Yöneticiler iç iş süreçlerini yeniden değerlendiriyor
Doküman ve içerik yönetim sistemlerinin kurumlarda kullanılmasının birçok faydasından bahsetmek mümkün. Kullanıcıların aranan bilgi ve belgelere kolayca ulaşabilmeleri, uzaktan erişim yetenekleri ve tüm kullanıcılar ile doküman paylaşımının sağlanabilmesi, belgelere erişim ve yetki bazlı belge güvenliğinin sağlanması, sürüm kontrollerinin yapılabilmesi, dokümanların tarihçelerinin izlenebilmesi bunlardan sadece birkaçı. Doküman yönetim sistemleri ayrıca kurumların kendi ERP uygulamaları ya da kurumsal uygulamaları ile bütünleşik çalışarak kurumlarda fayda sağlıyorlar. Xerox Türkiye Ofis Grubu Pazarlama Müdürü Erhan Aslantürk’ün verdiği bilgilere göre, ayrıca, doküman yönetim sistemlerinin bir parçası olan iş akış uygulamalarının kullanımı ile süreç optimizasyonu sağlanabilir. İş akış uygulamaları ile kurumlarda yönetimsel süreçler ile kurumun ana işinin bir parçası olan süreçlerin kurum uygulamalarına bütünleşik olarak yönetimi sağlanabilir.
Aksis Satış ve Pazarlama Koordinatörü Burak Müjdeci’nin verdiği bilgilere göre de kurumlar, doküman ve içerik yönetim sistemi projelerinin uzmanlaşmış şirketlerin danışmanlığı ile projelerini hızlı bir şekilde hayata geçirmektedir. Müjdeci, şunları kaydetti:
“Kurumların üst düzey yöneticileri kriz ortamında farklılık yaratmak için iç doküman akışını ve süreçlerini verimli bir şekilde yönetebilmek için iç süreçlerini tekrar değerlendirmektedirler. Bu değerlendirmeler sonrasında çalışma ortamındaki süreçlerin iyileştirilmesi için kurumsal içerik ve süreç yönetimi yazılımlarına yoğunlaşılmaktadır. Kurumsal içerik yönetimi sayesinde, oluşturulacak olan kağıtsız ofis ortamı sayesinde tüm dokümanların elektronik ortamda ve üst düzey güvenlik yapısı sayesinde tek bir noktadan yönetilebilmesini sağlamaktadır. Kurumsal içerik yönetimi uygulamasının sağlamış olduğu iş süreç yönetimi sayesinde kurum içindeki süreçler elektronik ortamda yönetilebilir ve izlenebilir hale gelmektedir. Kurumsal içerik yönetimi kullanan kurum, kendi iç süreçlerini daha verimli halde işleyecek hale getirebilir ve ciddi bir oranda işgücü ve zaman tasarrufu yapmış olacaktır.”
Bilgitaş Pazarlama ve İş Geliştirme Koordinatörü Türkay Terzigil ise şunları belirtti: “Ürettiğimiz dokümanlarla bilgileri paylaşarak iletişimimizi sağlarız. Günümüz rekabet ortamında bilgiye doğru, hızlı ve güvenli bir şekilde ulaşmak, bu bilgiyi değerlendirip elde edilen sonuçları, kararları yada yeni bilgileri hızla paylaşıp uygulamaya koymak kurumların düşük maliyetlerle verimli çalışıp başarılı olması açısından önemlidir. Doküman yönetim sistemi altyapısı olan ve bunu doğru şekilde işleten kurumlar rekabet avantajına sahiptir. DYS sayesinde kağıt ortamındaki dokümanlar, sayısal ortama aktarıldığından, kağıt ortamındaki dokümanların fiziksel olarak saklanması için gerekli olan yer, bu dokümanlara tekrar ulaşılması için gerekli zaman, dokümanlardaki bilgilerin analizi için gerekli personel, zaman ve maliyet sorunları en aza indirilebilmektedir. Kuruma ait farklı ortamlardaki dokümanlar tek bir ortak ortamda bir araya gelir, bilgiler güvenli bir şekilde saklanabilir ve ulaşılabilir. Doküman paylaşımı, zorunlu olmadıkça, kağıt ortamında olmayacağından kağıt ve baskı maliyetleri azalır. Doküman kağıt ortamına aktarılmak istendiğinde ise düşük sayfa başı maliyetli ürünler sayesinde baskı maliyetlerinde tasarruf artar. DYS’ler tipik olarak, kağıt ortamındaki dokümanları sayısal ortama aktaran tarama sistemleri, dokümanı yazı formatına dönüştüren optik karakter tanıma (OCR), indeksleme, saklama, arşivleme, format değiştirme, bilgi arama ve ulaşma işlemlerini sağlayan yazılımlar ile bilgiyi tekrar kağıt ortamına aktarmaya yarayan baskı sistemlerinden oluşur. Uygulanacak DYS sisteminden başarılı sonuç alınabilmesi için, sistemin öğrenilmesi ve kullanılması kolay, kurumda kullanılan farklı iş uygulama yazılımları ile bütünleştirilebilir ve kurumun bugünkü ve gelecekteki özel ihtiyaçlarını karşılayabilecek şekilde uyumlu olması gereklidir.
Öte yandan DYS sistemlerinde dışkaynak kullanımı hızla artmaktadır. DYS çözümüne dışkaynak ile çözüm getiren kurumlar finansal ve verimlilik avantajları ile rakiplerinin önüne geçebilme fırsatı yakalıyorlar. Türkiye’de, özellikle orta ve büyük
ölçekli şirketlerde, DYS
için büyümeye çok açık bir pazar bulunmaktadır. Özellikle basılı dokümanlarla yoğun işi akışı ve evrak hacmi olan finans sektörünün DYS’den sağladığı faydalar oldukça yüksek oldu. Sigorta, üretim, hizmet, sağlık ve kamuda DYS kullanımı her geçen gün artıyor. DYS tüm sektörler için eşit derecede hayati değer taşıdığından, tüm sektörlerin mutlaka bu konuya önem vermelidir.”
Çevik çözümler ile hızlı uyum sağlanıyor
Doküman ve içerik yönetim sistemlerindeki en önemli husus kullanılan çevik teknolojik çözümler sayesinde değişikliklere hızlı uyum, müşterilere anında geri dönüş ve beklentilerin zamanında karşılanması ile müşteri memnuniyetinin sağlanmasıdır. EMC Intelligence Information Group Satış Müdürü Duygu Yantaç, “Doküman yönetim ve içerik yönetim çözümlerinin diğer faydaları olarak ise; hızlı karar alma ve uygulama, yüksek performansla çalışma, doğru bilgiye zamanında erişim, mevcut ekip ve insan kaynaklarının etkin kullanımı, esnek raporlama, yalın operasyonlar ve sürekli iyileştirme ile karlılık artışından bahsedebilirim” dedi.
Arşivlerin güvenliği, bilginin güvenliği anlamına geliyor
GGSoft Yazılım Hizmetleri Genel Müdürü Tolga Eşiz, doküman yönetim sistemlerinin tüm bilgilere elektronik ortamda ulaşılmasını sağlarken aynı zamanda bu bilginin yetkisiz kişiler tarafından kullanılmasını da engellediğini belirterek, şu bilgileri verdi:
“Aynı zamanda 2011 yılında dokümanların elektronik ortamda arşivlenip yönetilmesini sağlayan sistemlere yapılan yatırım artacaktır. Bilgi elektronik ortama geçtikten sonra güvenliğinin sağlanması, kağıt ortamdakinden çok daha kolaydır. Kurumlardaki bilgi büyük oranda kağıt ortamında durduğu için, elektronik arşivlerin güvenliğinin sağlanması, bilginin güvenliğinin sağlanması anlamına gelmektedir. Kamu kuruluşları da uzun zamandır, kağıt ortamındaki fiziksel arşivlerini, elektronik ortama aktarmak için çalışmalarını devam ettirmektedir. Önümüzdeki beş yıl boyunca bu çalışmalar hız kesmeden devam edecektir.”
Ertelenen projeler yeniden gündemde
Kets Kurumsal Satış Yöneticisi Zeynep Küpoğlu’nun verdiği bilgilere göre özellikle e-imza konusundaki gelişmeler ve e-devlet konusundaki yeni yasal mevzuat da; elektronik ortamdaki belgelerin saklanabilmesi için kamu ve özel kuruluşların daha bilinçli ve olumlu yaklaşımını sağlamış durumda. Küpoğlu, “2008-2009 döneminde yaşamış olduğumuz ekonomik krizin bir etkisi olarak durdurulan veya ertelenen projelerin önümüzdeki günlerde yeniden gündeme geleceğini ve pazarın oldukça hareketleneceğini düşünüyoruz” dedi.
