Vizyoner olmak şart
Doküman yönetimi konusunda uygulama yelpazesi ve çözümlerin oldukça geniş olduğunu vurgulayan Navigator İçerik Yönetimi Uygulamaları Çözüm Yöneticisi Aydın Toprak, “Her kurumun ihtiyacı birbirinden farklılık arz ediyor. Dolayısıyla, herhangi bir ölçek değerlendirmesi yapmak pek uygun değil. Önemli olan, kurumların genişleyen ihtiyaçlarını gelecek dönemde de yönetebileceği altyapının kurulmuş olmasıdır. Örneğin bugün yalnızca değerli evraklarının elektronik ortama geçirilmesi ihtiyacı olan bir kurumun, ilerleyen dönemlerde, bu dokümanların içerdiği bilgiye hızlı erişimin sağlanabilmesi, iş akış süreçlerine dâhil edilmesi hatta ERP-CRM gibi sistemleri ile konuşması ihtiyacı doğacaktır. Bu noktada seçilen çözüm mutlaka gelecek vizyonu taşımalı ve bu altyapıyı sunabilen teknolojiye sahip olmalı” dedi.
Bilgi ve doküman yönetimi sistemlerinin kullanımında, kurumun iş alanı, diğer kurumlarla yani tedarikçiler, dağıtıcılar, üreticiler ya da müşterilerle iletişim şekli kurum ölçeği kadar önemli. Kurumun iş dönüşümünün sağlandığı ölçüde bilgi ve doküman yönetimine olan gereksinim olacağını ifade eden Oytek E-İş ve İnternet Uygulamaları Müdürü Gonca Kumbasar Yaman, “Gerek çalışan sayısı gerekse kurumun merkezi ya da dağıtık yapıda olması bu sistemlerin seçiminde doğal olarak önemlidir ancak temel bir bilgi ve doküman yönetim sisteminin günümüzde bu tanımlara uyan her ölçekte kurum için gerekli olduğunu düşünüyoruz” şeklinde konuştu.
Softay Bilgisayar Yazılım ve Danışmanlık Genel Müdürü Süreyya Ecevit, tek kullanıcıdan binlerce kullanıcılı kurumlara kadar herkes bu uygulamaları kullanmalı derken Transteknik Konica Minolta CEO’su Rıza Başoğlu ise konu hakkında şunları söyledi:
“Aslına bakarsanız doküman üretimin olduğu her kurum, kuruluş ve ofislerde bu uygulamalar kullanılabilir. Doküman kullanım yoğunluğunu göz önüne aldığınızda orta ve büyük ölçekli tüm kurumlar özellikle bankalar, sigorta acenteleri, turizm acenteleri, kargo şirketler en uygun profillerdir.”
Çeşitlilik gerekiyor
KoçSistem Satış Yöneticisi Faik Peker, konu hakkında şunları söyledi:
“Bilgi ve doküman yönetimini, çalışan sayısı ile bağlantılı olarak düşünmemek gerekir. Özellikle dağıtık yapıların, merkez ve şubeler şeklinde operasyon yöneten kurumların, mutlaka bu sistemleri kullanmasında fayda olduğunu söyleyebiliriz. Kurumların kullandığı doküman adet ve çeşitliliği ile bu dokümanların hayat döngüleri ve iş süreçleri anlamında kritiklikleri daha önemli bir faktör olarak karşımıza çıkmaktadır. Kısaca, “Kurum Hafızası”nın önemli olduğu her ölçekteki şirket için bu tarz çözümlere ihtiyaç duyulmaktadır.”
E-devlet uygulamaları örnek alınmalı
Bu konuda ölçek ayrımı yapmamak gerektiğini savunan EES Genel Müdürü Haluk Safi, “Doküman yönetim sistemlerini kamu ve özel sektördeki tüm kurum ve kuruluşlar kendi bünyelerinde kurmalı, birbirleri ile etkin iletişimi bu yolla sağlamalı ve hizmetlerini bu yolla sunmalıdır. E-devlet süreci ile başlayan uygulamalar bunu sağlamaya yöneliktir. Böylece her türlü hizmet daha hızlı ve hatasız olarak muhatabına ulaşabilecek ve geriye dönük olarak yapılan işlemlerin takibi, kontrolü kolaylaşacaktır” dedi.
Üç adımda çözüm
KodA Genel Müdür Yardımcısı Erhan Taşkın, konu hakkında şunları söyledi:
“Kullanıcılar tarafından yaratılan içeriğin hizmete sunulması ve bu içeriğin korunmasıyla bilgi ve doküman yönetim sistemleri evrak/bilgi üreten ya da kendisine kurum dışından evrak gelen her kurumun ihtiyaç duyduğu çözümlerdir. Ancak ihtiyacın büyüklüğünü şu 3 kriteri göz önünde bulundurarak hesaplayabiliriz: 1. Çalışan sayısının çokluğu, 2. Kurum içi üretilen evrak ve bilgi yoğunluğu, 3. Kurum dışından gelen evrak/bilgi yoğunluğu. Sektörel olarak baktığımızda ihtiyaç sahibi sektörlerin başında telekomünikasyon, finans, sigortacılık, sağlık, üretim sektörleri ile kamunun geldiğini söyleyebiliriz.”
KOBİ’ler de kullanabilir
Bilgi ve doküman yönetiminin hem küçük ve orta büyüklükteki işletmeler hem de büyük ölçekli işletmeler için uygun olduğuna değinen Xerox Türkiye Global Hizmetler Pazarlama Müdürü Banu Başaran, “Ancak, özellikle KOBİ’lerin doküman yönetim sistemleriyle ilgili uygulamalara yeterince ilgi göstermediklerini söyleyebiliriz. Hâlbuki KOBİ’lere rekabet avantajı getirebilecek konulardan biri onları daha verimli, esnek ve piyasa beklentilerine hızlı cevap verebilir kılmaktır ve doğru bir bilgi ve belge yönetimi ile bu sağlanabilir. Büyük işletmeler tarafında kullanıcı sayısı ve üretilen dokümanların çok daha fazla olduğu düşünüldüğünde bilgi ve doküman yönetim uygulamalarını bir zorunluluk olarak değerlendirebiliriz” dedi.
