Süreç yönetim sistemine neden gerek var?
Fevzi Öztürk
İş süreçleri kurumların kaynaklarını, mevcut teknolojilerini ve kurumsal yapılarını kurum stratejisi ile uyumlu hale getirilmesini sağlayarak kurum hedeflerine ulaşılmasına ve rekabet avantajı elde edilmesine yardımcı olur. İş süreçleri yönetim sistemleri bir kurumun tüm çalışanları ve departmanları arasında gerçek zamanlı bilgi paylaşımı, standardizasyon ve şeffaflık için en uygun seçenektir.
Forrester Research tarafından süreç yönetimi sistemi kullanmaya başlayan müşterileri arasında yapılan bir araştırmada kurumların, kurum içi destek süreçlerinde yüzde 30 ila yüzde 50 arasında, beyaz yaka çalışanların verimliliğinde ise yüzde 15 ila 30 arasında verimlilik artışı elde ettiği tespit edilmiştir. Süreç Yönetimi kullanmaya başlayan kurumlarda aşağıda belirtilen çok önemli kazanımlar elde edilmiştir.
. Süreçlerin tamamlanma sürelerinde yüzde 90 azalma
. Verimlilikte yüzde 50 artış
. Devam eden süreç/aktivite sayılarında yüzde 80 azalma
. Kalitede yüzde 80 artış
. Satışlarda yüzde 20 artış
. Karlılıkta yüzde 40 artış.
Süreç yönetim sistemleri özellikle mevcut BT yatırımlarından daha fazla fayda elde edilmesini sağlamaktadır. Kurumlar zaten yapmış oldukları BT yatırımlarından daha fazla değer elde etmenin yollarını aramaktadırlar. Günümüzde IT bütçelerinin büyük bölümü mevcut sistemlerin çalışması ve iş sürekliliğinin sağlanması için harcanmaktadır. Yapılan bir araştırma BT bütçelerinin yüzde 70’ten fazlasının mevcut sistemlerin sürdürülmesi için harcandığını gösterirken, yüzde 30’dan daha azının yenilikler ve yeni teknolojiler için harcandığını göstermektedir.
- Kurumsal verilerin ve sistemlerin entegrasyonu
Kurumlar, süreç yönetim sistemlerini mevcut diğer sistemleri ile etkileşimi “iş akışları” ile artırmak/hızlandırmak, mevcut diğer sistemlerine kullanıcı ara yüzü, raporlama aracı olarak ve iş kurallarını tanımlamak ve işletmek için kullanmaktadır.
- İş süreçlerinin standartlaştırılması ve çeviklik
Süreç Yönetim sistemleri iş süreçlerinin otomatikleştirilmesi için gereken yöntem ve araçları sağlar. Sağlanan bu yöntem ve araçlar iş süreçlerinin standart hale getirilmesi, hızlandırılmasını ve süreçlerde gerçek zamanlı hızlı değişiklik yapılabilmesini sağlar.
- Darboğazları azaltma
Süreç Yönetim sistemleri iş süreçlerinin izlenebilirliği ve şeffaflığını artırırlar. Bu artış ana iş süreçlerinde gerekli önlemlerin alınmasına olanak sağlayarak maliyetleri düşürülmesine yardımcı olur.
- İletişimi artırma ve hızlandırma
Süreç Yönetim sistemleri departmanlar, tedarikçiler ve müşteriler arasındaki iletişimi artırır ve hızlandırır. Tedarikçiler ve müşteriler kurumun departmanları ile kesintisiz iletişimde bulunabilirler.
Süreç yönetim sistemlerinin ana hedefleri nelerdir?
Bir süreç yönetim sistemi projesinin ana hedefi, başlangıcından tamamlanmasına iş süreçlerinin takibi, izlenmesi ve ölçümüdür.
- Verimlilik
Süreç Yönetim sistemlerindeki gerçek zamanlı bilgi akışı analiz ve raporlamayı kolaylaştırarak karar süreçlerine verimlilik kazandırır.
- Maliyetleri düşürme
Darboğazların belirlenmesi, süreçlerin şeffaf olarak izlenmesi ve ölçülmesi süreçlerde gereken iyileştirmeler için bilgi sağlayarak maliyetlerin düşürülmesine yardımcı olur.
– Kalite ve standardizasyon
İş süreçlerinde kalitenin artırılması ve standart hale getirilmesi bir süreç yönetim sisteminin en önemli hedefidir. Süreç yönetim yazılımları kurumların kendi sektörlerindeki rakiplerine göre süreç kalitelerini ölçebilmelerini sağlayarak kalitenin ve rekabet gücünün artırılmasına katkıda bulunur.
– Karar süreçlerinin kurum geneline yaygınlaştırılması
Süreç yönetim sistemleri, süreçlerde karar adımlarını tüm organizasyona yayılmasını sağlar. Süreç yönetim sistemleri aynı zamanda kurumsal süreçlerdeki satınalma, finans, muhasebe, insan kaynakları gibi tüm departmanların aynı verilere ve süreçlere erişimini sağlayarak karar süreçlerini iyileştirir.
Süreç yönetim sistemi uyarlamasında izlenecek adımlar
Stratejik Planlama
. Proje kapsamındaki tüm departmanlardan oluşan bir ekip oluşturun
. Mevcut süreçleri ve bilgi akışını inceleyin
. Yeni sistemde günlük işlerin yürütülmesindeki etkisi için Süreç Yönetim yazılımının yeteneklerini inceleyin
. Proje için bir hedef belirleyin
. Bir proje planı oluşturun.
Süreç ve prosedürlerin gözden geçirilmesi
. Süreç yönetimi yazılımının tüm özelliklerini inceleyin ve farklı yöntemlere ile tamamlanması gereken boşlukları belirleyin
. Manuel olarak yürütülen ve sistematik hale getirilmesi gereken süreçleri belirleyin
. Belirlediğiniz süreçler için standart olarak uygulanacak prosedürleri yazın.
Veri toplama ve veri temizliği
. Mevcut süreçlerin analizi sırasında hangi bilgileri gerçekten gerektiğini belirleyin
. Süreçlerde toplanması gereken yeni bilgilerin neler olduğunu belirleyin
. Topladığınız verileri gözden geçirin ve gerçekten gerekmeyenleri temizleyin.
Süreç iyileştirme yöntemlerinin kullanılması
Kurumsal süreçleri iyileştirmek için katma değerli aktivitelerin belirlenmesi, gereksiz aktivitelerin azaltılması, işlemlerin hızlandırılması için belirleyeceğiniz yapısal bir süreç iyileştirme tekniği kullanın.
Eğitim ve test
. Toplamış olduğunuz verilerin doğruluğunu test etmek için senaryolar hazırlayın
. Hazırladığınız senaryoların yazdığınız prosedürler ile uyumluluğunu kontrol edin
. Proje ekibinin tasarladığınız süreçlerin ve gerekli bilgilerin doğruluğunu test etmesini sağlayın.
Devreye alma
. Yapmış olduğunuz hazırlıklara uygun olarak uyarlama, geliştirme ve testler tamamlandığında süreç yönetim sisteminizi devreye almaya hazırsınız demektir
. Kullanıcı Kabul testlerinde amaçlarınız ve hedeflerinizin gerçekleşmesini ölçmek için objektif bir değerlendirme planı hazırlayın.
Sürekli iyileştirme
. Bu son aşamada sürekli iyileştirme için bir plan hazırlamalısınız
. Sürekli iyileştirme için süreçlerin belirli periyodlarda gözden geçirilmesi ve ölçümünü yaparak süreç verimliliğini ölçün ve iyileştirme fırsatlarını belirleyin
Süreç yönetim sistemlerinin avantajları
. Süreç yönetim sistemleri esnek ve genişletilebilir bir yapıya sahiptir. Yeni özelliklerin ve süreçlerin eklenmesi çok kolaydır
. Süreç yönetim sistemleri iş süreçleri hakkında gerçek zamanlı bilgi ve izlenebilirlik sağladıkları için yönetim ve işletim maliyetlerini azaltır
. Süreç yönetim sistemleri, süreçler hakkında şeffaf ve objektif veriler sağlayarak karar süreçlerinin kalitesini artırır
. Süreç yönetim sistemleri sahip oldukları gelişmiş kullanıcı yetki yapıları ile veri erişim güvenliğini artırır
. Süreç yönetim sistemleri kurumsal süreçlerde şeffaflık sağlar
. Süreç yönetim sistemleri çalışanların sadece ilgili oldukları süreçlerde yer almasını ve bunlara ilişkin verilere erişimini sağlayarak yüksek güvenlik sağlar
. Süreç yönetim sistemleri, süreçlerin raporlanmasında kolaylık ve esneklik sağlar
Süreç yönetim sistemlerin dezavantajları
. Bir süreç yönetim sistemini hayata geçirmek için gerekli kaynak ve yatırım küçük ve orta ölçekli kurumlar için yüksek olabilir
. Süreç yönetim sistemlerinin hayata geçirilmesi kapsama bağlı olarak uzun zaman alabilir
. Süreç yönetim sistemlerinin çoklu kurumlara, kurumların organizasyonel yapılarının farklı olması nedeniyle karmaşık olabilir
Sonuç
. Bir süreç yönetim sistemi kurumlara iş süreçlerinin hızlandırılması ve iyileştirilmesi için fırsat sağlar
. Bir süreç yönetim projesinin ana hedefi kurumsal iş süreçlerinin izlenmesi ve iyileştirilmesidir
. Kurumsal iş süreçlerinde kalitenin artırılması bir Süreç Yönetimi sisteminin en önemli amacıdır
. Bir süreç yönetim sistemi süreçlerin ve süreçlerdeki verilerin gerçek zamanlı izlenmesi ve raporlanmasını kolaylaştırır.
*Paperwork Operasyon Direktörü.
