanda. Benzer bir tablonun Türkiye için de oluşacağını, 2015’te Türkiye’nin yılda 300-400 milyon gönderi yapacağını tahmin ediyoruz. Herşey tanımladığımız gibi gider, kamu biraz daha proaktif olur, yaygınlığı teşvik edecek unsurlar devreye girerse, 700 bin şirkete ek, serbest meslek erbaplarıyla 1 milyon kurumsal kimliğin bu yapının içinde olacağını ve bunun tetiklediği 3-4 milyon bireyin bu sistemin parçası olacağını öngörüyoruz 2014 sonuna kadar. Hukuk sisteminde mesela tebligatı yapılamadığı için kapanamayan bir sürü dosya var. Çünkü kişiye, adresine ulaşılamıyor. Bu açıdan KEP, böyle dosyaların azalmasını sağlayacak. Ama bunun için bazı koşulların yerine gelmesi gerek. Elektronik tebligat yönetmeliği, kamuda kimlerin yasal tebligatı göndereceğini tanımlamış. Burada kritik olanları Adalet Bakanlığı, Maliye Bakanlığı, yani cezai müeyyide uygulayan noktalar. Bunlar sisteme uyum sağlarsa, vatandaşı ve kurumları bu yönde zorlarlar.