TEV, bağış toplama süreçlerini dijitale taşıdı
Tablet Projesi ile çelenk bağış iş süreçleri online ortama taşınarak önemli oranda verimlilik artışı sağlandı.
Eğitim alanında Türkiye’nin en önemli kuruluşları arasında yer alan Türk Eğitim Vakfı (TEV), kurulduğu 1967 yılından bu yana 250 binden fazla yurtiçi, 2 binden fazla da yurtdışı eğitim bursu verdi. Bu süre zarfında 31 eğitim kurumunu yapıp Milli Eğitim Bakanlığı’na devreden TEV’in ayrıca, üstün başarılı öğrencilerin okuduğu TEVİTÖL ile İzmir, Trabzon ve Ankara’da birer kız öğrenci yurdu bulunuyor. “Başarılı fakat maddi desteğe ihtiyacı olan, ülkemize ve insanlığa katkılar sağlayacak öncü gençleri ve onların yetişecekleri eğitim sistemini desteklemek” misyonu ve “İnsan kaynağımızı bilgi üreten ve kullanan konuma getirmek” vizyonuyla çalışmalarını sürdüren TEV, bu doğrultuda bilişim altyapısına da önemli yatırımlar gerçekleştiriyor. TEV Bilgi İşlem Müdürü Mustafa Meral, kurumun teknoloji vizyonunu ise şöyle özetliyor:
“Gelişen bilişim teknolojilerinden en üst düzeyde yararlanan ve bu teknolojiler ile TEV’deki bilgi kaynaklarını bütünleşik bir yapıya toplayan, kurumsal hafızayı oluşturan, operasyonel verimliliği arttıran, anlık ihtiyaçtan ziyade veriyi doğru biriktirip, hızlı analiz eden ve etkili kullanan, ihtiyaçları önceden fark edip bilgilendiren sistemler kuran, STK’lara öncülük eden ve STK’ların tüm ihtiyaçlarını karşılayan bir kuruma dönüşmek”.
TEV, dijital dönüşüm çalışmalarını üç hedef doğrultusunda sürdürüyor:
- Yeniliklerin entegrasyonu
- Uzun vadeli stratejilerin oluşturulması
- STK’lar arasında çağa öncülük etmek.
2014 yılında Türkiye’de ERP sistemine geçen ilk STK olan TEV, 2018 yılından bu yana ise süreçlerde verimlilik, emek yoğun işlerin dijitalleştirilmesi ve bağışçı memnuniyetini arttırma alanında çalışmalar yaparak sistemlerini geliştiriyor. “Aslında ‘Doing Digital’den “Being Digital’e dönme çalışmaları yapıyoruz” diyen Mustafa Meral, TEV altyapı grubu olarak önemli bir projeyi daha hayata geçirdikleri bilgisini veriyor. TEV’in önemli kaynaklarından olan cenaze –mutlu günler çelenk bağış toplama süreçlerini kapsayan Tablet Uygulaması Projesi hakkında Mustafa Meral, şu bilgileri verdi:
“TEV’in önemli gelir kaynaklarından biri de cenazeler ve mutlu günler için verilen hizmetlerden karşılanıyor. Saha personelimiz özellikle cenaze törenlerine yerinde hizmet veriyor. Bunu yaparken de tören yerinde bağışını alıyor ve makbuzunu elle kesiyordu. Birkaç gün sonra ofise geldiğinde aldığı bağışları makbuz koçanları ile ilgili kişilere veriyor, onlar da sisteme giriyordu. Ayrıca tahsilat personeli o gün kimlerden tahsilat yapılabileceğinin listesini sistemden alıyor ve her biri için tahsilat kartını döküyor ve tahsilata çıkıyordu. Birkaç gün sonra ofise geldiğinde yaptığı tahsilatların bilgisini ofisteki personele veriyor ve o arkadaş da sisteme giriyordu.
Bu süreç maalesef bazen uzayabiliyor hatta karışıklığa yol açabiliyordu. Aynı zamanda ekstra iş yükü de çıkarıyordu. Bu sebeple 2021 yılı sonunda bu süreçleri nasıl dijitalleştirebilir ve online yapabiliriz diye düşündük ve tablet projesi ortaya çıktı. Saha personeline tablet verip, bu tabletleri AX’a online bağlayıp tüm süreçleri bunun üzerinden yürütmeye karar verdik.
Tablet uygulamasını Flutter teknolojisi kullanarak bir Android uygulama olarak geliştirdik ve .Net kullanılarak yazılmış web servis ile de ERP’ye entegre ederek AX ve tablet arasındaki veri alışverişini de HTTPS protokolü ile güvenli bir şekilde sağladık.”
Mustafa Meral’in verdiği bilgilere göre, yeni yapıda süreçler şu şekilde ilerliyor.
- Saha personeli tören yerinde aldığı bir bağışı direk tablete girerek aynı zamanda online olarak ERP’ye de girmiş oluyor. Ofiste ikinci bir girişe gerek kalmıyor.
- Saha personeli tören yerindeyken o tören ile ilgili gelen çağrıları telefonda almaya çalışıyordu ama bazen yanlışlıklar olabiliyordu. Şimdi ise kendisi ile ilgili törene atanan kayıtları tablet üzerinden görüp direkt işlemi tamamlıyor.
- Saha personeline iş atanabiliyor ve işin takibi yapılabiliyor.
- Tablet üzerinden kredi kartı ile ödeme alınabiliyor ve bu ödemede direk ERP üzerinde tahsilat kaydı olarak girilebiliyor. Böylece nakit bağış kurgusunun minimum düzeye çekilmesi sağlanıyor.
- Bağışçılar törenlerde yapılan işlemin (çelenk veya mutlu gün panosunun) görüntüsünü görmek isteyebiliyor. Tablet ile bunların fotoğrafı çekilip doğrudan törenin içerisine yükleniyor. Bu sayede bağışçıya e-posta ile bu bilgi gönderilebiliyor.
- Bağışçı ile birebir temasta olunduğu için bağışçı bilgilerinin güncellenmesi sahada yapılabiliyor.
- Tablet kullanan herkes tören açabildiği için işlemler çok daha hızlı ilerliyor. Şube – merkez bağımlılığı kalkmış oldu.
- Tahsilat personelinin her gün ofise gelip tahsilat kartı bastırmasına gerek kalmadı. Bağışçıya gittiğinde tablet üzerinden o bağışçının hangi törenlerden ne kadar bağışı olduğunu görebiliyor ve hangilerini ödemek istiyorsa seçip işlemini yapıyor. Online olarak ERP üzerinde de işlem tamamlanmış oluyor.
Dijitalleşme çalışmaları ile bağışçılarda bir güven duygusunun da oluştuğunu vurgulayan Mustafa Meral, sözlerini şöyle sürdürdü:
“Birçok işimizi online yapabilir hale getirdik. E-makbuz kesmek de hedeflerimiz arasında ancak yasal prosedürler var. Bu konuda Vakıflar Genel Müdürlüğü nezdinde girişimlerimizi yaptık. Oradan da onay çıktığında bir bluetooth yazıcı kullanarak makbuzu da otomatik basmayı ve bir adım ötesine de giderek eğer regülasyonlar izin verirse hiç yazıcı kullanmadan e-bağış makbuzu gibi bir işlem ile yapabilmeyi hedefliyoruz.”
