Tek kelimeyle verimlilik
Her sektörün yarış halinde olduğu bir ortamda verimlilik artışını sağlayacak her türlü gelişmenin bir avantaj sağlayacağına vurgu yapan Epson Türkiye Müşteri Hizmetleri Müdürü Ahmet Gürle, “İnsan kaynağını bilgisayarların yapabileceği bir iş için harcamak, her şeyden önce finansal açıdan maliyetlidir. Bilgi ve doküman yönetimi kuran şirket ilk yatırım maliyetinden sonra kısa sürede bu maliyeti amorti edebilir ve şirketin iş ve zaman kaybını minimum seviyeye çekebilir. Personel açısından düşünürsek, yorucu doküman takibi hızlı bir şekilde yapıldığı için çalışanın iş içindeki verimi ve moral desteği sağlanmış oluyor. Bu sayede şirket, kârlı ve verimli bir altyapı oluşturuyor kendine” dedi.
Yapılan araştırmalarda şirketlerin cirolarının ortalama yüzde 8’ini baskı maliyetlerine harcadıklarını söyleyen HP Türkiye Baskı ve Görüntüleme Grubu Ülke Müdürü Arzu İlhan Babaoğlu “Şirketler doküman altyapılarını etkinleştirmek, baskı ve görüntüleme ortamını yönetmek ve iş akışını düzenlemek konusunda özel çözümlere ihtiyaç duyuyor” dedi
Bilgi doküman yönetim sistemlerinin elektronik ortamdaki bilgi ve belgelerin kurumsal olarak paylaşılmasını sağlayan katma değerli sistemler olduğunu ifade eden KodA Genel Müdür Yardımcısı Erhan Taşkın, “Bu sistemler sayesinden şirket çalışanları elektronik ortamdaki bilgi ve belgelere yetkileri dâhilinde güvenlikli bir şekilde saniyeler mertebesinde erişebilmekteler. Ayrıca şunu belirtmek gerekir ki bilgi doküman yönetim sistemleri kişilerin sadece kendi oluşturdukları ya da haberdar oldukları dokümanlara ve bilgilere değil; aynı zamanda başkaları tarafından üretilen ve haberdar olmadıkları doküman ve bilgilere de erişmelerini sağlarlar. Böylece aynı ya da benzer konu ile ilgili daha önce yapılmış çalışmalara ya da bunlara ek kaynaklara erişilmesi, hazır bilgiden yararlanılmasına olanak sağlamakta ve bu durum ciddi bir verimlilik getirmektedir” dedi.
Bilgi ve doküman yönetiminin kurum hafızasının oluşumunu sağladığına parmak basan KoçSistem Satış Yöneticisi Faik Peker, “Bu sayede kurum içerisinde bir bilgi birikimi oluşmaya başlar. Buna sadece aradığına ulaşmak olarak da bakmamak gerekir. Doküman yönetimi, yıllar içerisinde gerçekleştirilen tüm çalışmaları takip edebilme yeteneğini geliştirmektedir. Sürekli artan bilgi ve belge akışı, yönetim zorluklarını da beraberinde getirmektedir. Doküman yönetimi kurum bölümleri arasında bilgi paylaşımı ve akışını kolaylaştırmaktadır. Yöneticilerin daha kolay karar almasını sağlamakta, ölçülebilirlik getirmektedir. En büyük fayda ise sağladığı verimliliktir. Belge arama zamanları düştüğü için, o zamana dek gerçekleştirilen işlerin de belgelerden takibine izin vermesine olanak sağlamakta, bu da karar alma sürecini hızlandırmaktadır” şeklinde konuştu.
Tasarruf çok önemli
Mevcut dokümanların hızlı bir şekilde bulunup yönetilmesinin zamandan ve paradan kazandırdığını herkesin kabul ettiğini belirten Softay Bilgisayar Yazılım ve Danışmanlık Genel Müdürü Süreyya Ecevit, “Ancak, kurumlar bilgi ve doküman yönetimi ile sadece tasarruf sağlamıyor; aynı zamanda bilgi ve dokümanın güvenliğini de sağlamış oluyor. Bilgi ve dokümanların ilgisiz kişilere ulaşması engellenerek ayrıca bir zaman ve para kaybının da önüne geçilmiş oluyor. Bilgi ve dokümanlara kolay erişildiği kadar güvenli bir şekilde erişilmesi de çok önemli” dedi.
“Bilgi ve belgelerin yönetimi, ofis içi iş akışını etkileyen en önemli konulardan biridir” diyen Xerox Türkiye Global Hizmetler Pazarlama Müdürü Banu Başaran, sözlerini şu şekilde bitirdi:
“İyi kurgulanmamış ya da manuel sistemlerde belge ve dokümanların elde edilmesi, saklanması ve istediğinde tekrar kullanılması ciddi bir zaman ve emek kaybına yol açabilmektedir. Elektronik ortamda doküman yönetimi kavramı, bu zaman ve emek kaybını en aza indirmektedir. Kurumların tüm içeriği yönetmeleri, bilgilerin güvenilir bir yapıda saklanması, bilgilere gerek duyulduğunda hızlı ve kolay erişim sağlanmasının yanında, tanımlanmış iş akış süreçleri ile işlem sürecinin son derece kısalmasını ve hızlanmasını sağlar. Dolayısıyla kurumlar, üretkenliklerini ve müşteri memnuniyetlerini artırabilirler. Xerox, şirketlerdeki doküman üretim maliyetlerini, ofis ekipmanlarının enerji kullanımını da yüzde 30’a varan oranlarda aşağıya çekiyor.”
Yönetim çok önemli
Kurum çalışanlarının işlerini yapabilmek için gereken doküman ve belgelere erişiminin vazgeçilmez bir gereklilik olduğuna değinen Oytek E-İş ve İnternet Uygulamaları Müdürü Gonca Kumbasar Yaman, “Bunun yanı sıra örneğin ekonomik kriz dönemlerinde kaybedilen çalışanların sahip olduğu bilgi ve uzmanlığın kurumsal bilgiye dönüşmemiş olması ayrı bir tehdit oluşturmaktadır. Bilgi ve doküman yönetiminin önemi burada açıktır. Çalışanların işlerini yaparken oluşturduğu, değiştirdiği, onayladığı tüm dokümanların ve içeriğin bir yönetim disiplini içerisinde korunması ve erişime açılması bu gibi iş, para ve uzmanlık kayıplarını önlemede çok önemli bir rol oynamaktadır” dedi.
Çalışan memnuniyeti sağlıyor
Transteknik Konica Minolta CEO’su Rıza Başoğlu, konu hakkında şunları söyledi:
“En büyük faydası günümüzde belki de en maliyetli ürün olan zamanı etkin bir şekilde kullanabilme olanağı sağlaması. Aranan herhangi bir doküman saniyeler içerisinde görüntülenebiliyor ve yeniden kullanılabiliyor. Müşteri ihtiyaçları doküman yönetimi için sunulan yazılımların kabiliyetlerini de sürekli geliştiriyor. Daha güvenli daha hızlı doküman arşivleme ve görüntülüme sistemleri çalışanların klasörler ve evraklar içerisinde geçirdiği zaman kaybını adeta yok ediyor.”
Bilgiye hızlı erişim
Temel sorunu kurumlar içerisinde bilgiye hızlı erişim ve erişilen bilginin iş süreçleri doğrultusunda kullanılabilmesi olarak tanımlayan Navigator İçerik Yönetimi Uygulamaları Çözüm Yöneticisi Aydın Toprak, “Günümüze kadar, kurumsal kaynak planlama sistemleri kurumlar içerisindeki bilgi akışını sayısal ortama taşıyarak bilginin güvenli saklanmasını, hızlı erişilmesini ve iş süreçlerini hızlandırmasını büyük ölçüde sağlamıştır. Günümüzde ise artan rekabet ortamı, zaman ve hız kavramlarının şirketlerin başarılarında daha kritik rol oynaması gibi sebeplerle, ERP sistemlerine dâhil olmayan, fiziki kâğıt üzerinde yer alan bilgi akışlarının da sayısal ortama geçirilmesi ve bu ortamda yönetilebilir olmasını zorunlu kıldı” şeklinde görüş belirtti.
Doküman değil, üzerinde bilgi önemli
Kets Satış Müdürü Ahmet Nef’i Uz, konunun tipik senaryosunu şu şekilde çizdi:
“Arşivdeki bir dokümanın üzerindeki bilgiye ihtiyaç duyulur. Arşiv odasının tozlu rafları arasında uzun süre aranır, bazen yanlış doküman bulunur, yine aranır, doğru doküman bulunup ilgili kişiye ulaştırıldığında ya iş işten geçmiştir ya da arama için harcanan emek, kazancı çoktan aşmıştır. Bu satırları okuyan birçok kişi için bu senaryo çok tanıdık gelecektir. Burada şunun ayrımına varmak gerekiyor: Bu tür aramaların en az yüzde 90’ında ihtiyaç olan dokümanın kendisi değil, üzerindeki bilgidir. Dokümanın kâğıt olarak kendisine ulaşılması genellikle mahkeme gibi kanuni durumlarda şart olmaktadır. Yani dokümanı sayısal ortama geçirdiğinizde arşiv depolarına girme gereği çok azalacaktır. Tabii şu konuyu da unutmamak gerekir: Dokümanların sayısal hale dönüştürülmesi yetmez, istendiğinde kolayca bulunabilmeleri için gereksinimlere göre indekslenmeleri de gerekir.”
