Sun Sun Sun Sun Doyamadım

BThaber KÖŞE YAZISI: eİNSANA DAİR

YAZAR: DEVRİM ZIMBA

Tüm okuduğumuz okullardan mezun olana kadar ne kadar sınava girdik çıktık değil mi? Derslerin isimleri değişiyor ama sınav heyecanı, çalışmaları değişmiyordu. Filmi ileri sardık hepimizin ofis sandalyeleri oldu çok şey değişti ama bir şey sanki değişmeden devam ediyor. Eskiden stres yaratan sınavlar yerine artık yönetimle toplantılar var ve sınava çalışmak yerine de sunum hazırlamak var. Ama sanki bir şeyler tam da istediğimiz gibi olmuyor. Sanki amacı kaçırıyoruz da araca odaklanıyoruz çoğunlukla.

Ne demek istiyorum?

Evet tam olarak aklınızdan geçen ama ne yazık ki marka veremeyeceğim için adını anamayacağım aracın bir nevi kölesi olmuş durumdayız.  Günlük hayatımızdaki cümlelere bakalım mı?

• Haftaya üst yönetimle toplantı var daha sunumu hazırlamaya başlamadım
• Sunum bitmek üzere ne zaman birlikte bakarız?
• Arkadaşlar sunum hazır mı?
• Arkadaşlar toplantıda 15 dakika süreniz var sunumunuz en fazla 3 sayfa olmalı
• Bıktım sunum toparlamaktan, toplantıdan 5 dakika önce yeni sayfa gönderdiler
• Sunumunuz çok uzun olmuş bunu biraz hızlı anlatmak lazım

Bu örnekler gün içerisinde sunumla ilgili duyduklarımızın belki sadece 1/10’u. Sun, sun bitmiyor. Eskilerin “tanrılar kurban istiyor” cümlesi bugünlerde “yönetim sunum istiyor” cümlesine dönüşmüş durumda ama o eski çok tanrılı dinlerde bile tanrılara bu kadar kurban sunulmadı.

Bugün sunum dediğimiz araç çoğu durumda amacın önüne geçmiş durumda ve ömürleri o kadar kısa ki kelebekler bile sunumlardan çok daha uzun ömürlü çünkü sunumların çoğu en fazla 1 saat yaşıyor sonrasında klasör mezarlığına törensiz defnediliyor.

Sunumların hazırlık aşaması bir yana bir de bu sunumların tüketildiği toplantılar var. Sunumu dinleyen yönetim kadrosu günün ilk sunumunu görüyorsa şanslısınız ama daha öncesinde birçok sunum dinlemişlerse ve bir de sizin konu ana yemek değilse geçmiş olsunJ o sizin bin bir emek hazırladığınız sunumlar çoğu sayfasına odaklanamadan hızla akıp geçiyor. Zaten siz hazırlanma aşamasında “şöyle anlatırım, bu sayfa geldiğinde şunu söylerim” diye düşündüğünüz cümlelerin çoğunu anlatırken unutmuş oluyorsunuz. O eski alışkanlık sınavda kopya çeker gibi dönüp sunumu okumaya başlıyorsunuz. Sunumu dinleyenler genelde siz okumadan önce hızlıca okuyup bitiriyor ve bir yandan hızlı okuduğu için kendisi ile gurur duyarken bir yandan da sizin okumanızı bitirmenizi bekliyorlar. Yeni sayfada yeni yarış başlıyor.J

Çok uyanıkları var bu işin. Animasyonlarla göz boyayanları mı ararsınız, anlatırken sahnede şov yapmaya çalışanları mı yoksa yazık heyecanlanıp unuturum diye söyleyeceği her şeyi yazanları mı? İşin bu kısmı bir sanat esasında ve biz, hepimiz herhangi bir sahne sanatı dersi almadan el yordamı ile sanat yapmaya çalışıyoruz ya da buna mecbur kalıyoruz.

Kendim için söylemem gerekirse ben konuşmayı, anlatmayı hep sevdim. Hatta konuşmayı keşfettiğim o ilk günlerde ve sonrasında da annemi o kadar bezdirmiş olacağım ki “karnımda az daha dursan çene olarak doğacakmışsın” der hala. Bana toplantılar ve sunumlar olur, olur ama bir sorun var, biz bunun için okumadık ki! Yani sunumlar, toplantılar için okumadık. Elbette işin gereği toplantılar ve anlatımlar olacaktır bu çok normal ya da pozisyon gereği ekipleri dinleyerek yön belirlenecektir bunlar da çok normal ama bana öyle geliyor ki biz bu işi biraz abarttık.

Sunum bence bir eylemdir ve sadece eylem olarak icra edilmelidir. Yani sunumun temel amacı anlatmak istenen bir şeyi anlatmaktır. Bugün sunum dediğimiz şey ise vermek istediğimiz mesajı en iyi şekilde vermek için kullandığımız araç oldu artık ve çok bariz bir şekilde amacın önüne geçmiş durumdadır. Hatta öyle önüne geçmiştir ki sunumlar hazırlanırken ilk sorulması gereken sorular “biz bu sunumu neden hazırlıyoruz? Üst yönetimden toplantı sonunda ne bekliyoruz?” genelde sorulmaz ve palas pandıras sayfalar hazırlanmaya başlanır. Bu sunumlar hazırlarken harcanan zaman bir yana yönetimden alınmak istenen yön de alınamaz çünkü çok anlatmak çemberin sonunda hiçbir şey anlatamamış olmakla eşdeğerdir yani çemberde 360 derece aynı zamanda 0 derecedir. Bu toplantılarda marifet çok anlatmak değil, çok sayfalı sunumlar hazırlamak değil hatta sunum hazırlamak bile değil marifet anlatmak istediğinizi, amacınızı en kısa, en öz şekilde anlatıp almak istediğinizi de alıp konuyu kapatmaktır.

Verim konusu hep gündemde olan bir konudur ama gözümüzün önünde olan bu kaçak (ki hiçbir verimlilik raporunda, çalışanların zaman planlarında görünmez) ekiplerin büyük zamanını alır. Basit bir yaklaşımla bir sunumun toplam maliyetine bakalım.

Diyelim ki; 1 çalışan 5.000 TL, müdür 10.000 TL, direktör 15.000 TL ve tüm üst yönetim üyeleri de 20.000 TL maaş alıyor olsun (rakamlar tamamen örnek olarak verilmiştir herkes kendi kafasındaki rakamlarla tekrar hesaplama yapabilir buradaki amaç sadece basit bir hesapla kaçağı göstermektir). 1 gün 8 saat ve 1 ay da 22 iş gününden ibaret olduğuna göre ayda 176 iş saati çalışıyoruz.

10 sayfalık bir sunumun kabaca ilk hazırlığının 5 saat kadar sürdüğünü ve 2 çalışanın da bu işe zaman ayırdığını düşünelim. (sunum ilk taslak 2 * 5 saat = 10 saat ve 10 saatin maliyeti 284 TL)

Müdür ile 2 saat kontrol etsek ( 113 TL müdür +  113 TL iki çalışan = 226 TL) ve müdür dese ki (hep der) şuraları düzeltelim yeni bir versiyon hazırlayalım

2 çalışan ikinci versiyon için 3 saat harcasa ( 170 TL)

2 çalışan + Müdür + Direktör  1 saat üzerinden geçme (197 TL) veee hadi bakalım üçüncü versiyona ihtiyaç var hayırlı uğurlu olsun

3. versiyon için her bir aşamanın 1 saat sürdüğünü düşünürsek (255 TL)

Geldi çattı mı büyük anJ şu ana kadar sunumun bize 1.132 TL maliyeti var. Büyük toplantıya 2 çalışan, 4 müdür, 3 direktör, 3 GMY ve 1 GM katıldığını düşünelim bu toplantının maliyeti de yaklaşık 1000 TL olacaktır.

Bu toplantının tüm hazırlığı ile toplam maliyeti 2.132 TL oldu.

Bir GM’nin günde 6 toplantı yaptığını ve her toplantıda da benzer katılımla benzer hazırlıklar yapıldığını düşünürsek bu hesapla GM katılımlı toplantıların günlük maliyeti yaklaşık 13 bin TL aylık maliyeti ise 281 bin TL olacaktır. Bu rakamlarla ikinci el araba alınır.

Ancak bir şirkette bu tür sunumlar sadece GM seviyesinde değil GMY seviyelerde de yapılır ve o seviyelerde sonlanır. Şirkette diyelim ki 6 GMY var onlar için de benzer hazırlıklar yapılacağı için GMY başına aylık 250 bin TL desek toplam 1.5 milyon TL aylık sunum ve toplantı maliyeti eklenir. Bu rakama ise ev alınır. Daha var ama hesaplamıyorum ama kabaca 2 milyon TL bir şirketin sunum ve toplantı gideri var denebilir. İşte tam da bu noktada matematiksel olarak da araç amacın önüne geçmiş durumdadır ve bence akıllı şirketlerin buna dur demesi gerekir.

Keşke o kadar hazırlık yapmak yerine daha kısa toplantılarla mümkünse şekle şemale bakmadan en hızlı şekilde derdimizi anlatmayı ve gidilecek yönü belirleyip işin şov kısmını bırakmayı denesek.

Ya daaaa şu şarkı hepimiz için gelsin mi?

O sunumdaki fontlara

Kocaman başlıklara

Bir de animasyona

Bak bak bak bak doyamadım

Anlatanın heyecanını

Bu sunumun amacını

Teşekkür sayfasını

Sun sun sun sun doyamadım

(Not: Yukarıdaki hesaplama her şirketin gerçeğine göre yapılabilir. Çalışanların şirketlere giydirilmiş maliyetler üzerinden hesaplanması gerekir ancak bahsettiğim gibi rakamlar tamamen parametre olarak kullanılmıştır)