Yıl sonu prim hilelerine dikkat!
BThaber Köşe Yazısı:
Dr. Baki Toraman
bakifac@gmail.com
Herkes fırsat bulduğunda hile yapar.
Günümüzde maalesef iyiliği ve güzelliği çok eskiden; belki bir ihtimal de olsa çocukluk zamanlarında bırakıp kendini tamamen kötülüğe, zihnen bozuk düşüncelere ve martavallığa adayan insanlar var. Öyle ki bu insanlar kıdem sahibi mevkilerde, cemiyetlerde sözleri geçen konumlarda, iş sahalarında, tekil olarak mesleklerin hatırı sayılır makamlarında bulunabiliyorlar.
Hile kelimesi Fransızcada aldatma anlamına, Latincede ise kaçamak yapmak anlamına gelmektedir.
İşletmelerin kuruluş amaçları genel olarak kâr elde etmek ve yaşamlarını sürdürebilmektir. İşletmeler bu amaçlar doğrultusunda çalışma faaliyetlerinde bulunurlar. Fakat işletmelerde yaşanan hileler işletmelerin finansal kayıplar yaşaması ve imajını zarar görmesine neden olur. Hile eylemleri, işletmeler açısında büyük önem arz etmektedir. Çünkü yaşanan veya yaşanabilecek hile eylemleri işletmelere büyük maddi ve manevi kayıplara neden olurlar.
Yıl Sonu Prim Hileleri Ön Sıralarda
Satış ağırlıklı görevlerde, çalışanların motivasyonlarını ve satış payını artırmak için kullanılan kota ve prim uygulamalarında yapılan hileler, şirketlerin hile sıralamasında ön sıraları zorluyor.
Son yıllarda yaptığımız denetimlerde prim hilelerine sıklıkla rastlamaktayız. Satış personelinin sıklıkla, sahte satışlar yaratma, ıskonto oranlarını yükseltme, satış meblağlarını şişirme gibi hilelerle menfaat sağladığı görülmektedir.
Bu doğrultuda ACFE’nin 2022 yılında yayımlanan Mesleki Hile ve Suiistimale ilişkin Uluslararası araştırma raporuna göre; tüm mesleki dolandırıcılıkların yarısının özellikle dört departman üzerinde döndüğü sonucuna varılmış ve satış departmanının bu dört departmanın içinde yer aldığı belirtilmiştir. Yine aynı rapora göre; satış departmanının başvurduğu ve yüzdesel olarak yüksek olarak tespit edilen hile yöntemlerinin içinde faturalandırma ve özellikle bordrolamaya da dahil edilebilen prim hileleri yer almaktadır.
Bu sebeple; ilk etapta sahada görevli ya da kurum içindeki satış personelinin özellikle Kasım ve Aralık ayında yaptığı satışlara istinaden düzenlenen faturaların, Ocak ayında iade yoluyla geri dönüp dönmediğinin kontrolü şart.
Satış Rakamları Üzerinde Oynama
İşletmelerde karşılaşılan satış personeli hilelerinin kapsamının çok geniş olduğu söylenebilir. Satış profesyonellerinin özellikle şişirilmiş faturalandırma, mükerrer faturalandırma, hayali satışlar yapma, teslimat gerçekleşmediği halde gerçekleşmiş gibi gösterme gibi yöntemlere başvurdukları ve tüm bu hileli işlemleri tek başına yapılabileceği gibi farklı birimleri organize etmek suretiyle de yapabildikleri görülmektedir. Tüm bu hileler özellikle prim hilesine zemin hazırlamak için yapılmaktadır.
Satış birimlerince yapılan hilenin tespiti zordur ve araştırmalar, bir satış personeli tarafından yapılan hileli işlem planını tespit etmenin ortalama olarak 18 ay sürebildiğini göstermektedir.
İşletmelerde üst yönetim tarafından kendilerine belirlenen satış kotalarını, belirlenen süre içinde yakalayamayan satış elemanlarının prim yüzdelerini artırmak için, farklı sahtecilik yöntemleri uyguladıkları bilinmektedir.
Tespit edilen vakalarda satıştan sorumlu kişilerin, kotalarının ortalama yüzde 15’i ila 20’si oranında hileli satış yaptığı gözlenmiştir. Bu hileler, sahte satışlar şeklinde yapılabileceği gibi satış rakamları üzerinde oynama yapmak suretiyle de yapılabilmektedirler.
Yıllık satışlarda kota uygulaması olan şirketlerde, sahte satışların yoğunlukta olduğu söylenebilir. Yani; esasen satış elemanı yılın ikinci yarısından sonraki aylarda normal satışlarını dikkate alarak, yılsonuna kadar kotayı dolduramayacağını düşünmekte ve aslında var olmayan bir satışı, gerçekleşmiş gibi göstererek fazla prim kazancı elde etmeyi amaçlamaktadır. Satış elemanları aktif olarak sahada görev yaptıkları için, alıcı firmalarla beşeri ilişkileri son derece güçlü olmaktadır. Kişiler; bu ilişkilerini kullanarak, yılın Kasım ve özellikle Aralık aylarında alıcıya hayali sipariş formu yaratarak, kâğıt üzerinde satış gerçekleştirmektedirler. Yılın ilk ayına gelindiğinde ise, alıcı firma satılan ürüne bir kusur bulmak suretiyle söz konusu faturayı iade etmektedir. Böylelikle; hilekâr amacına ulaşmakta ve belirlenen kotayı yakaladığından prim onun en doğal hakkı gibi görünmektedir.
Sahte satış yaratma operasyonunda ise, hileli satış talepleri, satın alma istekleri, kredi onayları ve faturalardan yararlanılmaktadır. Bir diğer yol ise, satış elemanının gerçekten yaptığı satışın bilgilerini değiştirmesi, yani işletme kayıtlarına müşteriye belirtilen rakamdan daha yüksek rakam yansıtmasıdır.
Özellikle dikkati çeken başka bir yöntem; iskonto kotalarına alternatif oluşturmak suretiyle yapılan satış işlemleridir. Normal durumda; her satış elemanı belirlenen iskonto oranı limitleri dâhilinde, satış yapmaktadır. Bu hile türünde; satış normal iskonto limitleri dâhilinde gerçekleştirilir, görünürde herhangi bir problem yoktur. Ancak satışın gerçekleşmesinin ardından makul bir süre içinde; karşı firma tarafından gerçekte satış elemanı ile kendi aralarında belirledikleri iskonto tutarına oranlama yapılarak fiyat farkı faturası kesilmektedir. Genellikle yılsonlarında, prim ödeme dönemleri sonlarında iskonto düşük gösterilir, müteakip dönemlerde karşı firmadan fiyat farkı faturası alınır ve satış personeli belirlenen düşük iskonto oranlarını uyguladığı satış meblağı üzerinden yüksek primini almış olur.
Sektöre Göre Hilenin Büyüklüğü Değişiyor
Bu tür hilenin büyüklüğü, işletmenin bulunduğu sektöre ve büyüklüğe göre değişmektedir. Özellikle ilaç, hızlı tüketim ürünleri, gıda, perakende gibi satışın yoğun olduğu sektörlerde, bu tür hilelere daha çok rastlamak mümkündür. Bu konuda bir başka risk ise, prim ile çalışan satış elemanlarının, prim kazancı sağlamak için araştırma yapmadan her önüne gelen firmaya satış yapmalarıdır. Bu durumda da işletmeler bu tip alacaklarını tahsil etmekte güçlük çekmektedirler ve yapılamayan bu tahsilatlar nedeniyle teslimat gerçekleştiren işletmeler zarar görmektedir.
Hile güven ile beslenir, güven yoksa hile de yoktur.
Güven Sağlar Aldatır
Prim hilelerinin engellenmesi için, yaşanılan tüm süreçlerin denetlenmesi şarttır.
Hilenin üç temel ayağından biri ‘fırsat’tır. Hileye fırsat vermemek için, hileye başvuran kişilerin de üzerinde etkiler yaratılarak hileye başvurmalarının önü kesilmelidir. Hile denetimi ile sağlanacak olan doğru işleyiş ile hakkaniyet, adil dağılım ve şeffaflık sağlanmış olur. İşletme sahipleri ve yöneticileri, hile denetimi kavramını ve önemini kavrayıp gerekli tedbirleri almalıdır ve asla unutmamalıdırlar ki, hilekârlar güven sağlar ve aldatır!
Prim hilelerinin önlenmesi ve ortaya çıkarılması için yapılması gerekenler:
Hileyi önlemek ve sonrasında ortaya çıkarmak için, şirket sahiplerinin şu yöntemleri uygulamasını öneririm;
Satış rakamları ile prim giderlerinin analitik olarak karşılaştırılması gerekir,
Prim ödemeleri, satışlara olan yüzdelik diliminde artış gösteriyorsa, işletme sahibi ve yöneticileri bu durumu dikkate almalı,
Prim tutarlarının oranlar bazında tespiti yapılmalı,
Sakin duran bir satış elemanının, yılsonuna yakın dönemlerde satışlarında patlama yaşanıyorsa, bunun üzerine gidilmeli,
Primleri, satış departmanı kontrol etmemeli, muhakkak bir başka kontrol mekanizması geliştirilmeli,
Satış yapılan firmaların doğruluğu ve yapılan satışların doğruluğu teyit edilmeli,
Sipariş fişini ve sevkiyatı düzenleyenler ayrı ayrı kişiler olmalıdır.
“Güven iyidir ama kontrol daha iyidir”
