Üniversiteler ve kamu kurumlarında elektronik belge yönetim sistemi

Elektronik belge yönetimi ve kalite süreçleri konusunda üniversiteler kapsamlı çalışmaları hayata geçirirken, önemli işbirliklerine de imza atıyor.

2. Üniversite Bilgi Sistemleri Sempozyumu, 2-5 Mayıs tarihleri arasında ‘Elektronik Belge Yönetimi ve Kalite Süreçleri’ başlığında Bodrum’da Yasmin Bodrum Resort Otel’de gerçekleştirildi. İntron ve İnovera’nın düzenlediği etkinliğin sponsorları da EMC, Canon, Juniper Networks ile Utarit, F5, Perform Yazılım ve iomega oldu. Etkinlik kapsamında farklı üniversitelerden bilişim projelerini uygulayan akademisyenler, yaptıkları çalışmaları ve bu çalışmalarda hedeflerini anlatırken, belge yönetimi konusunda üniversiteler arasında işbirliği planlarını da ele aldılar.
Etkinliğin açılış konuşmasını, Marmara Üniversitesi Rektör Yardımcısı ve Bilgi ve Belge Yönetim Bölümü Başkanı Prof.Dr. Hamza Kandur yaptı. Elektronik belge yönetim sistemi (EBYS) başlığında üniversitede yaptıkları çalışmaların detaylarını paylaşan Kandur, belge yönetim sistemine hangi kurumsal fonksiyonların dahil edileceğine karar verilmesinin önemine işaret etti. Kandur, bu seçimin, kurumsal politika ve standartların belirlenmesini gerektirdiğini belirterek, “Sistemde yetkilendirmeler yapmak, prosedürler ve kılavuzlar oluşturmak, bunları belli kurallara dayanarak yapmak, belge yönetimini kurumsal sistemler ve süreçlerle bütünleşik çalışmasını sağlamak önceliğimiz oldu” dedi.Bu çalışmalar ile Marmara Üniversitesi yerleşkeleri arasındaki kağıt belge trafiğini azaltmak, sistem ve mekan bağımsız, mesai saati fark etmeksizin, kontrollü ve hızlı bir hale getirmek mümkün oldu. Bu çalışmayı üniversite bütününde kültürel, stratejik dönüşüm ile İK dönüşümünün de desteğiyle hayata geçirdiklerinin altını çizen Kandur, şunları söyledi:
“14 Şubat itibariyle tüm üniversite EBYS’ye geçti. Halen mobil imza odaklı çalışma yapıyoruz ve üç operatörle de bu konuda anlaşma sağladık. Öngördüğümüz yıllık toplam kazanım 2 milyon 293 bin 807 TL olacak. 10’un üzerinde üniversite ile iletişim halindeyiz. Çünkü hepsinde bu tarz bir çalışmaya ihtiyaç var. Bizden sistem desteği alan üniversiteler de var. Üniversite döner sermaye üzerinden İnovera ile geliştirilen yazılımın diğer üniversitelere satışı gündemimizde.”