‘Süreç odaklılık’ hedefinde önemli adım!
KPMG Türkiye, PaperWork yatırımı ile süreç odaklılık hedefinde önemli bir adım attı. KPMG Türkiye’de 1,5 yıldır bu yatırımın ortaya koyduğu satın alma süreci kullanılıyor, elde edilen faydalar net biçimde ölçümlenebiliyor.KPMG, küresel bazda 154 ülkede yaklaşık 200 bin çalışanı ile faaliyet gösteriyor. Türkiye’de ise 1982 yılından bu yana denetim, vergi ve danışmanlık alanlarında profesyonel hizmetler sunan KPMG Türkiye, İstanbul, Ankara ve İzmir ofislerinde, telekom, enerji ve finans sektörleri başta olmak üzere çeşitli sektörlere yönelik profesyonel servisler sunuyor. KPMG Türkiye’de ‘süreç odaklı şirket’ olma inisiyatifi ile bir dijital dönüşüm projesi başlattıkları bilgisini veren KPMG BT Hizmetleri Müdürü Ergin Güler, “Bu projenin sürdürülebilir olması açısından teknolojik altyapı ile desteklenmesi bizim için kritikti” yorumunu yaptı. KPMG Türkiye, PaperWork yatırımına 2015 yılında başladı. İlk etapta mevcut süreçlerini analiz ettiklerini belirten Ergin Güler, 2016 yılında ise uyarlamaya başladıklarını söyledi. KPMG Türkiye çalışanlarına, süreç odaklı bir şirket olmanın önemini de düzenledikleri etkinliklerle anlattıklarını ve bu çerçevede PaperWork ile bir süreç yazılımı konumlandırmasını yaptıklarını vurgulayan Ergin Güler, PaperWork’ü tercih sebeplerini ve gelinen noktayı şöyle anlattı:
“Dijital dönüşüm stratejimizin öncelikli hedefi olan süreç odaklı firma yaklaşımı inisiyatifinde, var olan sistemlerimizin yanı sıra bir süreç yazılımı ve bir doküman yönetimi yazılımı ihtiyacı doğdu. Bu ihtiyaçlar eksenine yaptığımız araştırmalarda PaperWork, kolay ve esnek süreç tasarımı, doküman yönetimi başlığında fark yaratabilmesi gibi özellikleriyle tercihimiz oldu. Şirketimizde halen PaperWork’te kontrat yönetimi, satın alma yönetimi, görev takibi ve toplantı yönetimi gibi süreçler takip ediliyor. Hedefimiz ise kalan kurumsal süreçlerimizi de bu dijital platforma aktarmak.”
“Bilfiil bütçemizi yönetebiliyoruz”
KPMG Türkiye’de satın alma süreci, temelde yedi ayrı alt akıştan oluşuyor. Satın alma sürecinin ilk adımında, talepte bulunan kişi bütçe kontrolü ile doğru bilgiler elde ederek sağlıklı bir satın alma talebi ile sürece başlanıyor. Sonrasında ise bütçeli olup olmaması veya tutara göre talep edilen ürün veya hizmetin doğru kişilerin onayından geçmesi ile sürecin ilerlemesi sağlanıyor. Böylece sürecin doğru onay mekanizmalarından geçmesi sağlanarak dinamik bir yapıda çalışıyoruz. “Bütçe kontrolünü, alımı yapmadan önce anlık olarak yapabildiğimiz için bütçemizi takip etmiyor, onu bilfiil yönetiyoruz” açıklamasını yapan Ergin Güler, PaperWork odaklı işbirliği sürecini ise şöyle anlattı:
“PaperWork’ün uyarlaması için öncelikle tüm sürecin iyi analiz edilmesi gerektiğini bilerek ilerledik. Mevcut yapıyı birebir taşımaktan ziyade, öncelikle mevcut yapıdaki fırsatlardan yararlanmanın, gereksiz onay mekanizmalarını kaldırdıktan sonra daha basit bir süreci dijital platforma taşımanın daha yönetilebilir olduğunun önemine inandık. Bu önceliklerimiz paralelinde PaperWork danışmanları ile birlikte çalıştık ve yaklaşık 6 ay gibi kısa bir sürede analiz, tasarım, test ve uygulama süreçlerini, ayrıca eğitimleri tamamlayarak yatırımı hayata geçirdik.”
Logo ERP ile başarılı entegrasyon
Satın alma süreci, lokal muhasebe uygulaması olan Logo ERP ile entegre olarak tasarlandı. KPMG Türkiye’de satın alma sürecinin hem bütçe kontrolü hem de faturaların muhasebeye akması aşamasında sağlanan direkt entegrasyon ile süreç dışından herhangi bir faturanın akmasını engelleyen bir mekanizmanın ortaya konulmasını sağladı. “Kurumumuz PaperWork süreçleri ile hem basit hem karmaşık süreçlerde fark yaratan kontroller ve onay mekanizmaları kazandı. Böylece süreçleri ölçebildiğimiz, satın alma faturalarının tek bir sistem üzerinden aktığı ve bütçe kontrolünü yapabildiğimiz esnek ve ölçülebilen bir süreci hayata geçirdik” bilgisini veren Ergin Güler, elde edilen kurumsal faydaları şöyle detaylandırdı:
“Mevcut süreçlerimizi dijital platforma aktarmaya devam ediyoruz. PaperWork bize kolay ve esnek bir süreç tasarımı platformu sağladığı için farklı kontrol noktaları, uçtan uca entegre bir süreç altyapısı oluşturduk. Burada iç kaynaklarımızın süreç analiz tecrübelerinden de faydalandık. Sıfırdan tasarlanan bu süreçlerde, birçok kontrol noktası, onay mekanizması ve entegrasyon sağladık.”
Bütçe kontrollü satın almada benzersiz örnek
PaperWork Müşteri Hizmetleri Yöneticisi Selçuk Kalafat, KPMG’deki yatırım süreci hakkında şu bilgileri paylaştı:
“GGSoft olarak müşterilerimizin ihtiyaçlarını bütüncül bir yaklaşımla değerlendirerek PaperWork ürünümüzü, sunduğumuz danışmanlık hizmetlerini ve operasyonel desteği müşterilerimize maksimum değer katacak şekilde konumlamayı hedefliyoruz. Bir İş Akışı ve Doküman Yönetimi çözümü olarak PaperWork’ü avantajlı kılan en önemli özelliklerinden biri müşterilerimizin kullandığı diğer kurumsal çözümler ile entegrasyon kolaylığı sağlayabilmesi. Danışmanlık ekibimiz müşterilerimiz ile yakın işbirliği içinde ihtiyaçlara cevap verecek optimum çözümü kısa sürede sağlayabilmek için sürekli gelişiyor. Destek ekibimiz iletilen sorulara hızlı ve etkin bir çözümler bulabiliyor. Bu sistemli yaklaşım ve KPMG’nin süreç yönetimi konusundaki uzmanlıkları bir araya geldiğinde, Logo ERP entegrasyonu sayesinde birçok firmada örneğine rastlayamayacağınız bütçe kontrollü satın alma sürecini başarı ile hayata geçirdik. Uzun dönemde KPMG’ye süreç yönetimi konusunda değer katmaya devam edeceğimize inanıyoruz.”
