Elektronik imza ve onay teknolojileri yeni bir dönüşüm dönemine giriyor. Kurumların beklentisi artık yalnızca belgeleri elektronik ortamda imzalamak değil; gelen belgeyi anlamak, ilgili süreci başlatmak, tebligatları takip etmek ve tüm belge yaşam döngüsünü mümkün olduğunca otomatik yönetmek. Bu dönüşümü, yapay zekanın da devreye girmesiyle elektronik imza ve belge yönetimi platformlarının kurumların iş süreçlerinde üstlendiği yeni rol üzerinden değerlendiriyorum.
İzometri Bilişim Hizmetleri CTO'su Bünyamin Atik
Belgenin yolculuğu imzadan çok önce başlıyor
Kurumlarda bir belgenin yolculuğu çoğu zaman imzadan çok daha önce başlıyor. Gelen bir evrakın veya elektronik tebligatın incelenmesi, içeriğinin anlaşılması, ilgili birime yönlendirilmesi, onay ve paraf süreçlerinin yürütülmesi, yetkili kişiler tarafından imzalanması ve sonrasında arşivlenmesi gerekiyor. Bu süreçlerin her biri dijital ortamda gerçekleşse bile farklı uygulamalar ve manuel kontroller arasında ilerlediğinde kurumlar açısından önemli bir operasyonel yük oluşabiliyor.
Kurumsal dijitalleşmenin yeni aşamasında asıl dönüşümün tam olarak bu noktada gerçekleştiğini düşünüyorum. Elektronik imza teknolojilerinin ilk döneminde temel ihtiyaç, ıslak imza gerektiren bir işlemi elektronik ortama taşıyabilmekti. Bugün ise kurumların beklentisi bunun çok ötesinde. Belgenin nereden geldiği, ne içerdiği, kim tarafından değerlendirilmesi gerektiği ve sonrasında hangi iş akışının başlaması gerektiği de sürecin bir parçası. Dolayısıyla artık yalnızca imzayı değil, belgenin tüm yaşam döngüsünü konuşuyoruz.
Yapay zeka belge süreçlerinin içine giriyor
Yapay zekanın kurumsal yazılımlarda kullanım alanlarından biri de yoğun belge trafiğinin daha hızlı ve kontrollü yönetilmesi. Özellikle KEP, UETS ve farklı kanallardan gelen evrak ve tebligatların takip edildiği yapılarda kullanıcıların belge içeriğini tek tek incelemesi, önemli bilgileri belirlemesi ve gerekli aksiyonları başlatması, her gün artan belge sayısıyla birlikte ciddi bir operasyonel yük oluşturabiliyor.
İzOnay platformunda yapay zeka teknolojilerini, belge ve tebligat süreçlerinin daha etkin yönetilmesi amacıyla konumlandırıyoruz. Yapay zeka destekli okuma ve anlamlandırma kabiliyetleriyle belge içerisindeki kritik bilgilerin ortaya çıkarılmasını ve kullanıcının belgeyi daha hızlı değerlendirebilmesini hedefliyoruz.
Burada üzerinde durduğumuz nokta, yapay zekanın kullanıcı adına karar vermesi değil, belge yoğunluğunun yarattığı operasyonel yükü azaltması. Özellikle tebligat gibi zaman ve içerik açısından kritik belgelerde kullanıcının öncelikle “Bu belge ne söylüyor ve hangi bilgiyi dikkate almam gerekiyor?” sorularına hızlı cevap verebilmesi önemli. Yapay zekayı bu noktada kullanıcıyı destekleyen bir katman olarak değerlendiriyoruz. Belgenin içeriğinin anlaşılmasını kolaylaştırmak ve doğru aksiyona daha hızlı ulaşılmasını sağlamak ciddi bir verimlilik alanı oluşturuyor. Tabii burada bilgi güvenliği çok önemli bir yer tutuyor, veri anonimleştirme ve kapalı sistem yapay zeka altyapıları bu işin ayrılmaz bir parçası.
İmza, onay ve tebligat aynı sürecin parçaları
Kurumların belge trafiği yalnızca gelen evraklardan oluşmuyor. Bir sözleşmenin hazırlanmasından onaylanmasına, banka talimatlarının yetkilendirilmesinden kurum dışındaki kişilerin imzasının alınmasına, KEP ve UETS süreçlerinden resmî yazışmalara kadar birçok işlem aynı belge ekosistemi içerisinde gerçekleşiyor.
Bu nedenle İzOnay'ı yalnızca elektronik imza kullanılan bir uygulama olarak değil, kurumların imza, onay, paraf, dış imzacı, banka talimatları, KEP ve UETS, gelen evrak, tebligat ve resmî yazışma süreçlerini merkezi olarak yönetebilecekleri bir platform yaklaşımıyla geliştiriyoruz. Bu bütünlüğü, kurumlarda gerçek anlamda uçtan uca dijital süreç oluşturabilmenin temel koşullarından biri olarak görüyorum. Bir belge KEP üzerinden kuruma ulaşıyor, başka bir sistemde değerlendiriliyor, onay için farklı bir kanala taşınıyor ve imza aşamasında yeniden başka bir uygulamaya geçiliyorsa aslında dijital araçlar kullanıyoruz ancak kesintisiz bir dijital süreç yönetmiyoruz demektir. Bizim odaklandığımız konu, bu parçaları mümkün olduğunca aynı akış içerisinde buluşturmak.
Dışarıdaki kişiler de dijital sürecin parçası oluyor
Kurumsal belge süreçlerinin bir diğer önemli noktası, kurum dışındaki taraflar. Sözleşmeler, mutabakatlar ve farklı belgeler yalnızca şirket çalışanlarının değil, müşterilerin, tedarikçilerin veya diğer dış paydaşların da onay veya imzasını gerektirebiliyor. Kurum içerisindeki süreç dijital olsa dahi dış imzacı aşamasında e-posta, çıktı veya farklı iletişim kanallarına dönülmesi sürecin bütünlüğünü bozabiliyor.
İzOnay'ın dış imzacı yönetimiyle kurum dışındaki tarafları da belirlenen doğrulama ve imzalama yöntemleriyle sürece dahil ediyoruz. Böylece belgenin kurum içinden kurum dışına uzanan yolculuğu da dijital olarak sürdürülebiliyor.
Süreçlerin dijitalleşmesi güvenlik önceliğini artırıyor
Süreçler dijitalleşirken hem hız hem de ulaşılabilirlik artıyor, ancak hâlâ en önemli konumuz güvenlik. Dijital platformların belgeleri ve tüm verileri güvenli bir şekilde saklaması ve iletmesi, bu işin gözle görülmeyen ama en kritik parçası. Nasıl güvenmediğimiz bir bankaya paramızı emanet etmiyorsak, güvenmediğimiz bir platforma da belgelerimizi emanet etmemeliyiz. Türkiye'deki ve globaldeki müşterilerimizin bize olan güvenini koruyabilmek için periyodik güvenlik testleri gerçekleştiriyoruz. İzometri olarak kurulduğumuz günden bu yana bu hassasiyete sahibiz ve tüm ürünlerimizde bu çalışmayı eksiksiz sürdürüyoruz.
Elektronik imza, uygulamanın değil iş akışının içinde
Dönüşümün diğer tarafında ise kurumların halihazırda kullandığı ERP, CRM ve diğer kurumsal uygulamalar bulunuyor. Kurumların elektronik imza kullanabilmek için mevcut sistemlerinden vazgeçmesi yerine, imzalama yeteneğinin bu sistemlerin içerisine taşınabilmesi gerektiğine inanıyorum. İzometri'nin API tabanlı elektronik imza altyapısı, bu noktada farklı kurumsal uygulamaların elektronik imza yeteneği kazanmasına olanak sağlıyor.
İdeal senaryoda kullanıcı hangi uygulamada çalışıyorsa sürecini orada sürdürebilmeli; elektronik imza için farklı bir uygulamaya geçmek zorunda kalmamalı. Entegrasyon kabiliyeti bu nedenle teknoloji yaklaşımımızın önemli parçalarından biri. Bu yaklaşım, kurumların mevcut teknoloji yatırımlarını korurken imza ve onay süreçlerini dijitalleştirmesine de imkân sağlıyor.
Yeni hedef: Belgeyi yalnızca taşımayan, anlayan sistemler
Yapay zekanın gelişimiyle birlikte kurumsal belge yönetiminde sıradaki dönüşümün otomasyondan anlamlandırmaya doğru ilerlediğini düşünüyorum. Önümüzdeki dönemde sistemlerin yalnızca belgeleri bir noktadan diğerine taşıması yeterli olmayacak. Belgenin içeriğini anlayabilen, kullanıcıya kritik bilgileri sunabilen ve iş akışının daha hızlı ilerlemesine yardımcı olan teknolojilerin kurumsal yazılımlarda daha fazla yer edinmesini bekliyorum.
Bugüne kadar teknolojinin önemli görevlerinden biri belgeyi doğru kişiye ulaştırmaktı. Şimdi buna yeni bir katman ekleniyor: belgeyi anlamak. Yapay zekayla birlikte sistemler, kullanıcıya yalnızca “Yeni bir belgeniz var” demek yerine o belgenin ne anlattığını ve hangi bilgilerin önemli olduğunu da gösterebilecek. Elektronik imza, onay, tebligat ve belge yönetimini aynı yapı içerisinde ele aldığınızda bu yetenek çok daha anlamlı hale geliyor. Biz de İzOnay'ın gelişimini bu bütünsel yaklaşım üzerinden sürdürüyoruz.
